FAQ – Alle wichtigen Antworten zur QR-Rechnung und den Funktionen von QR Modul
1. Begriffe
Was ist eine QR-Rechnung?
Als QR-Rechnung wird eine komplette Rechnung bezeichnet, die sowohl die Rechnungsangaben wie auch den QR-Zahlteil enthält (bisher: Einzahlungsschein). Letzterer ist der Beleg der QR-Rechnung, der den Swiss QR Code enthält und den Sie für die Ausführung der Zahlung benötigen.
Was ist ein QR-Zahlteil?
Der QR-Zahlteil ist der Beleg der QR-Rechnung (bisher: Einzahlungsschein), der die Zahlungsangaben sowohl im Swiss QR-Code als auch als Klartext enthält. Er ersetzt die bisherigen roten und orangen Einzahlungsscheine.
Was ist eine QR-Referenz (QRR)?
Die QR-Referenz (QRR) ist die 1:1-Ablösung der bisherigen ESR-Referenz des orangen Einzahlungsscheines und besteht ausschliesslich aus Zahlen. Bestehende ESR-Referenzen können Sie somit mit der QR-Rechnung weiterverwenden. Beachten Sie, dass bei Verwendung einer QR-Referenz auch eine QR-IBAN eingesetzt werden muss. Diese erhalten Sie von Ihrer Bank auf Anfrage.
Mit QR Modul haben Sie die Möglichkeit, massgeschneiderte QR-Referenzen für Ihre Debitorenpositionen zu erzeugen.
Was ist eine QR-IBAN?
Die QR-IBAN ist eine spezielle Variante der normalen IBAN. Sie erkennen eine QR-IBAN daran, dass die 5. Stelle immer die Zahl 3 besitzt. Wenn in einer QR-Rechnung eine QR-Referenz verwendet wird, muss sie mit einer QR-IBAN kombiniert werden. Sie erhalten die QR-IBAN auf Anfrage von Ihrer Bank.
Mit QR Modul haben Sie die Möglichkeit, massgeschneiderte QR-Referenzen für Ihre Debitorenpositionen zu erzeugen.
Was ist eine Creditor-Reference (SCOR)?
Die Creditor Reference (SCOR) ist ein im Euro-Raum gebräuchliche Variante der Referenznummer, die aus Zahlen und Buchstaben besteht. Sie können Sie als Alternative zur QR-Referenz verwenden, z.B. wenn Sie die normale statt der speziellen QR-IBAN einsetzen. Die ersten beiden Stellen dieses Referenztyps sind mit den Buchstaben «RF» besetzt.
Was sind Rechnungsinformationen?
Rechnungsinformationen bezeichnen die standardisierte Übermittlung von Informationen vom Rechnungssteller an den Zahlungspflichtigen, wie z.B. MwSt., Skonto, Rechnungsdatum usw.
Bisher existiert einzig die Syntax des Wirtschaftsverbands der ICT- und Onlinebranche (Swico). Es ist aber denkbar, dass weitere Branchen solche Syntaxen entwickeln.
Was ist das «Alternative Verfahren»?
Es handelt sich hierbei um eine spezielle Codierzeile, die angibt, dass die QR-Rechnung über ein alternatives Verfahren bezahlt werden könnte. Bisher ist eBill die einzige Alternative. Wird die QR-Rechnung an einen sogenannten Netzwerkpartner statt direkt an den Zahlungspflichtigen geschickt, konvertiert dieser die QR-Rechnung in eine eBill und leitet diese anstelle der QR-Rechnung an den Zahlungspflichtigen weiter.
2. Allgemeine Fragen zur QR-Rechnung
Ich bin mit den orangen bzw. roten Einzahlungsscheinen zufrieden. Wieso sollte ich auf die QR-Rechnung umstellen?
Die QR-Rechnung ist keine Ergänzung der bisherigen Einzahlungsscheine, sondern ihr ERSATZ. Letztere können Sie noch bis zum 30. September 2022 verwenden, danach gilt nur noch die QR-Rechnung. Sie müssen als zwingend umstellen.
Bis wann muss ich auf die QR-Rechnung umstellen?
Ab dem 1. Oktober 2022 kann nur noch die QR-Rechnung verwendet werden. Planen Sie die Migration Ihrer Rechnungsprozesse frühzeitig.
Wie stelle ich sicher, dass meine QR-Rechnungen bzw. QR-Zahlteile korrekt sind?
Sie können entweder die Spezifikationen der SIX Group AG, dem Verfahrensowner studieren, oder Sie verwenden QR Modul. Validierungen in unseren Prozessen stellen sicher, dass all Ihre QR-Rechnungen bzw. QR-Zahlteile 100% korrekt sind und am Postschalter sowie den Banken garantiert verarbeitet werden können.
Ich verwende eine ERP-Software. Wie kann ich damit QR-Rechnungen erzeugen?
Die Anbieter von ERP-Softwarelösungen haben schon oder werden noch auf die QR-Rechnung umstellen. Sie werden ein entsprechendes Update installieren müssen.
Wenn Sie von Ihrem ERP-Anbieter noch nichts gehört haben, sollten Sie gelegentlich nachfragen oder – noch besser – gleich auf QR Modul umsteigen. Dadurch ersparen Sie sich künftig Softwareinstallationen und Schulungsaufwand.
Welche Vorteile bringt ein Wechsel von einer festinstallierten ERP-Software zu einer Online-Lösung (SaaS)?
Software as a service (SaaS) besitzt mehrere Vorteile:
- Keine Festinstallation an einem bestimmten PC: Stattdessen erhalten so viele Nutzer wie Sie wollen mit jedem Gerät Zugriff auf die Rechnungsprozesse.
- Keine Update-Installationen: Kennen Sie das? Immer wenn Sie mit der Arbeit loslegen wollen, verlangt Ihre Software erstmal ein Update. Das geht auch einfacher.
Keine komplizierte Programmlogik: Die Prozesse auf QR Modul sind weitgehend intuitiv bedienbar. Bei Unklarheiten helfen die Webinare. So sparen Sie sich mühsame Schulungen für neue Mitarbeiter.
Kann ich bzw. können meine Kunden die QR-Rechnung am Postschalter bezahlen?
Ja. Die Poststellen wurden bereits mit QR-Scannern ausgerüstet.
Wie bezahle ich eine QR-Rechnung mit Online- oder Mobile-Banking?
Fast alle Banken haben ihre Mobile-Banking-Apps mit einer Scanfunktion via Smartphone-Kamera ausgerüstet. Dank dem Scan des QR-Codes entfällt das mühsame Abtippen der Zahlungsangaben.
Einige Banken setzen auch beim Online-Banking die PC-Kamera zum Scannen des QR-Codes ein. Allerdings nicht alle. Hier schafft der PayEye von Crealogix Abhilfe, mit dem der Scan mühelos gelingt.
Im Notfall können Sie eine Zahlung auch ohne Scan des QR-Codes vornehmen. Die Informationen finden sich auf dem QR-Zahlteil auch als Klartext.
Kann ich eine QR-Rechnung auf normales Papier ausdrucken?
Fast. Zahlteile können Sie mit den handelsüblichen Druckern problemlos drucken. Die SIX schreibt allerdings die Verwendung von perforiertem Papier vor, das Sie z.B. bei Schneider Druck bestellen können.
Wie muss ich den QR-Zahlteil in eine Rechnung einfügen?
