In die Selbständigkeit zu starten, ist ein aufregender und herausfordernder Schritt. Viele Dinge müssen dabei beachtet, geplant und organisiert werden. Vor allem, wenn man mit den meisten Unternehmensbereichen, die man jetzt für die eigene Firma braucht, noch nie vorher zu tun hatte, kann der Start in die Selbständigkeit leicht überfordern.

Deshalb haben wir in folgendem Ratgeber die wichtigsten Tools für Selbstständige zusammengefasst. Diese Tools erleichtern nicht nur die Vorbereitung, sondern auch den eigentlichen Geschäftsalltag und verhelfen zu mehr Produktivität und Erfolg. Mit den hier vorgestellten Werkzeugen gelingt die stressfreie Gründung der eigenen Firma und der Einstieg in das Leben als eigener Chef.

Businessplan

Bevor wir uns damit befassen, welche Tools ein Unternehmen erfolgreicher machen, wollen wir zunächst einen Blick auf einen anderen Bereich werfen. Denn noch vor der Gründung der eigenen Firma geht es darum, einen professionellen Businessplan zu erstellen. Diesen brauch man nicht nur, um die zuständigen Behörden und mögliche Investoren zu überzeugen.

Nein, auch für einen selbst ist ein umfassender Businessplan äusserts wichtig. Denn bereits im Voraus muss die Ausrichtung und Zielsetzung des Unternehmens sowie die dafür benötigen Mittel festgesetzt werden. Sobald die Firma schliesslich gegründet ist und der Geschäftsalltag einen voll in Beschlag nimmt, braucht man ein klar definiertes Ziel, auf das man hinarbeitet.

Ein Businessplan hilft also dabei, auch in den stressigsten Momenten der ersten Monate als Selbständiger den Überblick zu bewahren und richtige Entscheidungen zu treffen. Allerdings kann die Erstellung eines Businessplans ganz schön herausfordernd sein, vor allem, wenn man ein Quereinsteiger in Sachen Unternehmensführung ist.

Das ist allerdings kein Grund zur Sorge. Damit die Selbständigkeit nicht zur Qual wird. Gibt es inzwischen unzählige Tools, die einem bei der Erstellung eines solchen Plans behilflich sein können. Die besten Softwarelösungen warten dabei mit einer Vielzahl nützlicher Features auf. Die wichtigsten Punkte, die der Businessplan enthalten muss, werden hier übersichtlich aufgeführt und man selber muss nur noch die entsprechenden Details einfügen. Ausserdem kann der Anwender hier auch auf verschiedene Design Tools zugreifen, die für eine optisch ansprechendere Präsentation sorgen.

Buchhaltung

Die Buchhaltung ist sicherlich einer der wichtigsten Bereiche in jedem Unternehmen, so auch in der Selbständigkeit. Nur wenn man als Selbständiger weiss, wie die eigene Firma sich entwickelt und welche Ergebnisse erzielt werden, kann man die richtigen Entscheidungen rechtzeitig treffen. Deshalb lohnt es sich in diesem Bereich besonders, in hochwertige Tools und Software Lösungen zu investieren.

Da wäre zunächst die Rechnungsstellung. Hier muss absolut präzise gearbeitet werden, da Fehler in der Rechnungsstellung nicht nur Nachteile für die eigene Unternehmensführung haben, sondern unter Umständen auch rechtliche Konsequenzen nach sich ziehen können. Allerdings können sich Selbstständige aus der Schweiz über einen entscheidenden Vorteil freuen: Die QR-Rechnung.

Diese neu eingeführte Option zur Rechnungsstellung in der Schweiz reduziert nicht nur erheblich den Arbeitsaufwand, den die eigene Buchführung erfordert, sondern reduziert auch mögliche Fehlerquellen. Mit Tools wie dem QR Modul kann man die neue Rechnungsform unkompliziert und innerhalb weniger Minuten online erstellen.

Auch bei der Beschaffung der Software Lösung für die eigentliche Buchhaltung sollte man auf keinen Fall sparen. Zugleich muss man auch darauf achten, dass es eine Lösung ist welche eine offene Architektur pflegt, will heissen, dass Belege und Daten jederzeit bezogene werden können und Sie nicht für 10 Jahre an die Anwendung gebunden sind. Da gibt es Software Lösungen die sich als ideal für die Selbstständigkeit anpreisen, aber wo man 10 Jahre über die Vertragsauflösung gebunden ist. Aus den zuvor genannten Gründen ist es schliesslich entscheidend, das in diesem Bereich keine Fehler gemacht werden.

