In die Selbständigkeit zu starten, ist ein aufregender und herausfordernder Schritt. Viele Dinge müssen dabei beachtet, geplant und organisiert werden. Vor allem, wenn man mit Unternehmensbereichen, die man jetzt in der eigenen Firma selbst betreut, vorher wenig zu tun hatte, kann der Start in die Selbständigkeit leicht überfordern.

In diesem Ratgeber haben wir die wichtigsten Tools für Selbstständige zusammengefasst. Diese Tools erleichtern nicht nur die Vorbereitung, sondern auch den eigentlichen Geschäftsalltag und verhelfen Ihnen zu mehr Produktivität und Erfolg. Mit den hier vorgestellten Werkzeugen gelingen die stressfreie Gründung der eigenen Firma und der Einstieg in das Leben als eigener Chef.

Businessplan

Bevor wir uns damit befassen, welche Tools ein Unternehmen erfolgreicher machen, wollen wir zunächst einen Blick auf einen anderen Bereich werfen. Denn noch vor der Gründung der eigenen Firma geht es darum, einen professionellen Businessplan zu erstellen (lesen Sie hierfür auch unseren Blog Wie gründet man eine Einzelfirma in der Schweiz?). Diesen braucht man nicht nur, um die zuständigen Behörden und mögliche Investoren zu überzeugen.

Nein, auch für sich selbst ist ein umfassender Businessplan wichtig. Denn bereits im Voraus müssen die Ausrichtung und Zielsetzung des Unternehmens sowie die dafür benötigen Mittel festgesetzt werden. Sobald die Firma schliesslich gegründet ist und Sie der Geschäftsalltag voll in Beschlag nimmt, braucht man ein klar definiertes Ziel, auf das man hinarbeitet.

Ein Businessplan hilft dabei, auch in den stressigsten Momenten der ersten Monate als Selbständiger den Überblick zu bewahren und richtige Entscheidungen zu treffen. Allerdings kann die Erstellung eines Businessplans ganz schön herausfordernd sein, vor allem, wenn man ein Quereinsteiger in Sachen Unternehmensführung ist.

Doche keine Sorge. Damit die Selbständigkeit nicht zur Qual wird, gibt es unzählige Tools, die Ihnen bei der Erstellung eines solchen Plans behilflich sind. Die besten Softwarelösungen warten dabei mit einer Vielzahl nützlicher Features auf. Die wichtigsten Punkte, die ein Businessplan enthalten muss, werden hier übersichtlich aufgeführt. Ausserdem kann der Anwender hier auch auf verschiedene Design-Tools zugreifen, die für eine optisch ansprechendere Präsentation sorgen.

Buchhaltung

Die Buchhaltung ist sicherlich einer der wichtigsten Bereiche in jedem Unternehmen, so auch in der Selbständigkeit. Nur wenn man als Selbständiger weiss, wie die eigene Firma sich entwickelt und welche Ergebnisse erzielt werden, kann man die richtigen Entscheidungen rechtzeitig treffen. Deshalb lohnt es sich in diesem Bereich besonders, in hochwertige Tools und Software Lösungen zu investieren.

Da wäre zunächst die Rechnungsstellung. Hier muss absolut präzise gearbeitet werden, da Fehler in der Rechnungsstellung nicht nur Nachteile für die eigene Unternehmensführung haben, sondern unter Umständen auch rechtliche Konsequenzen nach sich ziehen können. Allerdings können sich Selbstständige aus der Schweiz über einen entscheidenden Vorteil freuen: Die QR-Rechnung.

Diese neu eingeführte Option zur Rechnungsstellung reduziert nicht nur erheblich den Arbeitsaufwand, den die eigene Buchführung erfordert, sondern reduziert auch mögliche Fehlerquellen. Mit Tools wie dem QR Modul kann man die neue Rechnungsform unkompliziert und innerhalb weniger Minuten online erstellen.

Auch bei der Beschaffung der Softwarelösung für die eigentliche Buchhaltung sollte man nicht sparen. Zugleich muss man darauf achten, dass es eine Lösung ist welche eine offene Architektur pflegt, will heissen, dass Belege und Daten jederzeit separat gespeichert werden können und Sie nicht für 10 Jahre an die Anwendung gebunden sind. Aus den zuvor genannten Gründen ist es entscheidend, das in diesem Bereich keine Fehler gemacht werden.

Vor dem Kauf sollte man sich vor allem darüber informieren, für welche Art von Unternehmen eine bestimmte Software entwickelt wurde. Logischerweise sind die Bedürfnisse von unterschiedlichen Unternehmen mit unterschiedlicher Grösse und aus unterschiedlichen Branchen grundverschieden. Für einen Künstler macht es zum Beispiel wenig Sinn, eine Anwendung für Grossunternehmen zu kaufen. Hier empfiehlt es sich, eine umfassende Recherche anzustellen, um dann das bestmögliche Produkt zu erstehen.