Der QR-Zahlteil muss immer am unteren Rand des Blattes platziert werden, ohne Abstände links, rechts oder unten. Sollte der Zahlteil keinen Platz mehr auf der eigentlichen Rechnung finden, wird er auf einer separaten Seite platziert. Es ist nicht zulässig, den Zahlteil auf die Rückseite der Rechnung zu drucken, weil Textbausteine oder Bilder auf der Rückseite des QR-Zahlteils das Scanning beeinträchtigen könnten.
Muss bei einer QR-Rechnung immer eine Referenz eingesetzt werden?
Nein. Die QR-Rechnung besitzt neben den Referenztypen «QR-Referenz (QRR)» und «Creditor Reference (SCOR)» auch die Variante «keine Referenz (NON)». In diesem Fall bleibt das entsprechende Feld einfach leer.
Können bei der QR-Rechnung Mitteilungen erfasst werden, wie das heute beim roten Einzahlungsschein der Fall ist?
Ja. Neu können Sie sogar Mitteilungen mit Referenznummern in einem Beleg kombinieren. Was aber nicht mehr geht, ist das nachträgliche, handschriftliche Erfassen von Mitteilungen durch den Zahlungspflichtigen. Davon betroffen sind Postschalterzahlungen und schriftliche Vergütungsaufträge. Im Online- und Mobile-Banking kann der Zahlungspflichtige Mitteilungen weiterhin ergänzen.
Ich erhalte eine Fehlermeldung wegen unzulässiger Zeichen, weiss aber nicht, welche Zeichen betroffen sind.
Die QR-Rechnung arbeitet mit dem sogenannten «UTF8 Latin Character Set». Darin sind beispielsweise Zeichen aus den slawischen Sprachen wie das «ć» nicht erlaubt. Die in der Tabelle in den weissen und hellgrauen Zellen dargestellten Zeichen sind zugelassen. Alle anderen nicht. QR Modul validiert die verwendeten Zeichen streng, um sicherzustellen, dass die QR-Rechnungen über alle Kanäle jederzeit verarbeitet werden können.
3. Serviceleistungen von QR Modul
Kann ich Zahlteile und Rechnungen in verschiedenen Sprachen erzeugen?
Ja. QR Modul ist durchgehend viersprachig verfügbar: Deutsch, französisch, italienisch und englisch. Die QR-Zahlteile können ausserdem auf rätoromanisch erzeugt werden.
Wie kann ich bei QR Modul QR-Zahlteile erstellen?
Hierfür gibt es drei Varianten:
- Zahlteilgenerator auf der Website: Hier erstellen Sie QR-Zahlteile einzeln, indem Sie alle Zahlungsangaben manuell erfassen und sie im .pdf- oder .png-Format downloaden.
- Zahlteilgenerator+ für registrierte Nutzer: Auch hier erstellen Sie QR-Zahlteile einzeln. Ihre eigenen Adress- und Kontoangaben sind aber bereits vorabgefüllt. Ausserdem können Sie die Angaben des Zahlungspflichtigen automatisch aus der Debitorenliste beziehen und den QR-Zahlteil mit Ihrer Rechnungsvorlage fusionieren.
- Prozess für QR-Rechnungen in Serie: Mit diesem einfach gestalteten Prozess erzeugen Sie QR-Zahlteile und komplette QR-Rechnungen in Serie im Handumdrehen. Als Basis stellen wir Ihnen die Debitorenliste zur Verfügung, aus der die Angaben des Zahlungspflichtigen bezogen werden, sowie individuell gestaltbare Rechnungsvorlagen.
Welche Zusatzfunktionen habe ich als registrierter Nutzer gegenüber dem kostenlosen Zahlteilgenerator auf der Website?
Für registrierte Nutzer stellen wir praktische Zusatzfunktionen zur Verfügung:
- Automatischer Bezug der Rechnungsstellerangaben aus Ihren Stammdaten;
- Automatischer Bezug der Angaben zum Zahlungspflichtigen aus Ihrer Debitorenliste;
- Gestalten Sie Ihre individuelle Rechnungsvorlage (pdf);
- Ablage der erzeugten QR-Zahlteile im Archiv.
Doch am wichtigsten: Mit unserem Prozess «QR-Rechnungen in Serie» erstellen Sie bis zu 500 QR-Rechnungen innnert 10 min und können diese gleich per Briefpost oder E-Mail verschicken lassen. Dieses «Rundum-sorglos-Angebot» finden Sie exklusiv bei QR Modul.
Welche Vorteile habe ich, wenn ich mich registriere und Stammdaten anlege?
Die Stammdaten enthalten Ihre Adress- und Kontoangaben (IBAN und optional: QR-IBAN), die bei jedem Auftrag automatisch in die QR-Rechnung eingefügt werden. Dadurch ersparen Sie sich das wiederholte Abtippen.
Je nach gewähltem Abo können Sie mehrere Stammdatenprofile anlegen – praktisch z.B. für Firmen mit verschiedenen Entitäten oder Vereinen mit mehreren Sektionen.
Welche Vorteile habe ich, wenn ich mich registriere und den Debitorenmanager verwende?
Dank dem Debitorenmanager ersparen Sie sich das manuelle Abtippen der Angaben des Rechnungsstellers. Bei jedem Auftrag wählen Sie die gewünschten Positionen aus der Debitorenliste, sodass sie automatisch in die Rechnung eingefügt werden.
Sie können die Debitorenliste online bewirtschaften oder Ihr Excel hochladen. In diesem Fall verwenden Sie die von uns bereitgestellte Vorlage, damit die Debitoreninformationen beim Upload korrekt eingelesen werden.
Welche Vorteile habe ich, wenn ich mich registriere und die Rechnungsvorlagen nutze?
Mit unserem Vorlagen-Generator erstellen Sie individuelle Rechnungsvorlagen mit Ihrem Logo und Ihren individuellen, fixen Textbausteinen. Ergänzt wird die Vorlage mit dynamischen Elementen, namentlich Adressfeldern und der Produkttabelle, die die fakturierten Leistungen ausweist. MwSt. und Rechnungstotal werden dabei automatisch berechnet. Die dynamischen Elemente werden dann im Prozess zur Erstellung von Serienrechnungen mit den Angaben aus Ihren Stammdaten und der Debitorenliste automatisch ergänzt. So gelingen Ihnen ganze Rechnungsserien mit nur wenigen Klicks.
Wieso kann ich den QR-Zahlteil mit Referenz nicht erzeugen?
Solange Fehler vorhanden sind, namentlich fehlende Angaben in Muss-Feldern oder eine falsche Kombination von IBAN und Referenztyp, kann der QR-Zahlteil nicht erzeugt werden. Die QR-Referenz muss zwingend mit einer QR IBAN kombiniert werden. Vermutlich liegt hier das Problem. Fragen Sie bei Ihrer Bank nach Ihrer QR IBAN.
Wieso kann ich meine QR-IBAN nicht verwenden?
Die QR-IBAN wird nur in Kombination mit dem Referenztyp QR-Referenz (QRR) eingesetzt. Bei den beiden anderen Typen (SCOR oder NON) muss zwingend eine normale IBAN verwendet werden.
Welche Formate können bei QR Modul erstellt werden?
QR-Rechnungen werden im .pdf-Format erstellt. QR-Zahlteile können zusätzlich auch als .png-Datei heruntergeladen werden.
Kann ich einen Zahlteil direkt in meine Rechnung einfügen?
