FAQ
Begriffe
Was ist eine QR-Rechnung?
Als QR-Rechnung wird eine komplette Rechnung bezeichnet, die sowohl die Rechnungsangaben wie auch den QR-Zahlteil enthält. Letzterer ist der Beleg der QR-Rechnung, der den QR-Code enthält und den Sie für die Ausführung der Zahlung benötigen.
Was ist ein QR-Zahlteil?
Der QR-Zahlteil ist der Beleg der QR-Rechnung, der die Zahlungsangaben sowohl im QR-Code als auch als Klartext enthält. Er ersetzt die bisherigen roten und orangen Einzahlungsscheine.
Was ist eine QR-Referenz?
Die QR-Referenz (QRR) ist die 1:1-Ablösung der bisherigen ESR-Referenz des orangen Einzahlungsscheines und besteht ausschliesslich aus Zahlen. Bestehende ESR-Referenzen können Sie somit mit der QR-Rechnung weiterverwenden. Beachten Sie, dass bei Verwendung einer QR-Referenz auch eine QR-IBAN eingesetzt werden muss.
Mit QR Modul haben Sie die Möglichkeit, massgeschneiderte QR-Referenzen für Ihre Debitorenpositionen zu erzeugen.
Was ist eine QR-IBAN?
Die QR-IBAN ist eine spezielle Variante der normalen IBAN. Sie erkennen eine QR-IBAN daran, dass die 5. Stelle immer die Zahl 3 besitzt. Wenn in einer QR-Rechnung eine QR-Referenz verwendet wird, muss sie mit einer QR-IBAN kombiniert werden. Sie erhalten die QR-IBAN auf Anfrage von Ihrer Bank.
Mit QR Modul haben Sie die Möglichkeit, massgeschneiderte QR-Referenzen für Ihre Debitorenpositionen zu erzeugen.
Was ist eine SCOR-Referenz?
Die Creditor Reference (SCOR) ist ein im Euro-Raum gebräuchliche Variante der Referenznummer, die aus Zahlen und Buchstaben besteht. Sie können Sie als Alternative zur QR-Referenz verwenden, z.B. wenn Sie die normale statt der speziellen QR-IBAN einsetzen. Die ersten beiden Stellen dieses Referenztyps sind mit den Buchstaben «RF» besetzt.
Was sind Rechnungsinformationen?
Rechnungsinformationen bezeichnen die standardisierte Übermittlung von Informationen vom Rechnungssteller an den Zahlungspflichtigen, wie z.B. MwSt., Skonto, Rechnungsdatum usw.
Bisher existiert einzig die Syntax des Wirtschaftsverbands der ICT- und Onlinebranche (Swico). Es ist aber denkbar, dass weitere Branchen solche Syntaxen entwickeln.
Was ist das «Alternative Verfahren»?
Es handelt sich hierbei um eine spezielle Codierzeile, die angibt, dass die QR-Rechnung über ein alternatives Verfahren bezahlt werden könnte. Bisher ist eBill die einzige Alternative. Wird die QR-Rechnung an einen sogenannten Netzwerkpartner statt direkt an den Zahlungspflichtigen geschickt, konvertiert dieser die QR-Rechnung in eine eBill und leitet diese anstelle der QR-Rechnung an den Zahlungspflichtigen weiter.
Allgemeine Fragen zur QR-Rechnung
Ich bin mit den orangen bzw. roten Einzahlungsscheinen zufrieden. Wieso sollte ich auf die QR-Rechnung umstellen?
Die QR-Rechnung löst die Einzahlungsscheine ab. Letztere können Sie noch bis zum 30. September 2022 verwenden, danach gilt nur noch die QR-Rechnung. Sie müssen als zwingend umstellen.
Bis wann muss ich auf die QR-Rechnung umstellen?
Ab dem 1. Oktober 2022 kann nur noch die QR-Rechnung verwendet werden. Planen Sie die Migration Ihrer Rechnungsprozesse frühzeitig.
Wie stelle ich sicher, dass meine QR-Rechnungen bzw. QR-Zahlteile korrekt sind?
Sie können entweder die Spezifikationen der SIX Group AG, dem Verfahrensowner studieren, oder Sie verwenden QR Modul. Validierungen in unseren Prozessen stellen sicher, dass all Ihre QR-Rechnungen bzw. QR-Zahlteile 100% korrekt sind und am Postschalter sowie den Banken garantiert verarbeitet werden können.