Vor dem Kauf sollte man sich vor allem darüber informieren, für welche Art von Unternehmen eine bestimmte Software entwickelt wurde. Logischerweise sind die Bedürfnisse von unterschiedlichen Unternehmen mit unterschiedlicher Grösse und aus unterschiedlichen Branchen grundverschieden. Für einen Künstler macht es zum Beispiel wenig Sinn, eine Anwendung für Grossunternehmen zu kaufen. Hier empfiehlt es sich, eine umfassende Recherche anzustellen, um dann das bestmögliche Produkt zu erstehen.

Marketing

Das Marketing von Unternehmen verlagert sich in rasanter Geschwindigkeit immer mehr in den Online Bereich. Fast keine Firma kann es sich heutzutage noch erlauben, über keine starke Online Präsenz zu verfügen. Glücklicherweise gibt es inzwischen aber auch tausende von verschiedenen Tools, die einem Selbstständigen das Leben erleichtern können.

Für das Marketing auf Facebook und Instagram empfiehlt sich der Facebook Business Manager. Dieser gibt nicht nur einen Überblick über alle Anzeigen-Kampagnen, sondern hilft auch dabei, Schwachstellen in der eigenen Strategie zu entdecken. Darüber hinaus können damit Page-Roles leichter zugeteilt werden und die Organisation wird im Allgemeinen vereinfacht.

Eine weitere unverzichtbare Anwendung ist Google Ads. Denn mir dem Tool von Google steuert man nicht nur die eigenen Werbekampagnen, die für den Erfolg eines Unternehmens im Internet entscheidend sind. Nein, mit der Anwendung können auch Keyword-Researches durchgeführt werden, sowohl für Ads Kampagnen als auch für die eigene Website an sich. Der Google Keywords Planer ist die Basis der meisten SEO-Strategien.

Weitere hervorragende SEO Tools sind zum Beispiel Ashref oder Screaming Frog. Diese Tools sind allerdings eher für Fortgeschrittene Nutzer geeignet, und spielen für Selbständige nur dann eine Rolle, wenn man SEO-Optimierungen Firmen intern durchführen möchte. Der Google Keyword Planner dahingegen kann einen guten ersten Überblick verschaffen und ist gratis in Google Ads Kampagnen mit inbegriffen.

turned on MacBook Pro

Foto von Szabo Viktor auf Unsplash

Darüber hinaus benötigt man für ein professionelles Marketing auch tolle Grafiken und Bilder. Der Adobe Photoshop bleibt weiterhin der Premium-Standard, kostet aber auch “Premium”. Gerade in der Selbständigkeit nicht immer das richtige. Canva ist eine simplere und günstige Online Lösung. So macht auch hier die Anschaffung einer teuren Profi-Software aber nur dann Sinn, wenn man die Zeit und Fähigkeiten hat, das Foto-Editing selber durchzuführen. Ansonsten lohnt sich das Outsourcing von Produktfotos an einen professionellen Fotografen.

Kommunikation und Organisation

Kommunikation ist ein Punkt, der vor allem im letzten Jahr für Unternehmen immer wichtiger wurde. Im Zuge der Pandemie wurden unzählige Arbeitsplätze ins Home Office verlagert. Vor allem für Selbständige und kleine Unternehmen kann dieser Schritt auch Sinn machen, um Ressourcen wie eigene Büroeinrichtungen zu sparen.

Allerdings muss man sich auch hier bereits im Voraus über die Umsetzung Gedanken machen. Sobald man in die Selbständigkeit startet, sollten zuverlässige Kommunikationskanäle und Organisations-Tools bereits installiert sein. Anwendungen wie Zoho Cliq oder Zoho Projects ermöglichen nicht nur eine reibungslose Kommunikation mit dem ganzen Team, ohne dass man dafür endlose e-Mail Ketten benötigt. Apropos e-Mail, auch das Thema Marketing sollte nicht vernachlässigt werden und wenn man dies frühzeitig angeht, dann spart dies durch Marketing-Automation später nicht nur Zeit, sondern bringt auch Erfolg und zahlt sich aus.

Darüber hinaus können mit solchen Kommunikations-Anwendungen auch Aufgaben erstellt und zugewiesen werden, Fortschritte überprüft und Optimierungen durchgeführt werden. Unserer Meinung nach wird dieser Bereich in den nächsten Jahren noch wichtiger werden. Es lohnt sich also, schon frühzeitig darüber nachzudenken, wie man die Organisation und Kommunikation im eigenen Unternehmen organisieren will.

Zusammengefasst ist es vor allem wichtig, die eigenen Anforderungen und Bedürfnisse zu kennen. Denn nur dann kann man auch wirklich passende Tools und Software Lösungen finden. Darüber hinaus ist es entscheidend, immer über neue Entwicklungen auf dem Laufenden zu bleiben und neue Features wie die QR-Rechnung sofort zum eigenen Vorteil zu nutzen.