Kurzanleitung für die Erzeugung einer QR-Rechnung in Zoho Books
Ausführliche Anleitung für die Erzeugung einer QR-Rechnung in Zoho Books (englisch)
Mit der Zoho Applikation von QR Modul können Sie QR Zahlteile (= Ersatzbeleg für den Einzahlungsschein) als Anhang zu Ihrer Zoho Rechnung erstellen und erhalten so eine komplette QR Rechnung. Diese werden per E-Mail an Ihre Kunden schickt und als pdf angehängt. Ausserdem bieten wir Ihnen die Option an, QR-Rechnungen per Post durch unsere Partnerdruckerei verschicken zu lassen.
Um Ihr Profil bei Zoho mit QR Modul zu verbinden, verwenden Sie unsere REST API-Schnittstelle. Hierfür erzeugen Sie einen REST API-key den Sie in Ihrem Profil bei QR Modul ganz einfach selber erzeugen, nachdem Sie sich für das Produkt QR Plus oder QR Profi registriert haben. Die detaillierte Anleitung zur Installation/Deinstallation sowie zum Einrichten des Plugins finden Sie weiter unten.
Installationsanleitung QR-Rechnungs-Plugin für Zoho Books
Sie können die Erweiterung entweder über den Zoho Marketplace oder über das Zoho Books installieren.
So installieren Sie die Erweiterung:
- Navigieren Sie zu Setup > Marketplace > Alle.
- Klicken Sie auf Alle Erweiterungen, suchen Sie dann nach QR Invoice und klicken Sie darauf.
- Klicken Sie auf Jetzt installieren.
- Stimmen Sie den Nutzungsbedingungen zu und aktivieren Sie das Kontrollkästchen „Ich ermächtige Swiss QR Invoice, auf meine Daten zuzugreifen und sie wie erforderlich zu verarbeiten. “ Klicken Sie auf Weiter.
- Wählen Sie unter „Benutzer/Profile auswählen“ eine der folgenden Optionen:
- Installation nur für Administratoren
- Installation für alle Benutzer
- Profile auswählen
- Wenn Sie die Option Profile auswählen wählen, markieren Sie alle Profile, für die Sie die Erweiterung installieren möchten, und klicken Sie auf Bestätigen.
Die Erweiterung wird für die ausgewählten Benutzer installiert. - Es erscheint ein Pop-up-Fenster mit den neuen Zoho CRM-Variablen, die durch die Erweiterung installiert werden. Klicken Sie einfach auf „Überspringen“.
- Geben Sie in den Erweiterungseinstellungen die Client-ID und den geheimen Client-Schlüssel aus Ihrem QRModul.ch-Konto ein.
- Vergessen Sie nicht, den Namen der Rechnungsvorlage einzugeben, die Sie verwenden möchten. Den Namen können Sie in Ihrem Profil bei QR Modul selber definieren.
- Wenn ein falscher Vorlagenname angegeben wird, kann die QR-Rechnung nicht erstellt werden.
- Wenn kein Name angegeben wird, verwendet die Erweiterung diejenige Rechnungsvorlage, die in ihrem QR Modul-Profil als Standard markiert ist.
- Klicken Sie auf Speichern.
Anmerkungen:
- Um die QR Rechnung Applikation für Zoho Books zu nutzen, benötigen Sie ein aktives Konto bei QR Modul. Sie können sich hier registrieren.
- Um die Client-ID und den geheimen Client-Schlüssel zu erhalten, loggen Sie sich in Ihrem QR Modul-Profil ein oder klicken Sie auf > Mein Profil > Einstellungen > API Key erzeugen
Einstellungen einrichten
Mit QR Modul erzeugen Sie wahlweise Belege (QR-Zahlteile) oder komplette Rechnungen. Für den zweiten Fall stellen wir die Option zur Verfügung Rechnungsvorlagen in Ihrem eigenen Design zu gestalten. Darüber hinaus übernimmt unsere Partnerdruckerei, die Schneider Druck AG in Zürich, Druck und Versand per Post gerne für Sie. Um diese Services zu nutzen, richten Sie Ihre Einstellungen entsprechend ein.
Auswahl Rechnungsvorlage
- Name der Vorlage: Erfassen Sie den Namen der Rechnungsvorlage, die sie in Ihrem QR Modul-Profil unter „Mein Profil > Rechnungsvorlagen“ erstellt haben. Sie können auch verschiedene Rechnungsvorlagen für unterschiedliche Zwecke oder für Kunden mit unterschiedlichen Muttersprachen einrichten.
Auswahl Stammdatenprofil
- Profil ID: Legen Sie fest, welches Stammdatenprofil Sie verwenden wollen (ihre Adresse & IBAN). Sie können auch mehrere verschiedene Stammdatenprofile anlegen und nutzen – z.B. um verschiedene Sprachoptionen abzudecken.
Einstellungen für den Briefversand mit der Post
- Priorität: Hier liegen Sie fest, wie schnell Ihr Auftrag verarbeitet wird, sofern Sie unseren Briefversandservice nutzen wollen. Die möglichen Werte sind: ‚Standard‘ oder ‚Express‘. Wir schicken den Druckauftrag jeweils Montags und Donnerstags gestaffelt an die Druckerei. Mit der Einstellung ‚Express‘ erfolgt die anschliessende Auftragsverarbeitung durch die Druckerei innert 24h (werktags); bei ‚Standard‘ innert 4 Werktagen.
