Lassen Sie sich keine leeren QR-Rechnungen andrehen!
Eine weitverbreitete Praxis war bisher, dass Rechnungssteller neutrale Einzahlungsscheine bei den Banken bezogen, die zwar ihre eigene Adresse und Kontonummer enthielten, aber keine Angaben zur zahlungspflichtigen Person. Diese Angaben sowie den Rechnungsbetrag haben sie dann später am eigenen Drucker selber ergänzt. Dieses Vorgehen ist mit der QR-Rechnung nicht mehr möglich, weil der Swiss QR Code nicht verändert werden kann. Es ist daher wichtig, dass Rechnungssteller von Beginn weg komplette QR-Rechnungen erzeugen.
Die QR-Rechnung, genauer gesagt der Beleg, der QR-Zahlteil heisst, besteht aus dem Swiss QR Code und einem Sichtteil, der die Rechnungsangaben als Klartext zeigt. Diese beiden Elemente müssen übereinstimmen, wenn er bei der zahlungspflichtigen Person ankommt. Das bedeutet, dass neutrale Belege, in denen die Adresse des Zahlungspflichtigen und der Rechnungsbetrag fehlen, durch den Rechnungssteller nicht selber nachbedruckt werden können. In diesem Fall wird der Aufwand an den Zahlungspflichtigen abgeschoben.
Bei Zahlungen über die digitalen Kanäle, wie e- oder Mobile-Banking, ist dies in der Regel kein Problem, weil seine Adressdaten nach dem Login in die Bankapplikation automatisch angereichert werden. Etwas anders verhält es sich beim Bezahlen über die klassischen Kanäle, insbesondere am Postschalter. Bevor der Zahlungspflichtige eine solche QR-Rechnung am Postschalter bezahlen kann, müssen er seine Adresse und den Rechnungsbetrag handschriftlich ergänzen. Was bei 1-2 Rechnungen pro Monat noch nicht nach viel Aufwand tönt, wird schnell einmal mühsam, wenn er 10-20 Rechnungen im Monat bezahlt. In diesem Fall sollte er die Rechnungssteller auffordern, ihm einen komplett ausgefüllten QR-Zahlteil zu senden.
Abbildung 1: Neutraler QR-Zahlteil mit fehlenden Angaben zum Zahlungspflichtigen und zum Rechnungsbetrag
Komplette QR-Zahlteile sind auch im Interesse des Rechnungsstellers
Unvollständig ausgefüllte QR-Zahlteile sind nicht nur für Zahlungspflichtige ein Ärgernis, sondern auch nachteilig für den Rechnungssteller selber. Die Post verlangt für die manuelle Nacherfassung von Adresse und Betrag eine Gebühr von CHF 0.84 pro Zahlung – zusätzlich zu den üblichen Schaltereinzahlungsgebühren. Bei 100 Rechnungen im Monat ergibt dies Mehrkosten von CHF 84 pro Monat oder von über CHF 1’000 im Jahr. Diese Ausgaben sind völlig unnötig und die CHF 9 pro Monat, die für die Nutzung von QR Modul anfallen, ein Klacks dagegen.
Die bequemste Variante: pdf-Rechnungen per E-Mail
Für Zahlungspflichtige, die gerne die digitalen Kanäle nutzen, wäre ein medienbruchfreier Prozess ohnehin am effizientesten. In diesem Fall würden sie QR-Rechnungen im pdf-Format via E-Mail empfangen. Viele Banken in der Schweiz bieten bereits heute die Option, solche pdf-Rechnungen in die eBanking-Applikation hochzuladen oder mittels Drag & Drop hinein zu ziehen, wo der Swiss QR Code dann automatisch ausgelesen wird (lesen Sie hierzu unsere Marktanalyse). Danach prüft der Zahlungspflichtige nur noch die Zahlungsdaten und gibt die Zahlung frei, wenn alles ok ist. Dieser Prozess ist sogar noch schneller und einfacher als die Bezahlung einer eBill, weil er die Rechnungsdetails in der pdf-Rechnung anschauen kann und sich hierfür nicht zuerst auf einer Dritt-Webseite einloggen muss. Ausserdem können die Rechnung ganz fix auf dem eigenen Gerät archiviert oder das E-Mailsystem als Archiv genutzt werden. QR Modul bietet die Option, QR-Rechnungen direkt aus der Applikation heraus per E-Mail zu verschicken. Damit sind nicht nur die Zahlungspflichtigen optimal bedient, sondern auch die Rechnungssteller, die so ihren Aufwand für die Rechnungsstellung minimieren.
Abbildung 2: Die QR-Rechnung ermöglicht eine voll digitale Abwicklung einer Zahlung, schliesst so eine Lücke des alten Einzahlungsscheins und reduziert die Kosten für Rechnungssteller