Ja, solange am unteren Ende des Blattes der Platz dafür ausreicht. Ansonsten wird er auf eine separate Seite gedruckt.
Welche Optionen habe ich, um die QR-Rechnungen an den Rechnungsempfänger zu schicken?
Sie können die QR-Rechnungen herunterladen und selber weiterschicken. Sie können sie aber auch bequem von QR Modul per Post oder E-Mail an Ihre Kunden verschicken lassen.
Kann ich beim E-Mailversand oder beim Briefversand zusätzlich Versandbeilagen mit der QR-Rechnung mitschicken lassen?
Ja. Beim E-Mailversand bieten wir die Option, sowohl unpersönliche wie auch personalisierte Versandbeilagen mitzuschicken. Diese werden im E-Mail als Anhang in Form einer pdf-Datei mitgeschickt.
Beim Briefversand können unpersönliche Beilagen mitgeschickt werden. Diese werden im Brief hinter der QR-Rechnung einsortiert. Ab August 2022 wird auch hier die Option bestehen, personalisierte Beilagen, wie zum Beispiel Spendenbestätigungen, mitzuschicken.
Kann ich mehrere Zahlteile zu einer QR-Rechnung erzeugen?
Ab August 2022 wird dies möglich sein. Dann können Sie bis zu 15 Zahlteile mit unterschiedlichen Beträgen für eine einzige Rechnung erzeugen.
Kann ich QR-Rechnungen in WIR (CHW) erzeugen?
Ja. Sobald Sie eine IBAN der Bank WIR erfassen, schalten wir die WIR-spezifischen Funktionen automatisch frei und reduzieren Ihre Monatsgebühren um 20%.
4. Verwendung von QR Modul
Wie behalte ich meine Kosten im Griff?
Alle Kosten sind jederzeit transparent. In Ihrem Profil können Sie im Bereich «Produktnutzung» prüfen, welche Kosten im laufenden Monat angefallen sind. Solange Sie die Anzahl QR-Rechnungen, die in Ihrem Abo inbegriffen sind, nicht überschreiten und Sie auch keine Druckaufträge erfassen, beschränken sich Ihre Kosten auf die Monatsgebühren.
Bei Druckaufträgen (Briefversand) informieren wir Sie über die Kosten Ihres Auftrages vor Ihrer Auftragsbestätigung.
Wie werden die erzeugten QR-Rechnungen gezählt?
Es gibt zwei Funktionen, bei denen die erstellten QR-Rechnungen gezählt und von Ihrem Guthaben abgezogen werden:
- Zahlteile, die im Zahlteilgenerator+ mit Klick auf «Generieren» erzeugt werden.
- QR-Rechnungen oder Zahlteile, die mit dem Prozess «QR-Rechnungsserie erstellen» erstellt werden, sobald im letzten Prozessschritt der Klick auf den Button «QR Rechnungen erzeugen» erfolgt.
Sofern Sie Ihren laufenden Auftrag vorher abbrechen, wird auch nichts gezählt.
Wie rechnet QR Modul die Nutzungsgebühren ab?
Bei «QR Start», «QR Plus» und «QR Profi» handelt es sich um Abonnemente. Die Preisbelastung erfolgt erstmals nach der Registrierung und danach im Voraus jeweils am ersten Kalendertag jeden Monats.
Nutzungsabhängige Preise wie z.B. Versandaufträge an die Druckerei werden am ersten Kalendertag des darauffolgenden Monats belastet. Dasselbe gilt für die Kosten, die für das Produkt «Einzeltarif» anfallen.
Ich benötige eine Preisabrechnung, habe das Mail aber bereits gelöscht. Wie komme ich zu einer Kopie?
Gehen Sie unter «Mein Profil» zum Menu «Produktnutzung», wo Sie im Feld «Meine Abrechnungen» die Abrechnung des gesuchten Monats finden.
Kann ich weitere QR-Rechnungen erstellen, nachdem das Guthaben aus meinem Abo aufgebraucht wurde?
Ja. Sie haben hierbei zwei Optionen:
- Sie können auf teureres Produkt wechseln, wobei der Leistungsumfang des neuen Produkts sofort zur Verfügung steht, oder
- Sie behalten das aktuelle Abo. In diesem Fall werden die zusätzlich erstellten QR-Rechnungen separat abgerechnet. Die Preise finden Sie auf der Website unter «Angebot und Preise».
Welche Kündigungsfristen müssen eingehalten werden?
Keine. Ihr Abo bei QR Modul können Sie jederzeit kündigungsfrei aufheben oder zu einem anderen Produkt wechseln.
Wie kann ich mein Profil löschen?
Gehen Sie unter «Mein Profil» zum Menu «Produktnutzung», wo Sie den Button «Profil löschen» finden. Beachten Sie, dass Sie damit Ihre Debitorenliste, die Rechnungsvorlagen und den Zugang zum Archiv verlieren. Es empfiehlt sich daher, alternativ auf das Produkt «Einzeltarif» zu wechseln, um Monatsgebühren zu vermeiden und das Profil trotzdem zu behalten.
Ich will zu einem günstigeren Abo wechseln, erhalte aber eine Fehlermeldung. Woran könnte das liegen?
Das günstigere Abo besitzt einen kleineren Leistungsumfang. Vor einem Downgrade müssen Sie daher die überzähligen Rechnungsvorlagen und Stammdatenprofile löschen.
Ich benötige einen grösseren Leistungsumfang und wechsle zu einem teureren Abo. Ab wann kann ich dieses nutzen?
Nach dem Upgrade steht Ihnen der Leistungsumfang des neuen Abos sofort zur Verfügung.
Ich habe ein Problem mit einer Preisabrechnung oder einer anderes Anliegen. Wohin kann ich mich wenden?
Supportanfragen stellen Sie per E-Mail an:
Kann ich den Hinweis «Diese QR-Rechnung wurde von qrmodul.ch erzeugt» ausblenden?
Das ist nicht möglich. Der Hinweis ist wichtig für die Qualitätssicherung. Die QR-Rechnung befindet sich nach wie vor in der Einführungsphase, in der technische Probleme nicht zu 100% ausgeschlossen werden können. Dank des Hinweises wird der Austausch zwischen den Banken, der Post und QR Modul vereinfacht, sodass allfällige Probleme zeitnah behoben werden können. QR Modul hatte bisher zwar keine derartigen Schwierigkeiten, aber dieser Kassensturz-Artikel zeigt, dass das Problem im Markt besteht.
5. Registrieren
Was ist der Unterschied zwischen den verschiedenen angebotenen Produkten?
Bei «QR Start», «QR Plus» und «QR Profi» handelt es sich um Abonnemente mit monatlicher Abrechnung. Sie unterscheiden sich durch einen unterschiedlichen Funktionsumfang.
Beim Produkt «Einzeltarif» werden keine Monatsgebühren verrechnet. Hier wird stattdessen ein Preis pro Auftrag verrechnet. Dank diesem Angebot können Sie ein Stammdatenprofil und eine Rechnungsvorlage anlegen sowie das Debitorenmanagement nutzen, ohne Fixkosten zu tragen.
Details zum Funktionsumfang der einzelnen Produkte finden Sie unter Angebot & Preise.
Worin unterscheidet sich das Produkt «Einzeltarif» von den übrigen Produkten?
