FAQ sur la Facture QR avec Module QR
1. Termes
Qu‘est-ce qu’une Facture QR ?
Une Facture QR est une facture complète qui contient à la fois les détails de la facture et la section de paiement QR (précédemment : bulletin de versement). Ce dernier est le document de la Facture QR qui contient le code QR suisse et dont vous avez besoin pour effectuer le paiement.
Qu‘est-ce qu’une section de paiement QR ?
La section de paiement QR correspond à la réception de la Facture QR (précédemment : bulletin de versement), qui contient les détails du paiement à la fois dans le code QR suisse et en texte clair. Il remplace les anciens bulletins de versement rouge et orange.
Qu‘est-ce qu’une référence QR (QRR) ?
La référence QR (QRR) est le remplacement 1:1 de la référence ISR précédente du bulletin de versement orange et se compose exclusivement de chiffres. Vous pouvez donc continuer à utiliser les références ISR existantes avec la Facture QR. Veuillez noter que lorsque vous utilisez une référence QR, un IBAN QR doit également être utilisé. Vous pouvez l’obtenir sur demande auprès de votre banque.
Avec le Module QR, vous avez la possibilité de créer des références QR personnalisées pour les articles de vos clients.
Qu‘est-ce qu’un IBAN QR ?
Le QR IBAN est une variante spéciale de l’IBAN normal. Vous pouvez reconnaître un QR IBAN au fait que le 5ème chiffre est toujours le chiffre 3. Si une référence QR est utilisée dans une Facture QR, elle doit être associée à un IBAN QR. Vous pouvez obtenir le QR IBAN auprès de votre banque sur demande.
Avec le Module QR, vous avez la possibilité de créer des références QR personnalisées pour vos postes débiteurs.
Qu‘est-ce qu’une Creditor-Reference (SCOR) ?
Le numéro de référence du créancier (SCOR) est une variante du numéro de référence utilisé dans la zone euro, qui se compose de chiffres et de lettres. Vous pouvez l’utiliser comme alternative à la référence QR, par exemple si vous utilisez l’IBAN normal au lieu de l’IBAN spécial QR. Les deux premiers chiffres de ce type de référence sont occupés par les lettres « RF ».
Qu’est-ce que les Informations de facture ?
Les informations de facture font référence à la transmission standardisée d’informations de l’émetteur de factures au payeur, telles que la TVA, l’escompte, la date de facturation, etc.
Jusqu’à présent, seule la syntaxe de l’association professionnelle de l’industrie des TIC et du commerce en ligne (Swico) existe. Toutefois, il est concevable que d’autres secteurs développent de telles syntaxes.
Quelle est la Procédure alternative ?
Il s’agit d’une ligne de code spéciale indiquant que la Facture QR peut être payée par une méthode alternative. Jusqu’à présent, eBill est la seule alternative. Si la Facture QR est envoyée à un partenaire de réseau au lieu d’être envoyée directement au payeur, le partenaire de réseau convertit la Facture QR en eBill et la transmet au payeur à la place de la Facture QR – à condition que l’émetteur et le destinataire de la facture soient tous deux inscrits à eBill.
2. Questions générales sur la Facture QR
Je suis satisfait des bulletins de versement orange et rouge. Pourquoi devrais-je passer à la Facture QR ?
La Facture QR n’est pas un complément aux anciens bulletins de paiement, mais leur REMPLACEMENT. Vous pouvez encore utiliser cette dernière jusqu’au 30 septembre 2022, après quoi seule la Facture QR pourra être utilisée. Il est obligatoire que vous changiez.
Quand dois-je passer à la Facture QR ?
À partir du 1er octobre 2022, seule la Facture QR pourra être utilisée. Planifiez à l’avance la migration de vos processus de facturation.
Comment puis-je m’assurer que mes Factures QR ou mes sections de paiement QR sont correctes ?
Vous pouvez soit étudier les spécifications de SIX Group SA, le propriétaire du processus, soit utiliser le Module QR. Les validations de nos processus garantissent que toutes vos Factures QR ou sections de paiement QR sont 100% correctes et que leur traitement au guichet de la poste et des banques est garanti.
J’utilise un logiciel ERP. Comment puis-je générer des Factures QR avec ce système ?