Ich verwende eine ERP-Software. Wie kann ich damit QR-Rechnungen erzeugen?
Die Anbieter von ERP-Softwarelösungen haben schon oder werden noch auf QR-Rechnung umstellen. Sie werden ein entsprechendes Update installieren müssen.
Wenn Sie von Ihrem ERP-Anbieter noch nichts gehört haben, sollten Sie gelegentlich nachfragen oder – noch besser – gleich auf QR Modul umsteigen. Dadurch ersparen Sie sich künftig Softwareinstallationen.
Welche Vorteile bringt ein Wechsel von einer festinstallierten ERP-Software zu einer Online-Lösung (SaaS)?
Software as a service (SaaS) besitzt mehrere Vorteile:
- Keine Festinstallation an einem bestimmten PC: Stattdessen erhalten so viele Nutzer wie Sie wollen mit jedem Gerät Zugriff auf die Rechnungsprozesse.
- Keine Update-Installationen: Kennen Sie das? Immer wenn Sie mit der Arbeit loslegen wollen, verlangt Ihre Software erstmal ein Update. Das geht auch einfacher.
Keine komplizierte Programmlogik: Die Prozesse auf QR Modul sind weitgehend intuitiv bedienbar. Bei Unklarheiten helfen die Webinare. So sparen Sie sich mühsame Schulungen für neue Mitarbeiter.
Kann ich bzw. können meine Kunden die QR-Rechnung am Postschalter bezahlen?
Ja. Die Poststellen wurden bereits mit QR-Scannern ausgerüstet.
Wie bezahle ich eine QR-Rechnung mit Online- oder Mobile-Banking?
Fast alle Banken haben ihre Mobile-Banking-Apps mit einer Scanfunktion via Smartphone-Kamera ausgerüstet. Dank dem Scan des QR-Codes entfällt das mühsame Abtippen der Zahlungsangaben.
Einige Banken setzen auch beim Online-Banking die PC-Kamera zum Scannen des QR-Codes ein. Allerdings nicht alle. Hier schafft der PayEye von Crealogix Abhilfe, mit dem der Scan mühelos gelingt.
Kann ich eine QR-Rechnung auf normales Papier ausdrucken?
Fast. Zahlteile können Sie mit den handelsüblichen Druckern problemlos drucken. Die SIX schreibt allerdings die Verwendung von perforiertem Papier vor, das Sie z.B. bei Schneider Druck bestellen können.
Wie muss ich den QR-Zahlteil in eine Rechnung einfügen?
Der QR-Zahlteil muss immer am unteren Rand des Blattes platziert werden, ohne Abstände links, rechts oder unten. Sollte der Zahlteil keinen Platz mehr auf der eigentlichen Rechnung finden, wird er auf einer separaten Seite platziert. Es ist nicht zulässig, den Zahlteil auf die Rückseite der Rechnung zu drucken, weil Textbausteine oder Bilder auf der Rückseite des QR-Zahlteils das Scanning beeinträchtigen könnten.
Muss bei einer QR-Rechnung immer eine Referenz eingesetzt werden?
Nein. Die QR-Rechnung besitzt neben den Referenztypen «QR-Referenz (QRR)» und «Creditor Reference (SCOR)» auch die Variante «keine Referenz (NON)». In diesem Fall bleibt das entsprechende Feld einfach leer.
Können bei der QR-Rechnung Mitteilungen erfasst werden, wie das heute beim roten Einzahlungsschein der Fall ist?
Ja. Neu können Sie sogar Mitteilungen mit Referenznummern in einem Beleg kombinieren. Was aber nicht mehr geht, ist das nachträgliche, handschriftliche Erfassen von Mitteilungen durch den Zahlungspflichtigen. Davon betroffen sind Postschalterzahlungen und schriftliche Vergütungsaufträge. Im Online- und Mobile-Banking kann der Zahlungspflichtige Mitteilungen weiterhin ergänzen.
Serviceleistungen von QR Modul
Kann ich Zahlteile und Rechnungen in verschiedenen Sprachen erzeugen?
Ja. QR Modul ist durchgehend viersprachig verfügbar: Deutsch, französisch, italienisch und englisch. Die QR-Zahlteile können ausserdem auf rätoromanisch erzeugt werden.
Wie kann ich bei QR Modul QR-Zahlteile erstellen?