Beim Produkt «Einzeltarif» werden keine Monatsgebühren verrechnet. Hier wird stattdessen ein Preis pro Auftrag verrechnet. Als Auftrag zählt: Klick auf «Generieren» im Zahlteilgenerator (Bereich «QR-Zahlteil erstellen») oder der Abschluss des Prozesses «QR-Rechnungsserie erstellen». Dank diesem Angebot können Sie ein Stammdatenprofil und eine Rechnungsvorlage anlegen sowie das Debitorenmanagement nutzen, ohne Fixkosten zu tragen.
Details zum Funktionsumfang der einzelnen Produkte finden Sie unter Angebot & Preise.
Kann ich meinen Benutzernamen frei definieren?
Der Benutzername ist Ihre E-Mailadresse. Sie können die E-Mailadresse jederzeit ändern. Achten Sie aber darauf, dass unsere Mitteilungen, zum Beispiel die Abrechnungen der Monatsgebühren, auch wirklich bei Ihnen ankommen.
Es gibt zwei Felder für die Erfassung der Kontonummer: 1. IBAN und 2. QR IBAN. Welche Kontonummer brauche ich für die QR-Rechnung?
Die bisher bekannte IBAN und die mit der QR-Rechnung neu eingeführte QR IBAN kommen je nachdem zur Anwendung, ob sie eine QR-Referenznummer (=Ablösung der heutigen ESR-Referenzen) verwenden wollen oder nicht.
- QR-Rechnungen ohne Referenznummer oder mit einer Creditor Reference (SCOR) verlangen die Verwendung einer konventionellen IBAN.
- QR-Rechnungen mit einer QR-Referenz müssen immer mit einer QR IBAN kombiniert werden. Da Sie QR-Referenzen freiwillig verwenden können, ist auch die Erfassung der QR IBAN freiwillig. Sobald sie diesen Referenztyp aber einsetzen wollen, benötigen Sie die QR IBAN, die Sie auf Nachfrage von Ihrer Bank erhalten.
Auf welche Weise kann ich bei QR Modul bezahlen?
Sie können mit der Kreditkarte (VISA, MasterCard) oder mit der QR-Rechnung bezahlen.
Warum kann ich mich nicht in mein eben erstelltes Profil einloggen?
Nach Bestätigung der Registrierung schicken wir Ihnen einen Aktivierungslink per E-Mail, mit dem Sie den Prozess abschliessen. Sobald Sie den Link im E-Mail angeklickt haben, können Sie sich einloggen.
Ich habe keinen Aktivierungslink erhalten und kann die Registrierung nicht abschliessen. Was kann ich tun?
Wenn Sie das E-Mail mit dem Aktivierungslink zur Freischaltung Ihres Profils nicht erhalten haben, kann dies folgende Gründe haben:
- Das E-Mail ist noch nicht angekommen. In der Regel finden Sie es sofort nach der Bestellbestätigung in Ihrer Mailbox. Je nachdem, welches System Sie verwenden, kann es aber auch mal ein paar Minuten dauern.
- Haben Sie Ihre E-Mail korrekt erfasst? Vielleicht hat ein Tippfehler verhindert, dass der Aktivierungslink ankommt.
Das können Sie tun:
- Warten Sie ein paar Minuten und aktualisieren Sie dann den Posteingang Ihres E-Mail-Programms.
- Checken Sie den Spam-Ordner.
- Wiederholen Sie die Registrierung mit einer korrekten, gültigen E-Mail.
Falls das alles nicht geholfen hat, wenden Sie sich an den Support: info@qrmodul.ch
Ich habe keinen Aktivierungslink erhalten, der nun aber abgelaufen ist. Was kann ich tun?
Der Aktivierungslink ist während 72h gültig. Wenn Sie ihn nach Ablauf dieser Frist anklicken, gelangen Sie auf eine Website, auf der Sie einen neuen Link bestellen können.
6. Nutzercockpit (Mein Profil)
Was bietet der Bereich «Mein Profil»?
Im Nutzercockpit «Mein Profil» steuern Sie alle Funktionen für registrierte Nutzer an:
- Ihre Stammdaten (IBAN, Adresse usw.), die automatisch in Ihre QR-Rechnungen integriert werden
- Funktion zur Erstellung und Anpassung von Rechnungsvorlagen
- Debitorenmanagement
- Erstellung von QR-Rechnungen einzeln oder in Serie
- Archiv Ihrer bisher erstellten QR-Rechnungen
Ausserdem verwalten Sie hier Ihr Profil in den «Einstellungen» (z.B. Passwortrückstellungen) und finden eine vollständige Übersicht zu Ihren gewählten Produkten, der Nutzung derselben und der aufgelaufenen oder bereits bezahlten Kosten.
Wie starte ich den Prozess für die Erstellung von QR-Rechnungen in Serie?
Klicken Sie oben rechts in der Navigation auf «QR Modul» und anschliessend auf «QR-Rechnungsserie erstellen». Achten Sie darauf, dass Sie Ihre Rechnungsvorlage und Ihre Debitoren vorgängig eingerichtet haben. Dann benötigen Sie nur noch wenige Klicks bis zur perfekten Rechnung.
Wo finde ich die Belege für die Kosten, die ich bisher bezahlt habe?
Klicken Sie oben rechts in der Navigation auf «Mein Profil» und anschliessend auf «Produktnutzung». Im Bereich «Meine Abrechnungen» finden Sie alle Rechnungen, die wir Ihnen seit Ihrer Registrierung jeweils am Monatsbeginn geschickt haben.
7. Debitoren verwalten
Kann ich meine eigene Excel-Liste mit meinen Debitoren hochladen?
Ja, Sie können Ihre eigene Debitorenliste in Excel-Form hochladen. Sie müssen aber die vorgegebene Reihenfolge und Titel der Spalten einhalten, damit die Daten in die korrekten Felder übernommen werden. Laden Sie dazu zuerst unsere Excel-Vorlage herunter und kopieren Sie die Daten aus Ihrer aktuellen Liste in diese Vorlage.
Kann ich meine Debitoren online bewirtschaften?
Ja, Sie können Debitorenpositionen online anlegen, bestehende mutieren oder löschen. Ausserdem steht Ihnen die Möglichkeit offen, den Status einer Position zu verwalten (z.B. «Geld erhalten»).
Kann ich die Debitorenpositionen aus QR Modul herunterladen?
Ja. Selektieren Sie die Positionen, die Sie auf Ihren PC herunterladen wollen und klicken Sie dann auf «Liste exportieren».
Der Download erfolgt im .csv-Format. Nach dem Öffnen einer .csv-Datei mit Excel finden sich alle Einträge in der vordersten Spalte. Sie können diese wieder sauber auf mehrere Spalten aufteilen, indem Sie in Excel zur Registerkarte «Daten» gehen und die Funktion «Text in Spalten» wählen. Im Menufenster aktivieren Sie die Checkbox «Getrennt», gehen «Weiter» und aktivieren dann die Checkbox «Komma» im Bereich «Trennzeichen». Fertig.
Ich habe meine Debitorenliste heruntergeladen. Nach dem Öffnen finden sich alle Informationen in der ersten Spalte. Wie kann ich sie sauber auf verschiedene Spalten aufteilen?
Der Download erfolgt im .csv-Format. Nach dem Öffnen einer .csv-Datei mit Excel finden sich immer alle Einträge in der vordersten Spalte. Sie können diese aufteilen, indem Sie in Excel zur Registerkarte «Daten» gehen und die Funktion «Text in Spalten» wählen. Im Menufenster aktivieren Sie die Checkbox «Getrennt», gehen «Weiter» und aktivieren dann die Checkbox «Komma» im Bereich «Trennzeichen». Fertig.