Les fournisseurs de solutions logicielles ERP ont déjà ou vont encore passer à la Facture QR. Vous devrez installer une mise à jour correspondante.
Si vous n’avez pas encore eu de nouvelles de votre fournisseur d’ERP, vous devriez demander à l’occasion ou – mieux encore – passer immédiatement au Module QR. Cela vous épargnera des installations de logiciels et des efforts de formation à l’avenir.
Quels sont les avantages de passer d’un logiciel ERP installé de façon permanente à une solution en ligne (SaaS) ?
Le logiciel en tant que service (SaaS) présente plusieurs avantages :
- Pas d’installation fixe sur un PC spécifique : au contraire, autant d’utilisateurs que vous le souhaitez peuvent accéder aux processus de facturation avec n’importe quel appareil.
- Aucune installation de mise à jour : Vous le savez ? Chaque fois que vous voulez commencer à travailler, votre logiciel nécessite d’abord une mise à jour. Cela peut être fait plus facilement.
- Pas de logique de programme compliquée : les processus du Module QR sont largement intuitifs. Les webinaires aident si quelque chose n’est pas clair. Cela vous évite une formation fastidieuse pour les nouveaux employés.
Puis-je ou mes clients peuvent-ils payer la Facture QR au guichet de la poste ?
Oui. Les guichets postaux ont déjà été équipés de scanners QR.
Comment payer une Facture QR avec la banque en ligne ou mobile ?
Presque toutes les banques ont équipé leurs applications bancaires mobiles d’une fonction de numérisation via l’appareil photo du smartphone. Grâce au scan du code QR, la saisie fastidieuse des détails du paiement n’est plus nécessaire.
Certaines banques utilisent également la caméra du PC pour scanner le code QR dans la banque en ligne. Pas tous, cependant. C’est là qu’intervient le PayEye de Crealogix, qui permet de scanner sans effort.
En cas d’urgence, vous pouvez également effectuer un paiement sans scanner le code QR. Les informations peuvent également être trouvées en texte clair sur la section de paiement du QR.
Puis-je imprimer une Facture QR sur du papier normal ?
Presque. Vous pouvez imprimer des sections de paiement avec des imprimantes standard sans aucun problème. Cependant, vous aurez besoin de papier perforé, que vous pouvez commander auprès de Schneider Druck, par exemple.
Comment insérer la section de paiement QR dans une facture ?
La section de paiement QR doit toujours être placée au bas de la feuille, sans espace à gauche, à droite ou en bas. S’il n’y a plus de place pour la section de paiement sur la facture proprement dite, elle est placée sur une page séparée. Il n’est pas permis d’imprimer la section de paiement au dos de la facture, car les blocs de texte ou les images au dos de la section de paiement QR pourraient gêner la numérisation.
Une référence doit-elle toujours être utilisée avec une Facture QR ?
Non. Outre les types de référence «référence QR (QRR)» et «référence créancier (SCOR)», la Facture QR comporte également la variante «pas de référence (NON)». Dans ce cas, le champ correspondant reste simplement vide.
Peut-on enregistrer des messages avec la Facture QR, comme c‘est le cas aujourd’hui avec le bulletin de versement rouge ?
Oui, vous pouvez maintenant même combiner des messages avec des numéros de référence dans un seul document. Ce qui n’est plus possible, en revanche, c’est l’enregistrement ultérieur et manuscrit des messages par le payeur. Cela concerne les paiements au guichet de la poste et les ordres de rémunération écrits. Dans les services bancaires en ligne et mobiles, le débiteur peut continuer à ajouter des messages.
3. Services de Module QR
Puis-je créer des sections de paiement et des factures dans différentes langues ?
Oui, le Module QR est disponible en quatre langues : Allemand, français, italien et anglais. Les sections de paiement QR peuvent en outre être générées en romanche.
Comment puis-je créer des sections de paiement QR dans le Module QR ?
Il existe trois variantes :
- Générateur de sections de paiement sur le site web : Ici, vous créez des sections de paiement QR individuellement en saisissant manuellement toutes les données de paiement et en les téléchargeant au format .pdf ou .png.