Hierfür gibt es drei Varianten:
- Zahlteilgenerator auf der Website: Hier erstellen Sie QR-Zahlteile einzeln, indem Sie alle Zahlungsangaben manuell erfassen und sie im .pdf- oder .png-Format downloaden.
- Zahlteilgenerator+ für registrierte Nutzer: Auch hier erstellen Sie QR-Zahlteile einzeln. Ihre eigenen Adress- und Kontoangaben sind aber bereits vorabgefüllt. Ausserdem können Sie die Angaben des Zahlungspflichtigen automatisch aus der Debitorenliste beziehen und den QR-Zahlteil mit Ihrer Rechnungsvorlage fusionieren.
- Prozess für QR-Rechnungen in Serie: Mit diesem einfach gestalteten Prozess erzeugen Sie QR-Zahlteile und komplette QR-Rechnungen in Serie im Handumdrehen. Als Basis stellen wir Ihnen die Debitorenliste zur Verfügung, aus der die Angaben des Zahlungspflichtigen bezogen werden, sowie individuell gestaltbare Rechnungsvorlagen.
Welche Zusatzfunktionen bietet der Zahlteilgenerator+ für registrierte Nutzer gegenüber dem kostenlosen Zahlteilgenerator auf der Website?
Für registrierte Nutzer stellen wir praktische Zusatzfunktionen zur Verfügung:
- Automatischer Bezug der Rechnungsstellerangaben aus den Stammdaten;
- Automatischer Bezug der Angaben zum Zahlungspflichtigen aus der Debitorenliste;
- Automatisches Generieren von Referenznummern (QRR oder SCOR);
- Automatisches Einfügen des QR-Zahlteils in Ihre Rechnungsvorlage (pdf);
- Automatisches Befüllen der Angaben für die «Rechnungsinformationen»
- Ablage der erzeugten QR-Zahlteile im Archiv.
Welche Vorteile habe ich, wenn ich mich registriere und Stammdaten anlege?
Die Stammdaten enthalten Ihre Adress- und Kontoangaben (IBAN und optional: QR-IBAN), die bei jedem Auftrag automatisch in die QR-Rechnung eingefügt werden. Dadurch ersparen Sie sich das wiederholte Abtippen.
Je nach gewähltem Abo können Sie mehrere Stammdatenprofile anlegen – praktisch z.B. für Firmen mit verschiedenen Entitäten oder Vereinen mit mehreren Sektionen.
Welche Vorteile habe ich, wenn ich mich registriere und die Debitorenfunktion verwende?
Dank der Debitorenliste ersparen Sie sich das manuelle Abtippen von Angaben zum Rechnungssteller. Bei jedem Auftrag wählen Sie die gewünschten Positionen aus der Debitorenliste, sodass sie automatisch in die Rechnung eingefügt werden.
Sie können die Debitorenliste online bewirtschaften oder Ihr Excel hochladen. In diesem Fall verwenden Sie die von uns bereitgestellte Vorlage, damit die Debitoreninformationen beim Upload korrekt eingelesen werden.
Welche Vorteile habe ich, wenn ich mich registriere und die Rechnungsvorlagen nutze?
Mit unserem Vorlagen-Generator erstellen Sie individuelle Rechnungsvorlagen mit Ihrem Logo und Ihren individuellen, fixen Textbausteinen. Ergänzt wird die Vorlage mit dynamischen Elementen, namentlich Adressfeldern und der Produkttabelle, die die fakturierten Leistungen ausweist. MwSt. und Rechnungstotal werden dabei automatisch berechnet. Die dynamischen Elemente werden dann im Prozess zur Erstellung von Serienrechnungen mit den Angaben aus Ihren Stammdaten und der Debitorenliste automatisch ergänzt. So gelingen Ihnen ganze Rechnungsserien mit nur wenigen Klicks.
Wieso kann ich den QR-Zahlteil mit Referenz nicht erzeugen?
Wir garantieren, dass alle QR-Zahlteile 100% korrekt sind. Solange Fehler vorhanden sind, namentlich fehlende Angaben in Muss-Feldern oder eine falsche Kombination von IBAN und Referenztyp, kann der Zahlteil nicht erzeugt werden. Keine Angst: Wir zeigen Ihnen an, wo Fehlerkorrekturen notwendig sind.
Die QR-Referenz muss zwingend mit einer QR-IBAN kombiniert werden. Vermutlich liegt hier das Problem.
