Begriffe der QR-Rechnung

Swiss QR Code, QR IBAN und QR-Referenz: Sagen Ihnen diese Begriffe etwas? Die neue QR-Rechnung bringt neue Bezeichnungen mit sich, die Sie als Rechnungssteller kennen sollten. In diesem Blog stellen wir sie Ihnen vor.

Die QR-Rechnung bezeichnet eine Rechnung, die einen QR-Zahlteil mit einem Swiss QR Code enthält. Der QR-Zahlteil löst die beiden bis heute gebräuchlichen Einzahlungsscheine ab und fusioniert ihre Eigenschaften in einem einzigen Beleg. Dadurch müssen sich Rechnungssteller künftig nicht mehr entscheiden, ob sie eine Referenznummer verwenden wollen (oranger Einzahlungsschein) oder eine unstrukturierte Mitteilung (roter Einzahlungsschein), sondern können beides gleichzeitig.

Wenn Sie bisher mit Einzahlungsscheinen fakturiert haben, werden Sie bis spätestens 30. September 2022 auf die QR-Rechnung umstellen. Sie sollten daher die nachfolgend vorgestellten Begriffe kennen.

QR-Zahlteil

Der QR-Zahlteil ist das eigentliche Herzstück der QR-Rechnung und der Beleg, der den Einzahlungsschein ersetzt. Der Begriff wurde bewusst zur sprachlichen Abgrenzung zu den Einzahlungsscheinen festgelegt. Er enthält den Swiss QR Code und ist immer am unteren Ende des Blattes platziert. Wird eine QR-Rechnung auf Papier gedruckt, muss dieses perforiert sein, damit der Zahlungspflichtige den QR-Zahlteil einfach abtrennen kann.

Empfangsschein

Der Empfangsschein ist der linke Teil des QR-Zahlteils, der bei Zahlungen am Postschalter abgestempelt und als Quittung zurückgegeben wird. Für Zahlungen über digitale Kanäle (Mobile- oder Online-Banking) hat er keine Funktion.

Swiss QR Code

Der Swiss QR Code bezeichnet den QR-Code, der die Zahldaten der Rechnung in codierter Form enthält, sofern das eingesetzte Datenschema den Spezifikationen der SIX Group AG entspricht und sofern das Schweizer Kreuz als visuelles Erkennungsmerkmal in der Mitte des Codes platziert ist. Der Code kann gescannt werden, z.B. mit der Smartphone-Kamera oder mit dem PayEye von Crealogix, wodurch das manuelle Abtippen der Angaben (z.B. IBAN oder Referenznummer) für die Erfassung der Zahlung entfällt. 

Sichtteil

Im QR-Zahlteil sind die für eine Zahlung relevanten Angaben als Klartext im Sichtteil angegeben. Dadurch ist es dem Zahlungspflichtigen möglich, nach dem Scannen des Swiss QR Codes und vor der Freigabe der Zahlung zu prüfen, ob die Angaben übereinstimmen. Ausserdem ermöglicht der Sichtteil, eine Zahlung auch dann zu erfassen, wenn der Swiss QR Code unlesbar sein sollte.

IBAN / QR IBAN

Die IBAN bezeichnet ein international standardisiertes Format für Kontonummern, das sich auch in der Schweiz bereits vor mehreren Jahren durchgesetzt hat. Sie startet mit dem Länderkürzel (Domizil der Bank, die das Konto führt – für die Schweiz also «CH») und enthält neben der eigentlichen Kontonummer auch die IID (Instituts-Identifikation, früher Banken-Clearing Nummer), anhand derer sich die kontoführende Bank identifizieren lässt.

Die QR IBAN ist eine spezielle Variante der normalen IBAN. Sie erkennen eine QR IBAN daran, dass die 5. Stelle immer die Zahl 3 besitzt. Sie wurde eigens für die Verwendung von QR-Referenzen eingeführt, d.h. wenn in einer QR-Rechnung eine QR-Referenz (QRR) verwendet wird, muss sie mit einer QR IBAN kombiniert werden. Sie erhalten die QR IBAN auf Anfrage von Ihrer Bank. Die beiden anderen Referenztypen (NON, SCOR) werden mit der konventionellen IBAN kombiniert.

QR-Referenz

Die QR-Referenz (QRR) ist die 1:1-Ablösung der bisherigen ESR-Referenz des orangen Einzahlungsscheines und besteht aus 27 Zahlen, wobei die 27. Stelle mit der Prüfziffer besetzt ist. Bestehende ESR-Referenzen können Sie somit mit der QR-Rechnung weiterverwenden. Beachten Sie, dass bei Verwendung einer QR-Referenz auch eine QR IBAN eingesetzt werden muss. Bisher benötigten Sie eine VESR-Teilnehmernummer bei der PostFinance, um Referenznummern einsetzen zu können. Dieses Erfordernis entfällt bei der QR-Rechnung.

Creditor Reference

Die Creditor Reference (SCOR) ist eine im Euro-Raum gebräuchliche Variante der Referenznummer mit einer flexiblen Länge zwischen 5 und 25 Stellen, bestehend aus Zahlen und Buchstaben. Sie können Sie als Alternative zur QR-Referenz einsetzen, z.B. wenn Sie die normale statt der speziellen QR IBAN verwenden. Die ersten beiden Stellen dieses Referenztyps sind mit den Buchstaben «RF» besetzt. In der Schweiz wurde dieser Typ bisher nicht verwendet und wird nun mit der QR-Rechnung neu eingeführt.

Rechnungsinformationen

Diese Funktion bezeichnet die Weitergabe einer Mitteilung vom Rechnungssteller an den Rechnungsempfänger. Im Gegensatz zur unstrukturierten Mitteilung liegen die Informationen hier aber strukturiert vor, sodass sie im Kreditorenmanagement des Empfängers automatisch verarbeitet werden können. Welche Inhalte die Rechnungsinformationen beinhalten sollen, können Rechnungsempfänger und –steller individuell vereinbaren. Es empfiehlt sich aber, eine Syntax einzuhalten, die branchenweit gilt. Sinnvollerweise beinhaltet sie das Rechnungsdatum, die UID des Rechnungsstellers, MwSt.-Informationen sowie Zahlungskonditionen (z.B. Skonto). Darüber hinaus können spezifische Informationen für bestimmte Branchen definiert werden, z.B. Patientennummern in der Gesundheitsbranche oder Versichertennummern in der Versicherungsbranche. Bisher existiert nur eine einzige Syntax, namentlich diejenige der Swico, dem Wirtschaftsverband der ICT- und Online-Branche. Da die Rechnungsinformationen nur eine Information vom Rechnungssteller an den Rechnungsempfänger darstellen, werden sie in der Zahlung selber nicht verwendet.

Alternative Verfahren

Es handelt sich hierbei um eine spezielle Codierzeile, die angibt, dass die QR-Rechnung über ein alternatives Verfahren bezahlt werden kann. Aktuell ist eBill die einzige Variante dieser Funktion. Wird die QR-Rechnung an einen sogenannten Netzwerkpartner (NWP) statt direkt an den Zahlungspflichtigen geschickt, prüft dieser, ob sowohl Rechnungssteller und -empfänger bei eBill registriert sind und ob die Codierzeile befüllt ist. Wenn alle drei Prüfungen positiv ausfallen, konvertiert der NWP die QR-Rechnung in eine eBill und leitet sie anstelle der QR-Rechnung an den Zahlungspflichtigen weiter.