Sind die Banken bereit für die QR-Rechnung?

Bis zum 30. September 2022 soll die Umstellung von den Einzahlungsscheinen auf die QR-Rechnung komplett abgeschlossen sein. Um die Vorteile der QR-Rechnung vollständig ausnutzen zu können, müssen die Banken einen entsprechenden Service bieten.

Die QR-Rechnung ist die eierlegende Wollmilchsau im Schweizer Zahlungsverkehr: Sie bedient sowohl die digitalen Kanäle als auch die alte Welt der Postschalter. Menschen, die ihre Rechnungen auf Basis eines Papierbeleges mit Bargeld bezahlen und einen Stempel auf den Empfangsschein erhalten wollen, werden weiterhin wie gewohnt bedient. Und ja, es gibt es noch, das gelbe Büchlein, das eine nicht klein zu kriegende Fanbasis kennt. Ca. 15% der jährlich rund eine Milliarde verschickter Rechnungen in der Schweiz werden nach wie vor am Postschalter bezahlt (Quelle: SIX Group AG). Die QR-Rechnung erleichtert aber auch das Einlesen der Zahlungsdaten für Kunden, die auf die digitalen Kanäle wie Mobile- oder Onlinebanking umgestiegen sind. Für diese Kundengruppe bietet das neue Format einige Annehmlichkeiten, die von vielen Banken aber (noch) nicht ausgeschöpft werden.

QR-Rechnungen bezahlen

Die grundlegenden Hausaufgaben haben die Finanzinstitute gemacht: Sie können Zahlungen auf Basis eine QR-Rechnung erfassen. Dies betrifft einerseits den klassischen Kanal, namentlich die Einreichung von physischen Belegen mittels postalischem Vergütungsauftrag. Andererseits kann der Swiss QR Code in der Regel in der Mobile Banking-App mit der Smartphone-Kamera gescannt werden, wodurch das mühsame Eintippen von Konto- und Referenznummern entfällt. Ausgerechnet beim wichtigsten Kanal aber, dem Onlinebanking, hinkt das Angebot dem Kundenbedürfnis nach: Bei vielen Instituten kann der Swiss QR Code nicht mit der Kamera des Desktop-PC’s gescannt werden, und es besteht meist auch keine Drag&Drop-Funktion, um eine Rechnung, die als pdf-Dokument vorliegt, ins Onlinbanking einzulesen. Das bedeutet für die meisten Nutzer weiterhin: Manuelles Eintippen endloser Nummern oder copy-paste-Orgien. Einzelne Banken haben ihre Online- und Mobile-Banking so verknüpft, dass eine QR-Rechnung, die man gerne am Desktop PC bezahlen möchte, zuerst mit dem Smartphone einscannen muss, um die Zahlung anschliessend wieder am PC freizugeben. Das parallele Hantieren mit zwei Geräten verbessert das Nutzererlebnis nicht wirklich. Das Potenzial punkto Effizienzsteigerung, das die QR-Rechnung hätte, wird als noch nicht ausgeschöpft. Kurzfristige Abhilfe schafft der Einsatz eines Scanners, der für die Onlinebanking-Anwendungen der meisten Banken funktioniert, z.B. der PayEye von Crealogix.

QR-Rechnungen erstellen

Praktisch, weil kostensenkend, ist es für die Banken, dass sie die Bestelladministration für die orangen und roten Einzahlungsscheine nun einstellen können. Während einige noch ein paar Monate damit zuwarten, haben andere den Service bereits kassiert. Stattdessen bieten diejenigen Banken, die auf avaloq oder finova als Kernbankensystem setzen, ihren Onlinebankkunden an, vorbedruckte QR-Zahlteile zu beziehen. Dieser Service hat aber seine Tücken, denn:

1. Vorbedruckt ist nur der Rechnungssteller, nicht aber der Zahlungspflichtige und auch nicht der Rechnungsbetrag.
2. Weil der Inhalt des QR-Codes mit den Klartextangaben auf dem Beleg übereinstimmen muss, dürfen die Rechnungssteller die Angaben der Zahlungspflichtigen nicht nachträglich aufdrucken. Diese Aufgabe wird an letztere ausgelagert, was nicht kundenfreundlich und fehleranfällig ist.
3. Wenn ein Zahlungspflichtiger mit einem neutralen Zahlteil am Postschalter erscheint, wird für die manuelle Erfassung der Adresse und des Rechnungsbetrages eine Schaltergebühr von CHF 0.84 – zusäztlich zu den üblichen Bareinzahlungsgebühren – fällig. Für Rechnungssteller können sich diese Gebühren je nach Menge zu einem ansehnlichen Betrag summieren.

Diese Punkte illustrieren, dass noch Luft nach oben besteht. Ironischerweise ist die Ausstellung neutraler Zahlteile nicht nur wenig kundenorientiert, sondern zementiert bei den Banken eine aufwändige Bestelladministration und den kostenintensiven Druck- und Versandservice physischer Belege. Da die meisten Geschäftskunden die Umstellung aktuell noch verdrängen, ist aber kaum Druck vorhanden, der nach einer sinnvolleren Lösung verlangt. Dies dürfte sich im Laufe dieses Jahres ändern, wenn auch die letzten Firmen, Selbständige, Treuhänder und Vereine nicht mehr ignorieren können, dass die Einzahlungsscheine wirklich verschwinden.

In die Lücke springen innovative Start-ups wie z.B. QR Modul. QR Modul bietet seinen Kunden einen SaaS-Service nicht nur für die Erstellung komplett ausgefüllter QR-Zahlteile, sondern darüber hinaus auch die Erstellung vollständiger Rechnungen im eigenen Design und der vom Kunden gewünschten Sprache. Ebenso ist der Versandservice der QR-Rechnungen via Post oder E-Mail möglich. Rechnungssteller sollten sich daher vor der Implementierung der neuen Fakturierungsprozesse einen guten Marktüberblick verschaffen, um anschliessend den für sie richtigen Partner zu wählen.