Ich habe die Debitorenliste heruntergeladen. Einige Spaltentitel sind farbig markiert. Was bedeutet das?
Diese Farbmarkierungen zeigen die Muss-Felder an. D.h. für die korrekte Erstellung von QR-Rechnungen müssen die entsprechenden Informationen zwingend vorhanden sein. Sie können Ihre Liste aber trotz fehlender Angaben hochladen und diese dann nachträglich online ergänzen. Debitorenpositionen, bei denen Angaben fehlen, sind mit einem roten Ausrufezeichen markiert.
Ich will eine Debitorenposition ändern oder ergänzen. Wie geht das?
Klicken Sie auf den kleinen Bleistift in der Spalte «Aktionen» des betreffenden Eintrags. Daraufhin öffnet sich ein neues Fenster, in dem Sie die gewünschten Änderungen vornehmen können.
Ich habe eine Debitorenposition geändert und kann sie nicht speichern. Warum?
QR Modul ist so eingerichtet, dass Sie keine Fehler bei der Erzeugung von QR-Rechnungen machen können. Vermutlich sind in der betroffenen Position nicht alle Muss-Felder ausgefüllt. Das ist eine Voraussetzung, um sie speichern zu können. Fehlende Angaben werden mit einer roten Warnmeldung angezeigt.
In meiner Debitorenliste sind einige Positionen mit einem roten Ausrufezeichen markiert. Was bedeutet das?
QR Modul ist so eingerichtet, dass Sie keine Fehler bei der Erzeugung von QR-Rechnungen machen können. Bei den markierten Positionen fehlen Angaben in Muss-Feldern. Diese müssen Sie ergänzen, bevor Sie für die betroffenen Positionen QR-Rechnungen erzeugen können.
Wie kann ich Referenznummern für meine Debitorenpositionen erzeugen?
Hierfür stehen Ihnen verschiedene Optionen zur Verfügung:
- Wenn Sie eine Excel-Liste hochladen, in der bereits Referenznummern vorhanden sind, werden sie beim Einlesen übernommen.
- Auf QR Modul haben Sie die Möglichkeit, Referenznummern für die Positionen in Ihrer Debitorenliste automatisch erzeugen zu lassen. Wählen Sie zwischen der QR-Referenz (= Ablösung der alten ESR-Referenz) oder der Creditor Reference (SCOR, v.a. im EUR-Raum gebräuchliches Format). Sie können sogar das Rechnungsdatum oder die Kundennummer in die Referenznummer integrieren.
- Einzelne Referenznummern können Sie auch manuell ergänzen.
Ich habe eine Referenznummer erzeugt, die das Rechnungsdatum enthält. Wo sehe ich dieses?
Beispieldatum: 30.09.2021
Dieses wird in eine QR-Referenz im Format JJ.MM.TT an den Stellen 1-6 integriert.
Beispiel: 21 09302 02005 12340 00000 02124
Bei einer Creditor Reference wird es an den Stellen 5-10 integriert Beispiel: RF94 2109 3000 0000 0000 0021 1
Ich habe eine Referenznummer erzeugt, welche die Kundennummer enthält. Wo sehe ich diese?
Beispiel Kundennummer: 2020.05.1234
Diese wird in eine QR-Referenz an den Stellen 7-16 integriert (max. 10 Zeichen möglich).
Beispiel: 21 09302 02005 12340 00000 02124
Bei einer Creditor Reference wird sie an den Stellen 11-16 integriert (max. 6 Zeichen möglich).
Beispiel: RF03 2109 3020 2005 0000 0021 2
Allfällige Sonderzeichen, Buchstaben oder überzählige Stellen werden ignoriert.
Was passiert, wenn ich eine Referenznummer mit Integration der Kundennummer erzeuge, die entsprechende Debitorenposition aber gar keine Kundennummer besitzt?
In diesem Fall werden die entsprechenden Positionen in der Referenznummer mit Nullen belegt. Sie brauchen vor der automatischen Erzeugung von Referenznummern also keine Unterscheidung zu machen zwischen Debitorenpositionen mit und solchen ohne Kundennummer.
Was passiert, wenn ich eine QR-Referenz mit Integration einer Kundennummer erzeuge, die Sonderzeichen oder Buchstaben enthält?
QR-Referenzen (QRR) bestehen ausschliesslich aus Zahlen. Sonderzeichen und Buchstaben werden bei der Generierung ignoriert.
Was passiert, wenn ich eine Creditor Reference mit Integration einer Kundennummer erzeuge, die Sonderzeichen oder Buchstaben enthält?
Creditor References (SCOR) können zwar sowohl aus Buchstaben als auch aus Zahlen bestehen. QR Modul erzeugt aber ausschliesslich numerische Referenzen. Sonderzeichen und Buchstaben werden bei der Generierung daher ignoriert.
Gewisse Debitorenpositionen sind mit einem roten Warndreieck markiert. Was bedeutet das?
In der betreffenden Position sind nicht alle Mussfelder ausgefüllt. Wenn Sie auf das Stiftsymbol klicken, um die Details zur Position zu betrachten, werden Ihnen die entsprechenden Felder in Rot angezeigt. Am besten ergänzen Sie die fehlenden Angaben sofort in Ihrer Debitorenliste. Andernfalls holen Sie dies im Prozess für die Erstellung von Rechnungsserien nach.
Meine Debitorenliste im Excel besteht aus mehreren Tabellenblättern. Kann ich sie auch auf QR Modul hochladen?
Der Upload der Liste wird nicht behindert, wenn mehrere Tabellenblätter in einer Excel-Datei vorhanden sind. Beachten Sie aber, dass stets nur die Daten aus dem vordersten Tabellenblatt hochgeladen werden, das im Register ganz links einsortiert ist.
Wie kann ich in meiner Debitorenliste weitere Informationen pflegen, die in der Vorlage von QR Modul nicht vorgesehen sind?
Sie können ganz rechts in der Liste, nach den Spalten, die QR Modul für die Erzeugung von Rechnungen benötigt, beliebig viele weitere Spalten einfügen, um zusätzliche Informationen zu Ihren Rechnungspositionen zu speichern. Beachten Sie aber, dass nur diejenigen Spalten bei QR Modul hochgeladen werden, die auch in der Vorlage vorhanden sind. Die übrigen werden beim Upload ignoriert.
Ich habe in meiner Excel-Liste in Spalte A die Sprache für jeden Kunden eingetragen. Die Angaben wurden beim Hochladen aber nicht berücksichtigt.
Kontrollieren Sie die Einträge. Diese müssen exakt den Formulierungen entsprechen, die auch im Debitorenmanager online zur Auswahl stehen:
Deutsch, Französisch, Italienisch, Englisch oder Rätoromanisch.
Für Debitoren, bei denen diese Angabe nicht korrekt erfasst ist, wird automatisch die Sprache eingesetzt, die Sie für Ihr Profil gewählt haben.
Das Hochladen der Debitorenliste funktioniert nicht. Ich erhalte eine Fehlermeldung.
Möglicherweise befinden sich ungültige Informationen in der Liste. Insbesondere in der Spalte «Referenznummer» muss entweder eine gültige QR-Referenz (QRR), eine gültige Creditor Reference (SCOR) oder gar keine Information vorhanden sein. Wenn hier Informationen erfasst sind, die den Vorgaben für Referenznummern nicht entsprechen, kann dies den Upload der Liste behindern. Das gleiche gilt, wenn in der Liste Sonderzeichen vorhanden sind, die in der QR-Rechnung nicht erlaubt sind.