- Générateur de sections de paiement+ pour les utilisateurs enregistrés : ici aussi, vous créez des sections de paiement QR individuellement. Vos propres données d’adresse et de compte sont toutefois préremplies. En outre, vous pouvez obtenir automatiquement les données du débiteur à partir de la liste des débiteurs et fusionner la section de paiement QR avec votre modèle de facture.
- Processus pour les Factures QR en série : ce processus simple vous permet de générer en un tour de main des sections de paiement QR et des Factures QR complètes en série. Nous mettons à votre disposition la liste des débiteurs, à partir de laquelle les données du débiteur sont obtenues, ainsi que des modèles de factures personnalisables.
En tant qu’utilisateur enregistré, quelles sont les fonctions supplémentaires dont je dispose par rapport au générateur gratuit de pièces de paiement sur le site web ?
Pour les utilisateurs enregistrés, nous mettons à disposition des fonctions supplémentaires pratiques :
- L’obtention automatique des données de l’émetteur de la facture à partir de vos données de base ;
- Obtention automatique des informations sur le débiteur à partir de votre liste de débiteurs ;
- Création de votre modèle de facture individuel (pdf) ;
- Classement des Sections de paiement QR générées dans les archives.
Mais le plus important : avec notre processus « Factures QR en série », vous pouvez créer jusqu’à 500 factures QR en 10 minutes et les faire envoyer directement par poste ou par courriel. Cette « offre sans souci » est une exclusivité du Module QR.
Quels sont les avantages que j‘ai à m’enregistrer et à créer des données de base ?
Les données de base contiennent vos données d’adresse et de compte (IBAN et en option : QR IBAN), qui sont automatiquement insérées dans la Facture QR à chaque commande. Cela vous évite de devoir les recopier à plusieurs reprises.
Selon l’abonnement choisi, vous pouvez créer plusieurs profils de données de base – pratique par exemple pour les entreprises avec différentes entités ou les associations avec plusieurs sections.
Quels sont les avantages que j‘ai à m’enregistrer et à utiliser le gestionnaire de débiteurs ?
Grâce au gestionnaire de débiteurs, vous n’avez plus besoin de taper manuellement les données de l’émetteur de la facture. Pour chaque commande, vous sélectionnez les positions souhaitées dans la liste des débiteurs afin qu’elles soient automatiquement insérées dans la facture.
Vous pouvez gérer la liste des débiteurs en ligne ou télécharger votre Excel. Dans ce cas, utilisez le modèle que nous mettons à votre disposition afin que les informations sur les débiteurs soient correctement importées lors du téléchargement.
Quels sont les avantages que j‘ai à m’inscrire et à utiliser les modèles de facture ?
Notre générateur de modèles vous permet de créer des modèles de facture personnalisés avec votre logo et vos éléments de texte fixes individuels. Le modèle est complété par des éléments dynamiques, notamment des champs d’adresse et le tableau des produits qui indique les prestations facturées. La TVA et le total de la facture sont calculés automatiquement. Les éléments dynamiques sont ensuite complétés automatiquement dans le processus de création de factures en série avec les données de vos données de base et de la liste des débiteurs. Vous réussissez ainsi des séries entières de factures en quelques clics seulement.
Pourquoi ne puis-je pas créer la Section de paiement QR avec référence ?
Tant qu’il y a des erreurs, notamment des indications manquantes dans des champs obligatoires ou une combinaison erronée de l’IBAN et du type de référence, la Section de paiement QR ne peut pas être générée. La référence QR doit impérativement être combinée avec un IBAN QR. C’est probablement là que se situe le problème. Demandez à votre banque votre QR IBAN.
Pourquoi ne puis-je pas utiliser mon QR IBAN ?
Le QR IBAN n’est utilisé qu’en combinaison avec le type de référence QR-Référence (QRR). Pour les deux autres types (SCOR ou NON), il faut impérativement utiliser un IBAN normal.
Quels formats peuvent être créés dans le Module QR ?
Les Factures QR sont créées au format .pdf. Les Sections de paiement QR peuvent également être téléchargées au format .png.
Puis-je insérer une Section de paiement QR directement dans ma facture ?
Oui, pour autant qu’il y ait suffisamment de place en bas de la feuille. Sinon, il est imprimé sur une page séparée.