Marketing

Das Marketing von Unternehmen verlagert sich in rasanter Geschwindigkeit immer mehr in den Online-Bereich. Fast keine Firma kann es sich heutzutage noch erlauben, über keine starke Online-Präsenz zu verfügen. Glücklicherweise gibt es mittlerweile tausende von Tools, die Ihnen beim Einstieg in die Selbständigkeit das Leben erleichtern.

Für das Marketing auf Facebook und Instagram empfiehlt sich der Einsatz des Facebook Business Managera. Dieser bietet nicht nur einen Überblick über alle Anzeigen-Kampagnen, sondern hilft auch dabei, Schwachstellen in der eigenen Strategie zu entdecken. Darüber hinaus können damit Page-Roles leichter zugeteilt und die Organisation im Allgemeinen vereinfacht werden.

Eine weitere unverzichtbare Anwendung ist Google Ads. Mit diesem Tool von Google steuert man nicht nur die eigenen Werbekampagnen, die für den Erfolg eines Unternehmens im Internet entscheidend sind. Nein, mit der Anwendung können auch Keyword-Researches durchgeführt werden, sowohl für Ads-Kampagnen als auch für die eigene Website. Der Google Keywords Planer ist die Basis der meisten SEO-Strategien.

Weitere hervorragende SEO Tools sind zum Beispiel Ashref oder Screaming Frog. Diese Tools sind allerdings eher für Fortgeschrittene Nutzer geeignet, und spielen für Sie nur dann eine Rolle, wenn Sie SEO-Optimierungen firmenintern durchführen möchten. Der Google Keyword-Planner dahingegen verschafft Ihnen einen guten ersten Überblick und ist in Google Ads-Kampagnen gratis  mit inbegriffen.

turned on MacBook Pro

Foto von Szabo Viktor auf Unsplash

Für ein professionelles Marketing benötigen Sie tolle Grafiken und Bilder. In zahlreichen Bildarchiven finden Sie zu jedem Thema geeignete Bilder. Achten Sie beim Kauf unbedingt auf
die Lizenzbedingungen, damit Sie sich sicher sein können, dass Sie das Bild so verwenden können, wie Sie es wünschen. Sofern Sie selber Hand anlegen bzw. eigenes Bildmaterial erstellen und bearbeiten, empfiehlt sich eine professionelle Bildbearbeitungssoftware, z.B, Adobe Photoshop. Er ist nach wie vor der Premium-Standard, ist aber auch entsprechend teuer. Canva ist eine simplere und günstige Online Lösung, wo sie Designs für verschiedene Anwendungen in den sozialen Medien selber zusammenstellen können. Die Anschaffung einer teuren Profi-Software macht auf jeden Fall nur dann Sinn, wenn man die Zeit und Fähigkeiten hat, das Foto-Editing selber durchzuführen. Ansonsten lohnt sich das Outsourcing von Produktfotos an einen professionellen Fotografen.

Kommunikation und Organisation

Kommunikation ist ein Punkt, der vor allem im letzten Jahr für Unternehmen immer wichtiger wurde. Im Zuge der Pandemie wurden unzählige Arbeitsplätze ins Home Office verlagert. Vor allem für Selbständige und kleine Unternehmen kann dieser Schritt auch Sinn machen, um Ressourcen wie z.B. eine eigene Büroeinrichtung zu sparen.

Sobald man in die Selbständigkeit startet, sollten zuverlässige Kommunikationskanäle und Organisations-Tools bereits installiert sein. Anwendungen wie Zoho Cliq oder Zoho Projects ermöglichen eine reibungslose Kommunikation mit dem ganzen Team, ohne dass man dafür endlose E-Mail-Kettenbriefe benötigt. Apropos E-Mail: Auch das Thema Marketing sollte nicht vernachlässigt werden. Wenn Sie es frühzeitig angehen, und darüber hinaus die Möglichkeiten der Marketing-Automation nutzen, sparen Sie später nicht nur Zeit, sondern können ihr Geschäftsmodell besser an den Bedürfnissen Ihrer Kunden ausrichten und damit Ihre Erfolgschancen verbessern.

Solche Kommunikations-Anwendungen ermöglichen es auch, Aufgaben zu erstellen und einzelnen Teammitgliedern zuzuweisen, Fortschritte zu überprüfen und Optimierungspotenziale frühzeitig zu erkennen. Unserer Meinung nach wird dieser Bereich in den nächsten Jahren noch wichtiger werden. Es lohnt sich also, schon frühzeitig darüber nachzudenken, wie man die Organisation und Kommunikation im eigenen Unternehmen organisieren will.

Zusammenfassend ist es vor allem wichtig, die eigenen Anforderungen und Bedürfnisse zu kennen. Denn nur dann können Sie wirklich passende Tools und Softwarelösungen finden. Darüber hinaus ist es entscheidend, immer über neue Entwicklungen auf dem Laufenden zu bleiben und neue Features wie z.B. die QR-Rechnung sofort zum eigenen Vorteil zu nutzen. Wir wünschen Ihnen dabei gutes Gelingen!