Sind Sie zufrieden mit dem Service Ihrer Bank zur QR-Rechnung?
Seit knapp einem Jahr gibt es die roten und orangen Einzahlungsscheine nicht mehr. Der Wechsel vom Einzahlungsschein auf die QR-Rechnung hat im Vorfeld zwar vereinzelt für Aufregung gesorgt, verlief dann aber weitgehend geräuschlos. Die Frage ist, ob Sie als Rechnungssteller zufrieden sind mit dem Service, den Sie von Ihrer Bank erhalten. In diesem Blog finden Sie eine Übersicht der Services der Banken für Rechnungssteller inklusive einer Darstellung ihrer jeweiligen Vor- und Nachteile.
Als die SIX Group AG die Einführung der QR-Rechnung bekanntgab, war die Aufregung gross. Verständlich, denn wer stellt schon gerne eingespielte, administrative Prozesse um? Es war dann doch einigermassen erstaunlich, wie schnell sich die Rechnungssteller und -empfänger an das neue Format gewöhnt hatten. Immerhin darf man der QR-Rechnung zugute halten, dass sie den Zahlprozess dank dem Swiss QR Code wesentlich effizienter gestaltet. Doch längst werden nicht alle Vorteile auch wirklich ausgeschöpft. Deshalb fassen wir hier die wichtigsten Punkte für Sie zusammen.
Wenn Sie als Rechnungssteller QR-Rechnungen erzeugen, haben Sie verschiedene Optionen:
- Sie nutzen eine ERP-Software, die QR-Rechnungen erzeugen kann.
- Sie erzeugen einzelne QR-Zahlteile in einem Zahlteilgenerator.
- Sie bestellen vorbedruckte QR-Zahlteile auf Papier bei Ihrer Bank, auf denen die Angaben zum Rechnungsempfänger und -betrag fehlen.
- Sie verzichten komplett auf QR-Rechnungen und nennen in Ihren Rechnungen nur die IBAN.
Im Folgenden werfen wir einen Blick auf die Vor- und Nachteile der einzelnen Varianten.
1. Nutzung einer ERP-Software
Die meisten ERP-Softwarelösungen können QR-Rechnungen erzeugen. Falls Ihre Lösung keine erzeugen kann, sollten Sie zu einer anderen Lösung wechseln. Falls sie es kann, Sie jedoch jede Debitorenposition einzeln anklicken müssen, um eine Rechnung zu generieren, wäre eine Lösung mit Serienfunktion wahrscheinlich effizienter. QR Modul kann Rechnungsserien innert weniger Minuten erzeugen. Hierfür laden Sie einfach Ihre Debitoren als Excel hoch.
2. Nutzung eines Zahlteilgenerators
Für Vereine, kleinere KMU, Selbständige und Einzelfirmen, die keine ERP-Software nutzen, besteht die Möglichkeit, einzelne QR-Zahlteile online zu erzeugen. QR Modul bietet diese Option kostenlos und ohne Registrierung an. Diverse Banken bieten diesen Service ebenfalls, wenn auch in der Regel nur für eigene Kunden. Ein weiterer, guter Zahlteilgenerator bietet die PostFinance.
Im Einzelfall mag diese Lösung durchaus genügen. Eine Dauerlösung ist sie allerdings nicht, weil 1. der Aufwand viel zu gross ist, um für jede einzelne Rechnung alle Daten jedesmal vollständig im Zahlteilgenerator zu erfassen. Diese besitzen nämlich keine Speicheroption, weshalb die eigenen Stammdaten und die eigene IBAN jedesmal neu erfasst werden müssen. 2. können Zahlteilgeneratoren nur QR-Zahlteile mit dem Swiss QR Code erzeugen, jedoch keine vollständigen Rechnungen. Für die Darstellung der kompletten Leistungsübersicht und die Verwendung als Adressträger für den Briefversand benötigen Sie eine komplette QR-Rechnung.