Quelles sont les options dont je dispose pour envoyer les Factures QR au destinataire de la facture ?
Vous pouvez télécharger les Factures QR et les envoyer vous-même. Vous pouvez également demander à Module QR de les envoyer à vos clients par courriel ou par la poste.
Puis-je faire envoyer des encarts d‘expédition supplémentaires avec la Facture QR lors d’un envoi par e-mail ou par courriel ?
Oui, lors de l’envoi par courriel, nous offrons la possibilité d’inclure des encarts d’expédition impersonnels ou personnalisés. Celles-ci sont jointes à la courriel sous la forme d’un fichier pdf.
Pour les envois par courrier, il est possible d’envoyer des encarts impersonnels. Celles-ci sont classées dans la lettre derrière la Facture QR. À partir d’août 2022, il sera également possible d’envoyer des encarts personnalisés, tels que des confirmations de dons.
Puis-je créer plusieurs sections de paiement pour une Facture QR ?
Cela sera possible à partir d’août 2022. Vous pourrez alors créer jusqu’à 15 sections de paiement avec des montants différents pour une seule facture.
Puis-je créer des Factures QR dans WIR (CHW) ?
Oui, dès que vous saisissez un IBAN de la banque WIR, nous activons automatiquement les fonctions spécifiques à WIR et réduisons vos frais mensuels de 20%.
4. Utilisation du Module QR
Comment garder le contrôle de mes coûts ?
Tous les coûts sont transparents à tout moment. Dans votre profil, vous pouvez vérifier dans la section « Utilisation du produit » quels sont les frais encourus pendant le mois en cours. Tant que vous ne dépassez pas le nombre de factures QR incluses dans votre abonnement et que vous ne saisissez pas non plus de commandes d’impression, vos coûts se limitent aux frais mensuels.
Pour les commandes d’impression (envoi par courrier), nous vous informons des coûts de votre commande avant votre confirmation de commande.
Comment les Factures QR générées sont-elles comptabilisées ?
Il existe deux fonctions pour lesquelles les Factures QR créées sont comptabilisées et déduites de votre crédit :
- Les sections de paiement créées dans le générateur de sections de paiement+ en cliquant sur « Générer ».
- Les Factures QR ou les parties payantes créées avec le processus « Créer une série de Factures QR », dès que le clic sur le bouton « Générer des Factures QR » a lieu dans la dernière étape du processus.
Si vous annulez votre commande en cours avant, rien n’est compté non plus.
Comment Module QR facture-t-il les frais d’utilisation ?
« QR Start », « QR Plus » et « QR Professionnel » sont des abonnements. Le prix est débité pour la première fois après l’enregistrement et ensuite à l’avance, le premier jour calendaire de chaque mois.
Les prix dépendant de l’utilisation, comme par exemple les ordres d’envoi à l’imprimerie, sont débités le premier jour calendaire du mois suivant. Il en va de même pour les coûts liés au produit « Tarif unique ».
J‘ai besoin d’un relevé de prix, mais j’ai déjà supprimé le mail. Comment puis-je en obtenir une copie ?
Dans « Mon profil », allez au menu « Utilisation des produits », où vous trouverez dans le champ « Mes décomptes » le décompte du mois recherché.
Puis-je créer d’autres Factures QR une fois que le crédit de mon abonnement est épuisé ?
Oui, vous avez deux options :
- Vous pouvez passer à un produit plus cher, auquel cas les prestations du nouveau produit seront immédiatement disponibles, ou bien
- vous conservez l’abonnement actuel. Dans ce cas, les Factures QR supplémentaires créées seront facturées séparément. Vous trouverez les prix sur le site web sous « Offre et prix ».
Quels sont les délais de préavis à respecter ?
Aucun. Vous pouvez résilier votre abonnement à Module QR ou passer à un autre produit à tout moment sans préavis. Les prix déjà facturés ne sont pas remboursés.
Comment puis-je supprimer mon profil ?
Allez sous « Mon profil » dans le menu « Utilisation des produits », où vous trouverez le bouton « Supprimer le profil ». Notez que vous perdrez ainsi votre liste de débiteurs, les modèles de factures et l’accès aux archives. Il est donc recommandé de passer alternativement au produit « Tarif unique » afin d’éviter les frais mensuels tout en conservant votre profil.