Wieso kann ich meine QR-IBAN nicht verwenden?
Die QR-IBAN wird nur in Kombination mit dem Referenztyp QR-Referenz (QRR) eingesetzt. Bei den beiden anderen Typen (SCOR oder NON) muss zwingend eine normale IBAN verwendet werden.
Welche Formate können bei QR Modul erstellt werden?
QR-Rechnungen werden im .pdf-Format erstellt. QR-Zahlteile können zusätzlich auch als .png-Datei heruntergeladen werden.
Kann ich einen Zahlteil direkt in meine Rechnung einfügen?
Ja, solange am unteren Ende des Blattes der Platz dafür ausreicht. Ansonsten wird er auf eine separate Seite gedruckt.
Verwendung von QR Modul
Wie behalte ich meine Kosten im Griff?
Alle Kosten sind jederzeit transparent. In Ihrem Profil können Sie im Bereich «Produktnutzung» prüfen, welche Kosten im laufenden Monat angefallen sind. Solange Sie die Anzahl QR-Rechnungen, die in Ihrem Abo inbegriffen sind, nicht überschreiten und Sie auch keine Druckaufträge erfassen, beschränken sich Ihre Kosten auf die Monatsgebühren.
Bei Druckaufträgen (Briefversand) informieren wir Sie über die Kosten Ihres Auftrages vor Ihrer Auftragsbestätigung.
Wie werden die erzeugten QR-Rechnungen gezählt?
Es gibt zwei Funktionen, bei denen die erstellten QR-Rechnungen gezählt und von Ihrem Guthaben abgezogen werden:
- Zahlteile, die im Zahlteilgenerator+ mit Klick auf «Generieren» erzeugt werden.
- QR-Rechnungen oder Zahlteile, die mit dem Prozess «QR-Rechnungsserie erstellen» erstellt werden, sobald im letzten Prozessschritt der Klick auf den Button «QR Rechnungen erzeugen» erfolgt.
Sofern Sie Ihren laufenden Auftrag vorher abbrechen, wird auch nichts gezählt.
Wie funktionieren die Preisbelastungen?
Die Monatsgebühren werden jeweils am ersten Kalendertag des betreffenden Monats belastet. Variable Preise, z.B. für QR-Rechnungen, die das Abo-Guthaben übersteigen oder für Druckaufträge, erfolgt die Belastung am ersten Kalendertag des Folgemonats.
Ich benötige eine Preisabrechnung, habe das Mail aber bereits gelöscht. Wie komme ich zu einer Kopie?
Gehen Sie unter «Mein Profil» zum Menu «Produktnutzung», wo Sie im Feld «Meine Abrechnungen» die Abrechnung des gesuchten Monats finden.
Kann ich weitere QR-Rechnungen erstellen, nachdem das Guthaben aus meinem Abo aufgebraucht wurde?
Ja. Sie haben hierbei zwei Optionen:
- Sie können auf teureres Produkt wechseln, wobei der Leistungsumfang des neuen Produkts sofort zur Verfügung steht, oder
- Sie behalten das aktuelle Abo. In diesem Fall werden die zusätzlich erstellten QR-Rechnungen separat abgerechnet. Die Preise finden Sie auf der Website unter «Angebot und Preise».
Welche Kündigungsfristen müssen eingehalten werden?
Keine. Ihr Abo bei QR Modul können Sie jederzeit kündigungsfrei aufheben oder zu einem anderen Produkt wechseln.
Wie kann ich mein Profil löschen?
Gehen Sie unter «Mein Profil» zum Menu «Produktnutzung», wo Sie den Button «Profil löschen» finden. Beachten Sie, dass Sie damit Ihre Debitorenliste, die Rechnungsvorlagen und den Zugang zum Archiv verlieren. Es empfiehlt sich daher, alternativ auf das Produkt «Einzeltarif» zu wechseln, um Monatsgebühren zu vermeiden und das Profil trotzdem zu behalten.
Ich will zu einem günstigeren Abo wechseln, erhalte aber eine Fehlermeldung. Woran könnte das liegen?
Das günstigere Abo besitzt einen kleineren Leistungsumfang. Vor einem Downgrade müssen Sie daher die überzähligen Rechnungsvorlagen und Stammdatenprofile löschen.
Ich benötige einen grösseren Leistungsumfang und wechsle zu einem teureren Abo. Ab wann kann ich dieses nutzen?