Wie viele Zeichen kann das Feld «Produktname» maximal beinhalten?
Der Platz im Feld reicht für 40 Zeichen.
8. Rechnungsvorlagen erstellen
Wie viele Rechnungsvorlagen kann ich erstellen?
Das hängt vom gewählten Produkt ab. Gleich nach der Registrierung stellen wir Ihnen 3 Standardvorlagen (für Abonnemente) bzw. 1 Standardvorlage (Produkt Einzeltarif) zur Verfügung. Diese können Sie nach Ihren eigenen Bedürfnissen überarbeiten, löschen oder mit weiteren Vorlagen ergänzen.
Welche Elemente einer Rechnungsvorlage kann ich individuell gestalten?
Folgende Elemente können Sie nach Ihren eigenen Bedürfnissen einrichten:
- Eigenes Logo oben links
- Kontaktangaben oben links unter Logo
- Betreff
- Einleitungstext nach Anrede, über Produkttabelle
- Abschlusstext unterhalb Produkttabelle
- Grussformel
- Schriftart
Welche Elemente einer Rechnungsvorlage sind fix vorgegeben?
Folgende Elemente sind fix:
- Beschriftungen in der Produkttabelle. Diese passen sich an die ausgewählte Sprache an.
Folgende Elemente werden dynamisch aus anderen Quellen bezogen, sobald Sie QR-Rechnungen erzeugen:
- Ort & Datum oben rechts («Ort» stammt aus den von Ihnen erfassten Stammdaten; «Datum» = Rechnungsdatum aus der Debitorenliste)
- Absenderadresse (aus Ihren Stammdaten)
- Empfängeradresse (aus der Debitorenliste)
- Anrede (aus der Debitorenliste)
- Kundennr., Rechnungsdatum und Zahlbar bis-Datum («Kundennr.» und «Rechnungsdatum» aus Debitorenliste; das «Zahlbar bis» -Datum erfassen Sie optional im Rechnungsprozess)
- Produkte und Preise (aus der Debitorenliste)
- QR-Zahlteil (aus Ihren Stammdaten und der Debitorenliste)
Ich will ein Logo hochladen, was nicht funktioniert. Was könnten die Gründe sein?
Einerseits muss das Logo das Format .png oder .jpg haben, andererseits darf es nicht grösser als 1 MB sein. Ausserdem muss die Grösse des Logos nach dem Hochladen so eingestellt sein, dass es in den roten Rahmen passt.
Prüfen Sie auch die Grösse in der Vorschau. Sollte der Regler im blauen Balken ganz links sein, ist Ihr Logo möglicherweise so stark minimiert, dass es nicht mehr sichtbar ist. Verschieben Sie den Regler nach rechts, um es zu vergrössern.
9. QR-Rechnungen in Serie erstellen
Wie erstelle ich ganze Rechnungsserien?
Richten Sie die drei Grundlagen ein, die Sie für die Erstellung von QR-Rechnungsserien benötigen:
- Ihre Stammdaten
- Rechnungsvorlage
- Debitorenliste
Danach starten Sie den Prozess «QR-Rechnungsserie erzeugen». Mit Hilfe der drei oben erwähnten Datenquellen erzeugen Sie bis zu 500 perfekte QR-Rechnungen pro Auftrag innert kürzester Zeit mit wenigen Klicks.
Wieso hänge ich in der Maske «QR-Rechnungen korrigieren» fest?
Unser Versprechen ist es, dass Sie bei uns 100% korrekte QR-Rechnungen erzeugen. In dieser Maske werden Ihnen daher diejenigen Positionen angezeigt, die einen Fehler haben, z.B. fehlende Angaben in einem Mussfeld. Diese Fehler müssen Sie hier nacheinander korrigieren, bevor Sie den Auftrag abschliessen können.
Die Korrekturen und Ergänzungen, die Sie hier vornehmen, werden übrigens automatisch in Ihre Stammdaten bzw. die Debitorenliste übernommen, sodass sie sie dort nicht noch ein zweites Mal nachführen müssen.
Wie kann ich die erzeugten QR-Rechnungen bzw. QR-Zahlteile verwenden?
Sie können sie entweder herunterladen (ZIP-Datei), um sie anschliessend selber zu drucken, oder sie lassen sie von unserer Partnerdruckerei drucken und mit der Post direkt an die Rechnungsempfänger schicken. Ausserdem bieten wie den Direktversand via E-Mail für die Abonnemente «QR Plus» und «QR Profi» an.
Wie kann ich im Adressfeld der QR-Rechnung die Adresse einer Firma so erfassen, dass in der 1. Zeile der Firmenname erscheint und in der 2. Zeile der Name meiner Kontaktperson?
Den Firmennamen tragen Sie im Feld «Vorname» ein. Wenn Sie den Personennamen nun im Feld «Nachname» eintragen würden, erschiene er im Adressfeld auf derselben Zeile. Deshalb tragen Sie in diesem Fall den Personennamen im Feld «Adresszusatz» ein.
Was bedeutet die Drop-Down-Auswahl «Anzahl Zahlteile pro QR-Rechnung spezifizieren?»
Sie können in einer Debitorenposition bis zu 15 Produkte erfassen, wobei jedes seinen eigenen Preis haben kann. Per Standard wird für die Gesamtsumme aller Produkte ein einzelner QR-Zahlteil erstellt. Sie können mit dieser Drop-Down-Auswahl aber auch bestimmen, dass für jedes Produkt ein eigener QR-Zahlteil erstellt wird. So wird es einfacher, um z.B. Ratenzahlungen oder verschiedene Spendenoptionen anzubieten.
Auf Wunsch wird zusätzlich ein QR-Zahlteil mit leerem Betragsfeld erstellt.
10. Archiv
Wie lange werden meine QR-Rechnungen archiviert?
Solange wie Sie Ihr Profil behalten. Es gibt kein Ablaufdatum für die Dokumente in Ihrem Archiv.
11. Referenznummern
Was ist eine QR-Referenz (QRR)?
Die QR-Referenz (QRR) ist die 1:1-Ablösung der bisherigen ESR-Referenz des orangen Einzahlungsscheines und besteht ausschliesslich aus Zahlen. Bestehende ESR-Referenzen können Sie somit mit der QR-Rechnung weiterverwenden. Beachten Sie, dass bei Verwendung einer QR-Referenz auch eine QR IBAN eingesetzt werden muss. Diese erhalten Sie von Ihrer Bank auf Anfrage.
Mit QR Modul haben Sie die Möglichkeit, massgeschneiderte QR-Referenzen für Ihre Debitorenpositionen zu erzeugen.
Kann ich meine bestehenden ESR-Referenznummern auch in der QR-Rechnung verwenden?
Ja, die neue QR-Referenz (QRR) entspricht 1:1 der bisherigen ESR-Referenz. Beachten Sie, dass Sie die QR-Referenz mit einer speziellen QR IBAN kombinieren müssen. Diese erhalten Sie von Ihrer Bank.
Was ist eine SCOR-Referenz?
Die Creditor Reference (SCOR) ist ein im Euro-Raum gebräuchliche Variante der Referenznummer, die aus Zahlen und Buchstaben besteht. Sie können Sie als Alternative zur QR-Referenz verwenden, z.B. wenn Sie die normale statt der speziellen QR IBAN einsetzen. Die ersten beiden Stellen dieses Referenztyps sind mit den Buchstaben «RF» besetzt.