Je veux passer à un abonnement moins cher, mais je reçois un message d’erreur. A quoi cela peut-il être dû ?
L’abonnement le moins cher possède un volume de prestations plus restreint. Avant de rétrograder, vous devez donc supprimer les modèles de factures et les profils de données de base excédentaires.
J‘ai besoin d’un plus grand nombre de prestations et je passe à un abonnement plus cher. A partir de quand pourrai-je l’utiliser ?
Après la mise à niveau, vous disposez immédiatement de l’ensemble des prestations du nouvel abonnement.
J‘ai un problème avec un décompte de prix ou une autre demande. Où puis-je m’adresser ?
Les demandes d’assistance sont à adresser par courriel à :
info@qrmodul.ch
5. Enregistrer
6. Cockpit de l’utilisateur (mon profil)
7. Gérer les débiteurs
Puis-je télécharger ma propre liste Excel de mes débiteurs ?
Oui, vous pouvez télécharger votre propre liste de débiteurs sous forme Excel. Vous devez toutefois respecter l’ordre et les titres des colonnes prédéfinis afin que les données soient reprises dans les champs corrects. Pour ce faire, téléchargez d’abord notre modèle Excel et copiez les données de votre liste actuelle dans ce modèle.
Puis-je gérer mes débiteurs en ligne ?
Oui, vous pouvez créer des postes clients en ligne, modifier ou supprimer des postes existants. En outre, vous avez la possibilité de gérer le statut d’une position (p. ex. « argent reçu »).
Puis-je télécharger les postes clients à partir du Module QR ?
Oui, sélectionnez les positions que vous souhaitez télécharger sur votre PC et cliquez ensuite sur « Exporter la liste ».
Le téléchargement s’effectue au format .csv. Après l’ouverture d’un fichier .csv avec Excel, toutes les entrées se trouvent dans la première colonne. Vous pouvez les répartir à nouveau proprement sur plusieurs colonnes en allant dans l’onglet « Données » d’Excel et en sélectionnant la fonction « Texte en colonnes ». Dans la fenêtre de menu, activez la case à cocher « Séparé », allez « Suivant » et activez ensuite la case à cocher « Virgule » dans la zone « Séparateur ». C’est terminé.
J‘ai téléchargé ma liste de débiteurs. Après l’avoir ouverte, toutes les informations se trouvent dans la première colonne. Comment puis-je les répartir proprement dans différentes colonnes ?
Le téléchargement s’effectue au format .csv. Après l’ouverture d’un fichier .csv avec Excel, toutes les entrées se trouvent toujours dans la première colonne. Vous pouvez les diviser en allant dans l’onglet « Données » d’Excel et en sélectionnant la fonction « Texte en colonnes ». Dans la fenêtre de menu, activez la case à cocher « Séparé », allez « Suivant » et activez ensuite la case à cocher « Virgule » dans la zone « Séparateur ». C’est terminé.
J‘ai téléchargé la liste des débiteurs. Certains titres de colonnes sont en couleur. Qu’est-ce que cela signifie ?
Ces marques de couleur indiquent les champs obligatoires. C’est-à-dire que pour la création correcte de Factures QR, les informations correspondantes doivent obligatoirement être présentes. Vous pouvez toutefois télécharger votre liste malgré les informations manquantes et la compléter ultérieurement en ligne. Les postes clients pour lesquels il manque des informations sont marqués d’un point d’exclamation rouge.
Je veux modifier ou compléter un poste de débiteur. Comment faire ?
Cliquez sur le petit crayon dans la colonne « Actions » de l’entrée concernée. Une nouvelle fenêtre s’ouvre alors, dans laquelle vous pouvez effectuer les modifications souhaitées.
J‘ai modifié un poste débiteur et je ne peux pas l’enregistrer. Pourquoi ?
Le Module QR est configuré de manière à ce que vous ne puissiez pas faire d’erreur lors de la création de Factures QR. Il est probable que tous les champs obligatoires ne soient pas remplis dans le poste concerné. C’est une condition préalable pour pouvoir l’enregistrer. Les données manquantes sont signalées par un message d’avertissement rouge.