Nach dem Upgrade steht Ihnen der Leistungsumfang des neuen Abos sofort zur Verfügung.
Ich habe ein Problem mit einer Preisabrechnung oder einer anderes Anliegen. Wohin kann ich mich wenden?
Supportanfragen stellen Sie per E-Mail an:
Registrieren
Was ist der Unterschied zwischen den verschiedenen angebotenen Produkten?
Bei «QR Start», «QR Plus» und «QR Profi» handelt es sich um Abonnemente mit monatlicher Abrechnung. Sie unterscheiden sich durch einen unterschiedlichen Funktionsumfang.
Beim Produkt «Einzeltarif» werden keine Monatsgebühren verrechnet. Hier wird stattdessen ein Preis pro Auftrag verrechnet. Dank diesem Angebot können Sie ein Stammdatenprofil und eine Rechnungsvorlage anlegen sowie das Debitorenmanagement nutzen, ohne Fixkosten zu tragen.
Details zum Funktionsumfang der einzelnen Produkte finden Sie unter Angebot & Preise.
Worin unterscheidet sich das Produkt «Einzeltarif» von den übrigen Produkten?
Beim Produkt «Einzeltarif» werden keine Monatsgebühren verrechnet. Hier wird stattdessen ein Preis pro Auftrag verrechnet. Dank diesem Angebot können Sie ein Stammdatenprofil und eine Rechnungsvorlage anlegen sowie das Debitorenmanagement nutzen, ohne Fixkosten zu tragen.
Details zum Funktionsumfang der einzelnen Produkte finden Sie unter Angebot & Preise.
Kann ich meinen Benutzernamen frei definieren?
Nein, der Benutzername ist Ihre E-Mailadresse. Auf diese Weise können wir sicher sein, dass unsere Mitteilungen bei Ihnen ankommen.
Es gibt zwei Felder für die Erfassung der Kontonummer: 1. IBAN und 2. QR IBAN. Welche Kontonummer brauche ich für die QR-Rechnung?
Die bisher bekannte IBAN und die mit der QR-Rechnung neu eingeführte QR IBAN kommen je nachdem zur Anwendung, ob sie eine QR-Referenznummer (=Ablösung der heutigen ESR-Referenzen) verwenden wollen oder nicht.
- QR-Rechnungen ohne Referenznummer oder mit einer Creditor Reference (SCOR) verlangen die Verwendung einer konventionellen IBAN.
- QR-Rechnungen mit einer QR-Referenz müssen immer mit einer QR IBAN kombiniert werden. Da Sie QR-Referenzen freiwillig verwenden können, ist auch die Erfassung der QR IBAN freiwillig. Sobald sie diesen Referenztyp aber einsetzen wollen, benötigen Sie die QR IBAN, die Sie auf Nachfrage von Ihrer Bank erhalten.
Auf welche Weise kann ich bei QR Modul bezahlen?
Sie können mit der Kreditkarte (VISA, MasterCard) oder mit der QR-Rechnung bezahlen.
Warum kann ich mich nicht in mein eben erstelltes Profil einloggen?
Nach Bestätigung der Registrierung schicken wir Ihnen einen Aktivierungslink per E-Mail, mit dem Sie den Prozess abschliessen. Sobald Sie den Link im E-Mail angeklickt haben, können Sie sich einloggen.
Ich habe keinen Aktivierungslink erhalten und kann die Registrierung nicht abschliessen. Was kann ich tun?
Wenn Sie das E-Mail mit dem Aktivierungslink zur Freischaltung Ihres Profils nicht erhalten haben, kann dies folgende Gründe haben:
- Das E-Mail ist noch nicht angekommen. In der Regel finden Sie es sofort nach der Bestellbestätigung in Ihrer Mailbox. Je nachdem, welches System Sie verwenden, kann es aber auch mal ein paar Minuten dauern.
- Haben Sie Ihre E-Mail korrekt erfasst? Vielleicht hat ein Tippfehler verhindert, dass der Aktivierungslink ankommt.
Das können Sie tun:
- Warten Sie ein paar Minuten und aktualisieren Sie dann den Posteingang Ihres E-Mail-Programms.
- Checken Sie den Spam-Ordner.
- Wiederholen Sie die Registrierung mit einer korrekten, gültigen E-Mail.
Falls das alles nicht geholfen hat, wenden Sie sich an den Support: info@qrmodul.ch
Ich habe keinen Aktivierungslink erhalten, der nun aber abgelaufen ist. Was kann ich tun?