Was bedeutet der Referenztyp «NON»?
Dieser Wert wird gesetzt, wenn keine Referenz verwendet wird.
12. Versandservice per Post
Wo kann ich den Versand von QR-Rechnungen per Briefpost beauftragen?
Das Formular, in dem Sie die Details zum Postversand spezifizieren und den Versandauftrag erteilen können, ist am Schluss des Prozesses «QR-Rechnungsserie erstellen».
Kann ich dir Druckerei selber auswählen, die die Briefe verschickt?
Nein. Unsere Partnerdruckerei ist die Schneider Druck AG in Zürich.
Was kostet der Postversand?
Versandaufträge werden nach Aufwand verrechnet. Bevor Sie den Auftrag abschicken, zeigen wir Ihnen, was die Ausführung auf Basis Ihrer Spezifikationen kostet.
Wo sehe ich die Kosten für den Versandauftrag?
Einerseits in der Auftragsmaske, in der Sie den Versandauftrag spezifizieren. So kennen Sie die Kosten, bevor Sie den Auftrag bestätigen. Andererseits im Lieferschein, den wir Ihnen als Auftragsbestätigung erstellen.
Wie hoch die Kosten ausfallen, hängt davon ab, welche Einstellungen Sie vornehmen: A-Post kostet mehr als B-Post, Farbdrucke mehr als schwarz-/weiss-Drucke und individuell gestaltete Couverts mehr als neutrale. Probieren Sie alle Einstellungen und finden Sie es heraus!
Welche Posttarife stehen zur Auswahl?
A- und B-Post.
Welche Vorgaben kann ich für den Briefversand machen?
Sie können fast alles nach Ihren Bedürfnissen auswählen:
- Posttarif;
- Direktversand an Ihre Kunden oder Versand an eine von Ihnen definierte Sammeladresse;
- Farbe oder schwarz/weiss;
- Individuelle Couverts mit Ihrem Logo oder neutrale Couverts;
- Nomal- oder Expressauftrag;
- zusätzliche (Marketing-)Beilage;
- u.v.m.
Kann ich individuell gestaltete Couverts für den Versand einsetzen?
Ja. Sie können Ihr Logo und Ihre Absenderadresse einfügen. Sie erhalten direkt im Auftragsformular eine Vorschau.
Was bedeutet «Versand an Sammeladresse»?
In diesem Fall schicken wir die QR-Rechnungen nicht direkt an Ihre Kunden, sondern als Paket an eine von Ihnen definierte Adresse. So können Sie die Briefe vor dem Weiterversand kontrollieren, eigene Briefmarken aufkleben oder weitere Beilagen einsortieren.
Wenn Sie keine kompletten QR-Rechnungen, sondern nur die QR-Zahlteile erzeugt haben, ist die Option «Sammeladresse» zwingend, weil dann der Adressträger fehlt.
Warum kann ich meine QR-Zahlteile nicht direkt an den Kunden schicken lassen, sondern muss eine Sammeladresse erfassen?
Wenn Sie keine kompletten QR-Rechnungen, sondern nur die QR-Zahlteile erzeugt haben, ist die Option «Sammeladresse» zwingend, weil dann der Adressträger fehlt.
Kann ich meine eigene Rechnungsvorlage mit dem QR-Zahlteil kombinieren und verschicken lassen?
Aktuell noch nicht. Bis Ende August werden wir die Option freischalten, individuelle Versandbeilagen für jeden Debitor im Auftrag hochzuladen. Diese können Sie dann als Adressträger bestimmen, sodass sie zuvorderst einsortiert werden. Achten Sie in diesem Fall darauf, dass die Adresse so plaziert ist, dass sie in einem Couvert sichtbar ist, das das Fenster rechts hat.
Wie schnell wird mein Versandauftrag umgesetzt bzw. wie lange dauert es, bis die Kunden die Rechnung im Briefkasten haben?
Express-Aufträge werden vom Auftragnehmer innert 24 h (es zählen nur Werktage) ausgeführt. Namentlich Wochenenden (Samstage und Sonntage), Ruhe-, Feier- und Brückentage (inklusive Sechseläuten und Knabenschiessen) zählen nicht als Werktage.
Aufträge mit der Priorität «Normal» werden vom Auftragnehmer innert einer Frist von maximal 4 Werktagen ausgeführt.
Erhalte ich einen Lieferschein für den Versandauftrag?
Ja. Er enthält die Auftragsdetails und die Kosten des Auftrages. Sie finden ihn unter «Mein Profil – Produktnutzung – Meine Abrechnungen».
Kann ich einem Brief eine unpersönliche (Marketing-)Beilage hinzufügen?
Ja. Die Beilage wird im Couvert im Anschluss an die QR-Rechnung einsortiert.
Kann ich einem Brief eine individuelle Beilage für Rechnungsempfänger hinzufügen?
Aktuell noch nicht. Diese Funktion wird ab Ende August 2022 zur Verfügung stehen. Sie werden diese Beilage dann auch als Adressträger definieren, wenn Sie nicht die Rechnungsvorlage von QR Modul verwenden möchten.
13. Versandservice per E-Mail
Wo kann ich den Versand meiner QR-Rechnungen per E-Mail beauftragen?
Das Formular, in dem Sie die Details zum E-Mailversand spezifizieren und den Versandauftrag erteilen können, findet sich am Ende des Prozesses «QR-Rechnungsserie erstellen».
Voraussetzung ist, dass Sie entweder das Produkt «QR Plus» oder «QR Profi» gewählt haben.
Ist der E-Mailversand in den Monatsgebühren inbegriffen?
Ja. Voraussetzung ist, dass Sie entweder das Produkt «QR Plus» oder «QR Profi» gewählt haben.
Erscheine ich als Rechnungssteller als Absender des Mails?
Der Absender ist aus technischen Gründen QR Modul. Ihre Absenderadresse als Rechnungssteller ist in folgenden Bereichen des E-Mails sichtbar:
- Bereich «Kontaktangaben für Rückfragen zur Rechnung». Hier können Sie zusätzlich zu Ihrer E-Mailadresse optional auch Ihre Telefonnummer und Ihre Postadresse ergänzen.
- Im Kopfbereich des Mails im Feld «Cc».
Ausserdem ist Ihr Name prominent im oberen Bereich des Mails in grosser Schrift plaziert. Zusätzlich haben Sie die Möglichkeit, im Freitextbereich weitere Angaben Ihrer Wahl zu ergänzen.
Kann ich meine eigene E-Mailadresse als Absenderadresse einrichten?
Nein, aus technischen Gründen ist QR Modul der Absender des Mails. Ihr Name als Rechnungssteller bzw. Ihre Kontaktangaben für Rückfragen sind im Mail aber prominent plaziert, sodass der Rechnungsempfänger sofort erkennt, von wem die QR-Rechnung stammt.
Woher weiss ich, dass die E-Mails beim Empfänger angekommen sind?
24 Stunden nach dem Versandauftrag schicken wir Ihnen ein Journal an Ihre E-Mailadresse, auf dem Sie sehen, welche E-Mails erfolgreich verschickt wurden und welche nicht. Das Journal können Sie ausserdem jederzeit in Ihrem Profil unter «Mein Profil – Produktnutzung – Abrechnungen» beziehen.
Kann ich einem E-Mail eine unpersönliche (Marketing-)Beilage hinzufügen?