Dans ma liste de débiteurs, certains postes sont marqués d‘un point d’exclamation rouge. Qu’est-ce que cela signifie ?
Le Module QR est configuré de manière à ce que vous ne puissiez pas faire d’erreur lors de la création de Factures QR. Pour les postes sélectionnés, il manque des informations dans les champs obligatoires. Vous devez les compléter avant de pouvoir générer des Factures QR pour les postes concernés.
Comment puis-je créer des numéros de référence pour mes postes clients ?
Différentes options sont disponibles :
- Si vous téléchargez une liste Excel qui contient déjà des numéros de référence, ceux-ci seront repris lors de l’importation.
- Sur le Module QR, vous avez la possibilité de générer automatiquement des numéros de référence pour les positions de votre liste de débiteurs. Choisissez entre la référence QR (= remplacement de l’ancienne référence BVR) ou la Creditor Reference (SCOR, format surtout utilisé dans l’espace EUR). Vous pouvez même intégrer la date de la facture ou le numéro de client dans le numéro de référence.
- Vous pouvez également ajouter manuellement des numéros de référence individuels.
J’ai créé un numéro de référence qui contient la date de la facture. Où puis-je la voir ?
Exemple de date : 30.09.2021
Celle-ci est intégrée dans une référence QR au format AA.MM.JJ aux positions 1-6.
Exemple : 21 09302 02005 12340 00000 02124
Dans une Creditor Reference, elle est intégrée aux positions 5-10
Exemple : RF94 2109 3000 0000 0021 1
J’ai créé un numéro de référence qui contient le numéro de client. Où puis-je le voir ?
Exemple de numéro de client : 2020.05.1234
Celui-ci est intégré dans une référence QR aux positions 7 à 16 (10 caractères max. possibles).
Exemple : 21 09302 02005 12340 00000 02124
Dans une Creditor Reference, elle est intégrée aux positions 11-16 (max. 6 caractères possibles).
Exemple : RF03 2109 3020 2005 0000 0021 2
Les éventuels caractères spéciaux, lettres ou chiffres en trop sont ignorés.
Que se passe-t-il si je crée un numéro de référence avec intégration du numéro de client, mais que le poste client correspondant n’a pas de numéro de client du tout ?
Dans ce cas, des zéros sont ajoutés aux postes correspondants dans le numéro de référence. Il n’est donc pas nécessaire de faire la distinction entre les postes clients avec et sans numéro de client avant la création automatique des numéros de référence.
Que se passe-t-il si je crée une référence QR avec intégration d’un numéro de client qui contient des caractères spéciaux ou des lettres ?
Les références QR (QRR) se composent exclusivement de chiffres. Les caractères spéciaux et les lettres sont ignorés.
Que se passe-t-il si je crée une Creditor Reference avec intégration d’un numéro de client qui contient des caractères spéciaux ou des lettres ?
Les références de créancier (SCOR) peuvent certes être composées de lettres ou de chiffres. Mais le Module QR génère exclusivement des références numériques. Les caractères spéciaux et les lettres sont donc ignorés.
Certains postes débiteurs sont marqués d‘un triangle d’avertissement rouge. Qu’est-ce que cela signifie ?
Dans le poste concerné, tous les champs obligatoires ne sont pas remplis. Si vous cliquez sur le symbole du crayon pour consulter les détails de la position, les champs correspondants s’affichent en rouge. Le mieux est de compléter immédiatement les données manquantes dans votre liste de débiteurs. Sinon, faites-le dans le processus de création de séries de factures.
Ma liste de débiteurs dans Excel se compose de plusieurs feuilles de calcul. Puis-je également les télécharger sur Module QR ?
Le téléchargement de la liste n’est pas entravé s’il y a plusieurs feuilles de calcul dans un fichier Excel. Notez toutefois que seules les données de la première feuille de calcul, classée dans l’onglet le plus à gauche, sont téléchargées.
Comment puis-je gérer dans ma liste de débiteurs des informations supplémentaires qui ne sont pas prévues dans le modèle du Module QR ?