Der Aktivierungslink ist während 72h gültig. Wenn Sie ihn nach Ablauf dieser Frist anklicken, gelangen Sie auf eine Website, auf der Sie einen neuen Link bestellen können.
Nutzercockpit (Mein Profil)
Was bietet der Bereich «Mein Profil»?
Im Nutzercockpit «Mein Profil» steuern Sie alle Funktionen für registrierte Nutzer an:
- Ihre Stammdaten (IBAN, Adresse usw.), die automatisch in Ihre QR-Rechnungen integriert werden
- Funktion zur Erstellung und Anpassung von Rechnungsvorlagen
- Debitorenmanagement
- Erstellung von QR-Rechnungen einzeln oder in Serie
- Archiv Ihrer bisher erstellten QR-Rechnungen
Ausserdem verwalten Sie hier Ihr Profil in den «Einstellungen» (z.B. Passwortrückstellungen) und finden eine vollständige Übersicht zu Ihren gewählten Produkten, der Nutzung derselben und der aufgelaufenen oder bereits bezahlten Kosten.
Wie starte ich den Prozess für die Erstellung von QR-Rechnungen in Serie?
Klicken Sie oben rechts in der Navigation auf «QR Modul» und anschliessend auf «QR-Rechnungsserie erstellen». Achten Sie darauf, dass Sie Ihre Rechnungsvorlage und Ihre Debitoren vorgängig eingerichtet haben. Dann benötigen Sie nur noch wenige Klicks bis zur perfekten Rechnung.
Wo finde ich die Belege für die Kosten, die ich bisher bezahlt habe?
Klicken Sie oben rechts in der Navigation auf «Mein Profil» und anschliessend auf «Produktnutzung». Im Bereich «Meine Abrechnungen» finden Sie alle Rechnungen, die wir Ihnen seit Ihrer Registrierung jeweils am Monatsbeginn geschickt haben.
Debitoren verwalten
Kann ich meine eigene Excel-Liste hochladen?
Ja, Sie können Ihre eigene Debitorenliste in Excel-Form hochladen. Sie müssen aber die vorgegebene Reihenfolge und Titel der Spalten einhalten, damit die Daten in die korrekten Felder übernommen werden. Laden Sie dazu am besten zuerst unsere Excel-Vorlage herunter und kopieren Sie die Daten aus Ihrer aktuellen Liste in diese Vorlage.
Kann ich meine Debitoren online bewirtschaften?
Ja, Sie können Debitorenpositionen online anlegen, bestehende mutieren oder löschen. Ausserdem steht Ihnen die Möglichkeit offen, den Status einer Position zu verwalten (z.B. «Geld erhalten»).
Kann ich die Debitorenpositionen aus QR Modul herunterladen?
Ja. Selektieren Sie die Positionen, die Sie auf Ihren PC herunterladen wollen und klicken Sie dann auf «Liste exportieren».
Der Download erfolgt im .csv-Format. Nach dem Öffnen einer .csv-Datei mit Excel finden sich alle Einträge in der vordersten Spalte. Sie können diese wieder sauber auf mehrere Spalten aufteilen, indem Sie in Excel zur Registerkarte «Daten» gehen und die Funktion «Text in Spalten» wählen. Im Menufenster aktivieren Sie die Checkbox «Getrennt», gehen «Weiter» und aktivieren dann die Checkbox «Komma» im Bereich «Trennzeichen». Fertig.
Ich habe meine Debitorenliste heruntergeladen. Nach dem Öffnen finden sich alle Informationen in der ersten Spalte. Wie kann ich sie sauber auf verschiedene Spalten aufteilen?
Der Download erfolgt im .csv-Format. Nach dem Öffnen einer .csv-Datei mit Excel finden sich immer alle Einträge in der vordersten Spalte. Sie können diese aufteilen, indem Sie in Excel zur Registerkarte «Daten» gehen und die Funktion «Text in Spalten» wählen. Im Menufenster aktivieren Sie die Checkbox «Getrennt», gehen «Weiter» und aktivieren dann die Checkbox «Komma» im Bereich «Trennzeichen». Fertig.
Ich habe die Debitorenliste heruntergeladen. Einige Spaltentitel sind farbig markiert. Was bedeutet das?
