Ein Ende für den Einzahlungsschein, ein Willkommen für die QR-Rechnung. Geht’s gut?

Die Ergebnisse einer Umfrage, die vor kurzem unter diversen Schweizer Firmen zum Thema Einführung der QR-Rechnungen durchgeführt wurde, zeigt interessante Ergebnisse. Wo steht die QR Rechnung heute? Sind KMU genügend Vorbereitet?

Die QR-Rechnung bringt unter Führung der SIX markante Umwälzungen mit sich und schlägt sich auf alle Beteiligten nieder. In erster Linie geht es darum, dass die Rechnungssteller ihre Systeme zur Erstellung von Rechnungen neu schulen müssen, damit die neuen Rechnungen verarbeitet werden können. Auch die Rechnungsempfänger haben dabei mit einigen Unannehmlichkeiten zu kämpfen, zumal sie keinen roten oder orangen Zahlschein kriegen und so oder so auf die QR-Rechnung mit einem QR-Code umsteigen müssen.

QR-Rechnung in der Schweiz

Von ihrem Äusseren her zeigt die QR-Rechnung nur wenig Unterschiede im Vergleich zu ihrer Vorgängerversion. Es handelt sich um eine perforierte schwarz-weisse Rechnung, auf der alle Daten, die für die Zahlung notwendig sind, aufscheinen. Auch am Postschalter wird so eine Rechnung ohne Probleme akzeptiert. Der QR-Code, der nunmehr ein Teil der Rechnung ist, bringt viele digitale Technologien zusammen, die alle früheren Verarbeitungsprozesse integriert werden sollen.

Sind schweizerische Firmen dazu bereit, QR-Rechnungen zu nutzen?

Bis Herbst des Jahres 2022 dürfen alte und neue Rechnungen gleichzeitig im Umlauf sein. Nächstes Jahr wird diesem Miteinander ein Ende gesetzt. Schon Mitte 2020 konnte man die ersten Zahlungen mit einer QR-Rechnung tätigen. Voraussetzung dafür ist natürlich, dass die Software und alle Betriebsprozesse darauf ausreichend vorbereitet sind.

Es werden immer mal wieder diverse Umfragen im Auftrag von SIX durchgeführt, um die Meinungen der zentralen wirtschaftlichen Akteure in der Schweiz zu erfragen. So haben mehr als 1.200 Entscheidungsträger grosser Unternehmen ihre Antworten zum Thema neue QR-Rechnung gegeben. Die wichtigsten Ergebnisse präsentieren wir in Kürze.

Wann findet die Abschaffung alter Zahlscheine statt?

Interessanterweise wissen nur 39% der Befragten darüber Bescheid, für wann die Abschaltung alter Einzahlungsscheine geplant ist. Der Rest hat entweder gar keine Informationen dazu oder erinnert sich nur an ein falsches Datum. Das wundert viele, zumal SIX mehrere Werbekampagnen lancierte, die diese Informationen an unterschiedliche Unternehmen und Behörden weitervermittelten.

Wann muss wer umstellen?

15% der Befragten behaupten, jetzt auf die Umstellung bereit zu sein und mit QR-Rechnungen starten zu wollen. 42% der Befragten würden hingegen bis zum letzten Moment abwarten und erst im Herbst 2022 QR-Rechnungen einführen. Seitens Schwarzenbach QR Service empfehlen wir, frühzeitig die notwendigen Überlegungen zu machen. Gerne unterstützen wir bei Bedarf mit unserer Standard Lösung oder einer Anbindung Ihres Systems an QR Modul.

27% fühlen sich davon nicht betroffen und unternehmen keine Schritte, um die QR-Rechnung zu implementieren. 16% der Befragten sind strikt gegen diese Rechnungsform.

Sollten aber im Endeffekt 57% aller Betroffenen mitmachen, würde sich das für die QR-Rechnung nicht auszahlen, zumal sehr hohe Investitionen in ihr stecken.

Die Rechnungsempfänger haben es generell leichter. Die SIX wirbt unter anderem für eBill, eine vollelektronische Lösung zur Erledigung von Zahlungen. Da die IBAN vom Rechnungssteller auf dem Zahlschein ausgewiesen ist, soll es keine grosse Sache sein, eine Zahlung wie üblich im online Banking auszuführen.

Wozu wird eine Umstellung auf QR-Rechnungen durchgeführt?

Nur 22% sehen Vorteile für sich durch die Einführung von der QR-Rechnung. 14% der Befragten sind der Meinung, dass dies den Kunden einen zusätzlichen Komfort bietet. Solche Leute gibt es tatsächlich, jedoch ist diese Personengruppe aktuell nicht besonders zahlreich. Vielleicht brauchen die Rechnungsempfänger und Rechnungssteller einfach mehr Zeit, um sich daran zu gewöhnen.

Generell wird nicht so gern umgestellt als erwartet. Viele (85%) tun das nur deshalb, weil die alten Scheine nicht mehr akzeptiert werden. 6% sehen sich sogar gezwungen, diesen Wechsel zu vollziehen.

Vorteile der QR-Rechnung

Der QR-Code ermöglicht es den Unternehmen, grosse Mengen an Rechnungen in Windeseile automatisch zu verarbeiten. So kann auch die Aktualisierung von Kundenadressen vom System vollständig übernommen, da die Adressdetails in der digitalen Transaktion ausgelesen werden können. Auch das Scannen von Rechnungen kann man sich ersparen. Referenznummern eintippen und andere Arten manueller Erfassung von Zahlungsdaten gehören endgültig der Vergangenheit an, QR Code scannen reicht.

Natürlich muss man in dieser Hinsicht zugeben, dass alle Vorteile erst dann zum Vorschein kommen, wenn sie tatsächlich gebraucht und angewendet werden. Deswegen muss man es einfach für wichtig halten, die Digitalisierung voranzutreiben und Nutzen daraus zu ziehen. Mit unserem QR-Modul erhalten Sie alles Notwendige, um schnell und unkompliziert mit Rechnungsstellung starten zu können.