Vous pouvez ajouter autant de colonnes que vous le souhaitez à l’extrême droite de la liste, après les colonnes dont Module QR a besoin pour générer des factures, afin de stocker des informations supplémentaires sur vos postes de facturation. Notez toutefois que seules les colonnes qui sont également présentes dans le modèle sont téléchargées vers Module QR. Les autres seront ignorées lors du téléchargement.
J‘ai saisi la langue de chaque client dans la colonne A de ma liste Excel. Mais ces indications n’ont pas été prises en compte lors du téléchargement.
Contrôlez les entrées. Elles doivent correspondre exactement aux formulations qui sont également disponibles en ligne dans le gestionnaire de débiteurs :
Allemand, Français, Italien, Anglais ou Romanche.
Pour les débiteurs pour lesquels cette indication n’est pas correctement saisie, la langue que vous avez choisie pour votre profil sera automatiquement utilisée.
8. Créer des modèles de factures
9. Créer des Factures QR en série
10. Archives
Combien de temps mes Factures QR sont-elles archivées ?
Aussi longtemps que vous conservez votre profil. Il n’y a pas de date d’expiration pour les documents dans vos archives.
11. Numéros de référence
12. Service d’envoi par la poste
13. Service d’envoi par courriel
Où puis-je demander l’envoi de mes Factures QR par courriel ?
Le formulaire dans lequel vous pouvez spécifier les détails de l’envoi par e-mail et donner l’ordre d’envoi se trouve à la fin du processus «Créer une série de Factures QR».
La condition préalable est que vous ayez choisi soit le produit «QR Plus», soit le produit «QR Professionnel».
L’envoi de courriels est-il inclus dans les frais mensuels ?
Oui. La condition préalable est que vous ayez choisi soit le produit « QR Plus », soit le produit « QR Professionnel ».
En tant qu‘auteur de la facture, est-ce que j’apparais comme expéditeur du courriel ?
Pour des raisons techniques, l’expéditeur est le Module QR. Votre adresse d’expéditeur en tant qu’auteur de la facture est visible dans les zones suivantes de ce courriel :
- Zone «Coordonnées pour les questions relatives à la facture». Ici, vous pouvez ajouter en option, en plus de votre adresse courriel, votre numéro de téléphone et votre adresse postale.
- Dans l’en-tête de l’e-mail, dans le champ «Cc».
En outre, votre nom est placé bien en vue dans la partie supérieure du courriel, en gros caractères. Vous avez en outre la possibilité d’ajouter d’autres informations de votre choix dans la zone de texte libre.
Puis-je configurer ma propre adresse de courriel comme adresse d’expéditeur ?
Non, pour des raisons techniques, Module QR est l’expéditeur du courriel. Votre nom en tant qu’émetteur de la facture ou vos coordonnées en cas de questions sont toutefois placés bien en vue dans le courriel, de sorte que le destinataire de la facture reconnaît immédiatement de qui provient la Facture QR.
Comment savoir si les courriels sont bien parvenus à leur destinataire ?
24 heures après la demande d’envoi, nous vous envoyons un journal à votre adresse courriel, sur lequel vous pouvez voir quels courriels ont été envoyés avec succès et lesquels ont échoué. Vous pouvez en outre obtenir ce journal à tout moment dans votre profil sous « Mon profil – Utilisation du produit – Mes comptes ».
Puis-je ajouter un encart impersonnel (marketing) à un courriel ?
Oui. L’annexe est envoyée dans le courriel sous forme de fichier pdf joint.
Puis-je ajouter un encart individuel pour les destinataires de factures à un courriel ?
Oui, vous pouvez ajouter l’annexe souhaitée pour chaque destinataire de la facture, par exemple une attestation de don, tout simplement par glisser-déposer. L’annexe est envoyée dans le courriel sous forme de fichier pdf joint.
14. Facture QR en WIR
Que signifie « Facture QR en WIR » ?
Outre les monnaies habituelles CHF et EUR, Module QR offre en exclusivité la possibilité d’utiliser la monnaie WIR CHW. Cela signifie que vous pouvez répartir librement le montant d’une facture entre CHF et CHW. Nous créons alors deux sections de paiement pour la Facture QR correspondante – l’une en CHW et l’autre en CHF. Dans les deux cas exceptionnels suivants, nous ne créons qu’une seule section de paiement :
- Si la part en WIR est = 100%, nous ne créons qu’une section de paiement en CHW, car le montant en CHF est alors = 0.00.