Diese Farbmarkierungen zeigen die Muss-Felder an. D.h. für die korrekte Erstellung von QR-Rechnungen müssen die entsprechenden Informationen zwingend vorhanden sein. Sie können Ihre Liste aber trotz fehlender Angaben hochladen und diese dann nachträglich online ergänzen. Debitorenpositionen, bei denen Angaben fehlen, sind mit einem roten Ausrufezeichen markiert.
Ich will eine Debitorenposition ändern oder ergänzen. Wie geht das?
Klicken Sie auf den kleinen Bleistift in der Spalte «Aktionen» des betreffenden Eintrags. Daraufhin öffnet sich ein neues Fenster, in dem Sie die gewünschten Änderungen vornehmen können.
Ich habe eine Debitorenposition geändert und kann sie nicht speichern. Warum?
QR Modul ist so eingerichtet, dass Sie keine Fehler bei der Erzeugung von QR-Rechnungen machen können. Vermutlich sind in der betroffenen Position nicht alle Muss-Felder ausgefüllt. Das ist eine Voraussetzung, um sie speichern zu können. Fehlende Angaben werden mit einer roten Warnmeldung angezeigt.
In meiner Debitorenliste sind einige Positionen mit einem roten Ausrufezeichen markiert. Was bedeutet das?
QR Modul ist so eingerichtet, dass Sie keine Fehler bei der Erzeugung von QR-Rechnungen machen können. Bei den markierten Positionen fehlen Angaben in Muss-Feldern. Diese müssen Sie ergänzen, bevor Sie für die betroffenen Positionen QR-Rechnungen erzeugen können.
Wie kann ich Referenznummern für meine Debitorenpositionen erzeugen?
Hierfür stehen Ihnen verschiedene Optionen zur Verfügung:
- Wenn Sie eine Excel-Liste hochladen, in der bereits Referenznummern vorhanden sind, werden sie beim Einlesen übernommen.
- Auf QR Modul haben Sie die Möglichkeit, Referenznummern für die Positionen in Ihrer Debitorenliste automatisch erzeugen zu lassen. Wählen Sie zwischen der QR-Referenz (= Ablösung der alten ESR-Referenz) oder der Creditor Reference (SCOR, v.a. im EUR-Raum gebräuchliches Format). Sie können sogar das Rechnungsdatum oder die Kundennummer in die Referenznummer integrieren.
- Einzelne Referenznummern können Sie auch manuell ergänzen.
Ich habe eine Referenznummer erzeugt, die das Rechnungsdatum enthält. Wo sehe ich dieses?
Beispieldatum: 30.09.2021
Dieses wird in eine QR-Referenz im Format JJ.MM.TT an den Stellen 1-6 integriert.
Beispiel: 21 09302 02005 12340 00000 02124
Bei einer Creditor Reference wird es an den Stellen 5-10 integriert Beispiel: RF94 2109 3000 0000 0000 0021 1
Ich habe eine Referenznummer erzeugt, welche die Kundennummer enthält. Wo sehe ich diese?
Beispiel Kundennummer: 2020.05.1234
Diese wird in eine QR-Referenz an den Stellen 7-16 integriert (max. 10 Zeichen möglich).
Beispiel: 21 09302 02005 12340 00000 02124
Bei einer Creditor Reference wird sie an den Stellen 11-16 integriert (max. 6 Zeichen möglich).
Beispiel: RF03 2109 3020 2005 0000 0021 2
Allfällige Sonderzeichen, Buchstaben oder überzählige Stellen werden ignoriert.
Was passiert, wenn ich eine Referenznummer mit Integration der Kundennummer erzeuge, die entsprechende Debitorenposition aber gar keine Kundennummer besitzt?
In diesem Fall werden die entsprechenden Positionen in der Referenznummer mit Nullen belegt. Sie brauchen vor der automatischen Erzeugung von Referenznummern also keine Unterscheidung zu machen zwischen Debitorenpositionen mit und solchen ohne Kundennummer.
Was passiert, wenn ich eine QR-Referenz mit Integration einer Kundennummer erzeuge, die Sonderzeichen oder Buchstaben enthält?
QR-Referenzen (QRR) bestehen ausschliesslich aus Zahlen. Sonderzeichen und Buchstaben werden bei der Generierung ignoriert.
Was passiert, wenn ich eine Creditor Reference mit Integration einer Kundennummer erzeuge, die Sonderzeichen oder Buchstaben enthält?