3. Neutrale QR-Rechnungen auf Papier
Vor allem Kantonalbanken und kleinere Regionalbanken bieten den Versand von vorbedruckten QR-Zahlteilen auf perforiertem Papier an. Meistens erbringen sie diesen Service sogar gratis. Grössere Banken wie z. B. die UBS verweisen ihre Kunden auf Ihre digitalen Angebote. Es ist eigentlich erstaunlich, dass viele Banken diesen Service noch anbieten, weil er einerseits für die Bank sehr zeit- und kostenintensiv ist und andererseits einen ineffizienten Zahlprozess generiert:
- Im Gegensatz zu den alten Einzahlungsscheinen können Sie als Rechnungssteller die QR-Zahlteile nicht mehr am eigenen Drucker mit den Kundenangaben oder dem Rechnungsbetrag ergänzen. Grund dafür ist, dass der Klarsichtteil mit dem Swiss QR Code übereinstimmen muss.
- Fehlen die oben erwähnten Angaben, muss der Rechnungsempfänger alle Belege, die er am Postschalter bezahlen will, handschriftlich mit seiner Adresse ergänzen. Beim digitalen Bezahlen reduzieren sich der Aufwand und das Fehlerrisiko, weil der Zahlungspflichtige mit seinem Namen eingeloggt ist. Er muss dann nur noch den Betrag ergänzen.
Die Post verlangt für die obligatorische Nacherfassung der fehlenden Adress- und Betragsangaben CHF 0.84 pro QR-Zahlteil, zusätzlich zu den bestehenden Schaltereinzahlungsgebühren. Die meisten Banken verrechnen Ihnen diese Gebühren weiter. Man rechne: Bei QR Modul erhalten Sie für CHF 15 im Monat Zugang zu einem professionellen Service. Wenn Sie also nur 20 Kunden im Monat haben, die ihre Rechnung am Postschalter zahlen, ist die vermeidbare Gebührenbelastung für Sie bereits höher – notabene auch noch mit einem ungenügenden Kundenservice.
4. Rechnungen ohne Swiss QR Code
Verschicken Sie Rechnungen ganz ohne Beleg beziehungsweise ohne Swiss QR Code? Das ist natürlich möglich, weil eine Inlandzahlung auf Basis einer IBAN und des Namens des Zahlungsempfängers erlaubt ist. Sie machen Ihren Kunden damit aber keinen Gefallen, denn:
- Das Bezahlen am Postschalter ist in diesem Fall nicht möglich. Dort braucht es die QR-Rechnung.
- Vergütungsaufträge an die Bank sind ebenfalls nicht möglich. Auch dafür braucht es die QR-Rechnung.
- Beim Bezahlen via Online- oder Mobilebanking müssen Ihre Kunden alle Angaben, d.h. IBAN, Ihre Adresse und allenfalls noch die Referenznummer manuell erfassen. Die Fleissarbeit wird somit an die Kunden ausgelagert.
Bankenservice zur QR-Rechnung – Alle wichtigen Aspekte finden Sie in unserer Marktanalyse
Die vollständige Marktanalyse von QR Modul verrät Ihnen nicht nur, welche Angebote die wichtigsten Banken der Schweiz für Sie als Rechnungssteller bieten, sondern auch, welche Services zum Bezahlen vorhanden sind. So gibt es zum Beispiel bereits heute einige Banken, die den Upload einer QR-Rechnung im pdf-Format ins Online- oder Mobile-Banking erlauben. Der darin enthaltene Swiss QR Code wird dann automatisch ausgelesen und der Zahlungspflichtige braucht die Zahlung nur noch freizugeben. Die Luzerner Kantonalbank beispielsweise hat diese Funktion erst kürzlich in der Mobile Banking App freigeschaltet. Das bedeutet für Sie als Rechnungssteller, dass Sie die Option des Rechnungsversandes per E-Mail prüfen sollten. Damit sparen Sie die Kosten für den Druck und Versand. Der E-Mailversandservice ist bei QR Modul in den Abos QR Plus und QR Profi inbegriffen.
Die nachfolgende Tabelle verrät Ihnen, wo Ihre Kunden, also die Rechnungsempfänger, welchen Service erwarten dürfen.