- Si la part en WR est = 0%, nous ne créons qu’une seule section de paiement en CHF, car le montant en CHW est alors = 0.00.
Comment puis-je accéder aux fonctions spécifiques à WIR dans le Module QR ?
Lorsque vous vous enregistrez, vous saisissez votre IBAN. L’identification de l’établissement (IID) de la banque fait partie intégrante de l’IBAN. Ainsi, grâce à votre IBAN, nous savons si vous êtes client de la Banque WIR ou non et nous activons automatiquement les fonctions WIR – ou non.
Si vous êtes déjà enregistré auprès du Module QR avec l’IBAN d’une autre banque, mais que vous souhaitez tout de même utiliser les fonctions WIR, vous pouvez remplacer l’ancien IBAN par votre IBAN WIR sous « Mon profil – Données de base ». Ensuite, les fonctions WIR sont immédiatement disponibles. Il est important que vous le fassiez dans votre profil de données de base par défaut, car cela nous permet d’identifier votre banque.
Pourquoi n’ai-je pas accès aux fonctions WIR ?
Vérifiez que vous avez bien saisi l’IBAN de votre compte WIR sous « Mon profil – Données de base », et ce dans le profil par défaut. Vous reconnaissez l’IBAN de la Banque WIR au fait que les positions 5 à 9 sont occupées par l’IID de la Banque WIR, qui se présente comme suit : 08391.
Puis-je saisir un IBAN d’une autre banque tout en utilisant les fonctions WIR ?
Oui, vous pouvez le faire. Il est important que l’IBAN de votre compte de Banque WIR soit saisi dans le profil de données de base par défaut. Vous pouvez toutefois saisir des profils de données de base supplémentaires et y saisir l’IBAN d’autres banques.
Est-ce que je paie des frais plus élevés pour l’utilisation des fonctions WIR ?
Non. Au contraire : les clients de la Banque WIR bénéficient en permanence d’une réduction de 20% sur les prix mensuels.
Comment puis-je répartir le montant d’une facture entre CHW et CHF ?
Nous mettons à votre disposition un champ dans lequel vous pouvez saisir le pourcentage qui doit s’appliquer à la part WIR.
Si vous travaillez avec le gestionnaire des débiteurs (en ligne ou téléchargement d’une liste Excel), vous pouvez définir individuellement la part dans WIR pour chaque produit d’un poste client.
Les Factures QR dans la monnaie WIR CHW peuvent-elles être payées au guichet de la poste ?
Non, les sections de paiement QR dans la monnaie CHW ne peuvent être payées qu’auprès de la Banque WIR. Cela signifie que l’émetteur et le destinataire de la facture doivent tous deux posséder un compte WIR.
Pourquoi les débiteurs ne sont-ils pas importés correctement à partir de ma liste Excel ?
Il est possible que vous ayez utilisé le mauvais modèle. Téléchargez d’abord notre modèle Excel, copiez-y vos débiteurs et téléchargez ensuite à nouveau la liste. L’utilisation de notre modèle Excel est impérative, sinon nous ne savons pas quelles données se trouvent dans quelle colonne.
Comment puis-je exclure la TVA du calcul de la part WIR ?
Oui, dans le gestionnaire des débiteurs, vous appelez la position souhaitée, vous cliquez sur les détails du produit et vous y trouvez une case à cocher correspondante que vous pouvez activer ou désactiver. Par défaut, la TVA est prise en compte pour la répartition du montant.
Où puis-je faire en sorte que la facture mensuelle du Module QR soit payée avec 50% de WIR ?
Vous saisissez cette option lors de l’enregistrement ou à tout moment sous « Mon profil – Paramètres ».
Pourquoi ne puis-je pas choisir l’option de paiement « carte de crédit » ?
Si vous avez choisi l’option « Payer les frais mensuels avec 50% de WIR », seul le mode de paiement « Facture QR » est disponible, car les cartes de crédit ne peuvent pas effectuer de paiements WIR. Vous pouvez modifier le mode de paiement à tout moment sous « Mon profil – Paramètres ».