Creditor References (SCOR) können zwar sowohl aus Buchstaben als auch aus Zahlen bestehen. QR Modul erzeugt aber ausschliesslich numerische Referenzen. Sonderzeichen und Buchstaben werden bei der Generierung daher ignoriert.
Rechnungsvorlagen erstellen
Wie viele Rechnungsvorlagen kann ich erstellen?
Das hängt vom gewählten Produkt ab. Gleich nach der Registrierung stellen wir Ihnen 3 Standardvorlagen (Abonnemente) bzw. 1 Standardvorlage (Produkt Einzeltarif) zur Verfügung. Diese können Sie nach Ihren eigenen Bedürfnissen überarbeiten, löschen oder mit weiteren Vorlagen ergänzen.
Welche Elemente einer Rechnungsvorlage kann ich individuell gestalten?
Folgende Elemente können Sie nach Ihren eigenen Bedürfnissen einrichten:
- Eigenes Logo oben links
- Kontaktangaben oben links unter Logo
- Betreff
- Einleitungstext nach Anrede, über Produkttabelle
- Abschlusstext unterhalb Produkttabelle
- Grussformel
- Schriftart
Welche Elemente einer Rechnungsvorlage sind fix vorgegeben?
Folgende Elemente sind fix:
- Beschriftungen in der Produkttabelle. Diese passen sich an die ausgewählte Sprache an.
Folgende Elemente werden dynamisch aus anderen Quellen bezogen, sobald Sie QR-Rechnungen erzeugen:
- Ort & Datum oben rechts («Ort» stammt aus den von Ihnen erfassten Stammdaten; «Datum» = Rechnungsdatum aus der Debitorenliste)
- Absenderadresse (aus Ihren Stammdaten)
- Empfängeradresse (aus der Debitorenliste)
- Anrede (aus der Debitorenliste)
- Kundennr., Rechnungsdatum und Zahlbar bis-Datum («Kundennr.» und «Rechnungsdatum» aus Debitorenliste; das «Zahlbar bis» -Datum erfassen Sie optional im Rechnungsprozess)
- Produkte und Preise (aus der Debitorenliste)
- QR-Zahlteil (aus Ihren Stammdaten und der Debitorenliste)
Ich will ein Logo hochladen, was nicht funktioniert. Was könnten die Gründe sein?
Einerseits muss das Logo das Format .png oder .jpg haben, andererseits darf es nicht grösser als 1 MB sein. Ausserdem muss die Grösse des Logos nach dem Hochladen so eingestellt sein, dass es in den roten Rahmen passt.
Prüfen Sie auch die Grösse in der Vorschau. Sollte der Regler im blauen Balken ganz links sein, ist Ihr Logo so stark minimiert, dass es nicht mehr sichtbar ist. Verschieben Sie den Regler nach rechts, um es zu vergrössern.
QR-Rechnungen in Serie
Wie erstelle ich ganze Rechnungsserien?
Richten Sie die drei Grundlagen ein, die Sie für die Erstellung von QR-Rechnungsserien benötigen:
- Ihre Stammdaten
- Rechnungsvorlage
- Debitorenliste
Danach starten Sie den Prozess «QR-Rechnungsserie erzeugen». Mit Hilfe der drei oben erwähnten Datenquellen erzeugen Sie bis zu 500 perfekte QR-Rechnungen pro Auftrag innert kürzester Zeit mit wenigen Klicks.
Wieso hänge ich in der Maske «QR-Rechnungen korrigieren» fest?
Unser Versprechen ist es, dass Sie bei uns 100% korrekte QR-Rechnungen erzeugen. In dieser Maske werden Ihnen daher diejenigen Positionen angezeigt, die einen Fehler haben, z.B. fehlende Angaben in einem Mussfeld. Diese Fehler müssen Sie hier nacheinander korrigieren, bevor Sie den Auftrag abschliessen können.
Die Korrekturen und Ergänzungen, die Sie hier vornehmen, werden übrigens automatisch in Ihre Stammdaten bzw. die Debitorenliste übernommen, sodass sie sie dort nicht noch ein zweites Mal nachführen müssen.
Wie kann ich die erzeugten QR-Rechnungen bzw. QR-Zahlteile verwenden?
Sie können sie entweder herunterladen (ZIP-Datei), um sie anschliessend selber zu drucken, oder sie lassen sie von unserer Partnerdruckerei drucken und mit der Post direkt an die Rechnungsempfänger schicken.