- Klima: Mit dieser Option können Sie den CO2-Austoss für den physischen Briefversand mit MyClimate kompensieren.
- Farbe: Mit dieser Option wird festgelegt, ob die Rechnung in Farbe oder schwarz/weiss gedruckt werden soll. Die zulässigen Werte sind: ‚Farbe‘ oder ‚Schwarz-Weiß‘.
- Frankierumschläge: Betrifft die Frankatur des Briefes (A- oder B-Post bzw. gar keine Frankatur, wenn die QR-Rechnungen/QR-Zahlteile per Paketpost an eine Sammeladresse geschickt werden sollen). Für komplette QR-Rechnungen sind folgende Werte zulässig: ‚A‘, ‚B‘ oder ’none‘. Handelt es sich bei der erzeugten Datei nur um den QR-Zahlteil, ist ’none‘ die einzig gültige Option. Legen Sie fest, ob eine Rechnung per A- oder B-Post versendet werden soll.
- Gemeinsame Adresse: Sammeladresse, an die die QR-Rechnungen/QR-Zahlteile geschickt werden sollen, wenn Sie sich nicht direkt an die Zahlungspflichtigen verschicken lassen wollen. In diesem Fall stellen Sie die weitere Verwendung der QR-Rechnungen/QR-Zahlteile selber sicher. Die Adresse darf nicht mehr als 4 Zeilen mit maximal 35 Zeichen pro Zeile enthalten.
- Bemerkungen an die Druckerei: Das Feld bietet die Möglichkeit, einen freien Kommentar an die Druckerei zu formulieren, z.B. «Couvertvorlage verwenden», falls Sie individuelle Couverts mit Ihrem Logo einsetzen wollen, welche die Druckerei auf Wunsch für Sie vorrätig hält. Oder «Couverts nicht verschliessen», wenn Sie sie als Paket an eine Sammeladresse schicken, um noch weitere Inhalte hinzuzufügen. Der Kommentar kann nicht mehr als 2 Zeilen mit maximal 45 Zeichen pro Zeile umfassen.
Anmerkung:
- Der Rechnungsversand über die Schweizer Post wird nach Aufwand verrechnet. Auf www.qrmodul.ch finden Sie die aktuellen Preise. Ausserdem erhalten Sie für jeden Auftrag eine Bestätigung, die die Kosten detailliert aufzeigt und die Sie In Ihrem Profil bei QR Modul finden.
Senden einer Rechnung per E-Mail
Sie können eine Rechnung per E-Mail an Ihren Kontakt senden, wenn er mit einer gültigen E-Mail Adresse verbunden ist. Gehen Sie zum Rechnungsmodul in Zoho Books, erstellen Sie Ihren Auftrag und füllen Sie die Felder aus, die mit der Buchstabenkombination „QR“ beginnen.
- Klicken Sie auf das Modul Rechnungen
- Erstellen Sie die Rechnung
- Füllen Sie die Felder „QR Währung“, „QR Strasse“, „QR Sprache“, „QR Hausnummer“, „QR Postleitzahl“ und „QR Ort“ aus
- Optional: Für den Rechnungsversand mit der Schweizerischen Post markieren Sie das Feld „QR Briefversand“ als true oder für den Versand per e-Mail als „false“
- Fügen Sie Ihre Nachricht, die Sie Ihrem Kunden in der E-Mail mitgeben wollen, in das „Feld QR Email Content“ ein
- Klicken Sie auf Speichern
Anmerkung:
Wenn keine QR-Sprache ausgewählt ist, wird standardmäßig die in den Einstellungen ausgewählte Sprache verwendet.
Die Rechnung wird nun zusammen mit dem QR-Zahlteil an die E-Mail des Kontakts gesendet. Die PDF-Rechnung wird dann der Rechnung im Rechnungsmodul als Anhang hinzugefügt, wo sie jederzeit eingesehen oder ausgedruckt werden kann. Der Rechnungsempfänger kann den Swiss QR Code mit seiner Mobile Banking App oder der Webcam am PC scannen und die Zahlung anschliessend freigeben. Das Bezahlen der Rechnung mittels Bankauftrag oder am Postschalter ist mit den neuen QR-Rechnungen weiterhin problemlos möglich.
Deinstallation
So deinstallieren Sie die QR Modul aus Ihrem Zoho Books:
- Gehen Sie zu Setup > Marketplace > Alle
- Unter „Installiert“ können Sie alle installierten Erweiterungen einsehen
- Suchen Sie nach Swiss QR Invoice ZBooks und klicken Sie auf den entsprechenden Deinstallations-Link.
- Klicken Sie auf Ok, um zu bestätigen und die Erweiterung zu deinstallieren.
Probleme mit Applikation in Zoho Books
Sie haben ein Problem die Applikation zu installieren? Wir helfen Ihnen gerne weiter. Wichtig ist, dass Ihr Zoho im EU-Datacenter läuft und nicht im US-Datacenter. Sprich Ihre Zoho Daten müssen in der EU sein um die QR Modul Applikation nutzen zu können. Unser Partner KMU Digitalisierung hilft Ihnen gerne beim Umzug der Daten aus Amerika in das EU-Datacenter von Zoho.