Ja. Die Beilage wird im E-Mail als pdf-Anhang mitgeschickt.
Kann ich einem E-Mail eine individuelle Beilage für Rechnungsempfänger hinzufügen?
Ja. Sie können für jeden Rechnungsempfänger einzeln die gewünschte Beilage hinzufügen, zum Beispiel eine Spendenbestätigung, ganz einfach mittels Drag & Drop. Die Beilage wird im E-Mail als pdf-Anhang mitgeschickt.
14. QR-Rechnung in WIR
Was bedeutet «QR-Rechnung in WIR»?
Neben den üblichen Währungen CHF und EUR bietet QR Modul exklusiv die Möglichkeit, die WIR-Währung CHW einzusetzen. Das bedeutet, Sie können den Betrag einer Rechnung frei zwischen CHF und CHW aufteilen. Wir erzeugen dann zwei Zahlteile für die entsprechende QR-Rechnung – einen in CHW und einen in CHF. In folgenden beiden Ausnahmefällen erstellen wir nur einen Zahlteil:
- Wenn der Anteil in WIR = 100% ist, erstellen wir nur einen Zahlteil in CHW, weil der CHF-Betrag dann = 0.00 ist.
- Wenn der Anteil in WR = 0% ist, erstellen wir nur einen Zahlteil in CHF, weil der CHW-Betrag dann = 0.00 ist.
Wie erhalte ich Zugang zu den WIR-spezifischen Funktionen bei QR Modul?
Wenn Sie sich registrieren, erfassen Sie Ihre IBAN. Die Instituts-Identifikation (IID) der Bank ist Bestandteil der IBAN. Somit wissen wir aufgrund Ihrer IBAN, ob Sie Kunde der Bank WIR sind oder nicht und schalten die WIR-Funktionen automatisch frei – oder eben nicht.
Wenn Sie bereits bei QR Modul mit der IBAN einer anderen Bank registriert sind, aber trotzdem die WIR-Funktionen nutzen wollen, können Sie unter «Mein Profil – Stammdaten» die alte IBAN mit ihrer WIR-IBAN ersetzen. Anschliessend stehen Ihnen die WIR-Funktionen sofort zur Verfügung. Wichtig ist, dass Sie das in Ihrem Default-Stammdatenprofil tun, weil dies uns die Identifikation Ihrer Bank ermöglicht.
Warum habe ich keinen Zugriff auf die WIR-Funktionen?
Prüfen Sie, ob Sie die IBAN Ihres WIR-Kontos unter «Mein Profil – Stammdaten» erfasst haben, und zwar im Default-Profil. Die IBAN der Bank WIR erkennen Sie daran, dass die Stellen 5-9 mit der IID der Bank WIR belegt sind, die wie folgt lautet: 08391.
Kann ich eine IBAN einer anderen Bank erfassen und trotzdem die WIR-Funktionen nutzen?
Ja, das können Sie. Wichtig ist, dass die IBAN Ihres Bank WIR-Kontos im Default-Stammdatenprofil erfasst ist. Sie können aber zusätzliche Stammdatenprofile erfassen und darin die IBAN anderer Banken erfassen.
Bezahle ich höhere Gebühren für die Nutzung der WIR-Funktionen?
Nein. Im Gegenteil: Kunden der Bank WIR profitieren dauerhaft von 20% Rabatt auf die Monatspreise.
Wie kann ich einen Rechnungsbetrag zwischen CHW und CHF aufteilen?
Wir stellen Ihnen hierfür ein Feld zur Verfügung, in dem Sie den Prozentsatz erfassen können, der für den WIR-Anteil gelten soll.
Wenn Sie mit dem Debitorenmanager arbeiten (online oder Upload Excel-Liste), können Sie für jedes Produkt innerhalb einer Debitorenposition den Anteil in WIR individuell definieren.
Können QR-Rechnungen in der WIR-Währung CHW am Postschalter bezahlt werden?
Nein, QR-Zahlteile in der Währung CHW können ausschliesslich bei der Bank WIR bezahlt werden. D.h. es müssen sowohl der Rechnungssteller als auch der -empfänger ein WIR-Konto besitzen.
Warum werden die Debitoren aus meiner Excel-Liste nicht korrekt eingelesen?
Möglicherweise haben Sie die falsche Vorlage verwendet. Laden Sie zuerst unsere Excel-Vorlage herunter, kopieren Sie Ihre Debitoren hinein und laden Sie die Liste anschliessend wieder hoch. Die Verwendung unserer Excel-Vorlage ist zwingend, da wir sonst nicht wissen, welche Daten sich in welcher Spalte befinden.
Wie kann ich die MwSt. von der Berechnung des WIR-Anteils ausschliessen?
Ja. Im Debitorenmanager rufen Sie die gewünschte Position auf, klicken auf die Produktedetails und finden da eine entsprechende Checkbox, die Sie aktivieren oder deaktivieren können. Per Default wird die MwSt. für die Betragsaufteilung eingerechnet.
Wo kann ich einstellen, dass die Monatsrechnung von QR Modul mit 50% WIR bezahlt wird?
Diese Option erfassen Sie bei der Registrierung oder jederzeit unter «Mein Profil – Einstellungen».
Warum kann ich die Zahloption «Kreditkarte» nicht auswählen?
Wenn Sie die Option «Monatsgebühr mit 50% WIR bezahlen» gewählt haben, steht nur die Zahlungsart «QR-Rechnung» zur Verfügung, weil Kreditkarten keine WIR-Zahlungen ausführen können. Sie können die Zahlungsart jederzeit unter «Mein Profil – Einstellungen» ändern.
15. Rechnungsinformationen
Was sind Rechnungsinformationen?
Es handelt sich hierbei um die Möglichkeit, via QR-Rechnung standardisierte Informationen an den Rechnungsempfänger zu schicken. Jede Branche kann theoretisch ihre eigene Syntax definieren, die die Form der Informationsübermittlung vorgibt. Sie kann z.B. MwSt.-, Skonto- oder Datumsinformationen enthalten. Aktuell ist nur die Syntax der Swico (Wirtschaftsverband für die digitale Schweiz) in Kraft.
Diese Funktion nutzen in der Regel nur sehr grosse Firmen mit einem stark automatisierten Kreditorenmanagement. Die Rechnungsinformationen sind ausschliesslich auf dem QR-Zahlteil gespeichert und werden in der Zahlung selber nicht erfasst.
Kann ich die Funktion «Rechnungsinformationen» bei QR Modul nutzen?
Ja.
16. Alternative Verfahren
Was sind Alternative Verfahren?
Diese Funktion ermöglicht die Umwandlung einer QR-Rechnung in ein anderes Format. Aktuell sind die eBill und TWINT als alternative Formate verfügbar.
Beispiel mit einer eBill:
Der Rechnungssteller schickt die Rechnung in diesem Fall nicht an den Endkunden, sondern an einen Netzwerkpartner (NWP) der SIX Group AG. Dieser prüft dann, ober der Endkunde die Rechnung als QR-Rechnung erhalten will oder als eBill. In letzterem Fall wandelt der NWP die QR-Rechnung in eine eBill um und leitet sie anschliessend an den Endkunden weiter.
Es ist denkbar, dass künftig weitere Alternative Verfahren eingeführt werden.
Kann ich die Funktion «Alternative Verfahren» bei QR Modul nutzen?
Nein, QR Modul bietet diese Option aktuell nicht an.
