Welche Tools brauche ich nach der Gründung einer AG?

Die Gründung einer Aktiengesellschaft erfordert ein hohes finanzielles und zeitliches Investment. Deshalb soll eine solche AG natürlich auch möglichst erfolgreich agieren. Eine ganz besonders wichtige Rolle kommt dabei digitalen bzw. online Tools zu. Denn in der heutigen Welt kann kein Unternehmen ohne diese Art von Anwendungen mehr erfolgreich am Markt operieren. Deshalb wollen wir in folgendem Ratgeber die besten Tools für eine AG nach der Gründung vorstellen.

Buchhaltung und Rechnungsstellung

Buchhaltung ist ein oft kompliziertes und gleichzeitig trockenes Thema. Gleichzeitig kommt der Buchhaltung aber eine der wichtigsten Aufgaben in jedem Unternehmen zu: Die finanzielle Kontrolle. Denn nur wenn alle Abrechnungen korrekt und pünktlich durchgeführt, alle Zahlungen rechtzeitig beglichen und alle Rechnungen beim richtigen Empfänger landen, ist ein reibungsloser Ablauf im Unternehmen umso wichtiger.

Bei einer Aktiengesellschaft gilt das umso mehr, da es hier um hohe Beträge bei Kapital, Cashflow und Umsätzen geht. Hier müssen alle Umsätze genau verfolgt und aufgezeichnet werden, da das Unternehmen sonst schnell im Chaos versinkt. Darüber hinaus können auch nur mit einer effizienten und effektiven Buchhaltung finanzielle Engpässe bzw. Unstimmigkeiten rechtzeitig entdeckt werden.

Darüber hinaus gilt, aufgrund der hohen Umsätze und daher hohen potenziellen Steuern, für jede Aktiengesellschaft in der Schweiz eine Buchhaltungs- und Rechnungslegungspflicht. Ferner gilt Folgendes: Hat eine AG eine Bilanzsumme von über CHF 20 Millionen einen Umsatz von mehr als CHF 40 Millionen oder mehr als 250 Vollzeitstellen, dann ist jede AG zur ordentlichen Revision verpflichtet.

Je nach grösse des Unternehmens, bedarf es eine Software, welche auf die Bedürfnisse angepasst ist. Nicht immer ist dies eine Lösung welche mehrere hundert oder tausend Franken pro Monat kostet die Richtige. Bei der Gründung einer AG, also zu Beginn reicht es oft die Buchhaltung via einer simplen Excel Tabelle zu führen. Vielleicht übernimmt dies auch der Treuhänder mit seiner Software. Sich vorgängig zu informieren über die Optionen macht Sinn.

Auch die Möglichkeit von Kündigungen oder Ablösung einer Software sollte berücksichtig werden. So gibt es Anbieter, welche bewusst die Vorgaben der Aufbewahrungspflicht (10 Jahre) aus nutzen und wo man somit nach der Kündigung für eine lange Zeit verpflichtet und gebunden ist.

Rechnungsstellung

Aus offensichtlichen Gründen ist auch die Rechnungsstellung extrem wichtig. Schliesslich kann ein reibungsloser Geschäftsbetrieb nur dann durchgeführt werden, wenn Rechnungen korrekt und rechtzeitig gestellt werden. Auch wenn dieser Bedarf oft mit einem grossen personellen und zeitlichen Aufwand verbunden ist, darf man hier also auf keinen Fall Abstriche machen.

Und neu gegründete Schweizer AGs können sich noch über eine andere Entwicklung freuen. Und zwar über die Einführung der neuen QR-Rechnung. Denn die QR-Rechnung verringert nicht nur den nötigen Arbeitsaufwand und das Zettel-Chaos bei der Rechnungsstellung. Nein, die neue Rechnung macht auch Fehler bei Zahlvorgängen deutlich unwahrscheinlicher. Darüber hinaus kann man die neue Rechnungsform mit Tools wie dem QR Modul absolut unkompliziert und in nur wenigen Schritten erstellen.

Recruiting

Ein Unternehmen besteht aus seinen Mitarbeitern. Ohne ein qualifiziertes und motiviertes Team hat man am Markt so gut wie keine Chance. Bei einer Aktiengesellschaft ist die Auswahl der richtigen Mitarbeiter noch wichtiger. Denn erstens geht es hier um bedeutende finanzielle Interessen und Risiken.

Darüber hinaus sind die meisten AGs so gross, dass kontinuierliche Fehler beim Recruiting sich oft erst langfristig bemerkbar machen. Wenn sich dieses Missmanagement dann aber zeigt, dann sind die negativen Folgen für das Unternehmen oft gravierend und manchmal auch nicht wieder auszubessern. Recruiting und HR müssen also im Fokus einer jeden erfolgreichen Aktiengesellschaft liegen.

Umso verwunderlicher ist es da, dass dieser Bereich in vielen Unternehmen immer noch sehr improvisiert scheint. Für die Organisation der Stellenangebote, Bewerber- und Mitarbeiter-Unterlagen und für die Terminvergabe werden oft noch die simpelsten Anwendungen verwendet. Ganze Systeme bauen zum Beispiel auf Excel und Word auf.

Das Verwenden dieser Basic-Tools hat aber einige entscheidende Nachteile. Da wäre einmal sicherlich der unglaublich hohe Verwaltungsaufwand. Schliesslich gibt es keine kompatiblen Schnittstellen und alles muss manuell eingetragen werden. Darüber hinaus kann es bei der Verwendung dieser Tools auch zu Problemen bei der Datensicherheit, dem Teilen von Informationen und der Optimierung des Bewerberfeldes kommen.

Deshalb lohnt sich auch in diesem Bereich der Einsatz von hochwertigen Recruiting und HR-Tools. Diese Lösungen kommen dann häufig mit einem ganzen Paket an Anwendungen, die das HR-Management erleichtern. So können diese Programme zum Beispiel Bewerber und Bewerberinnen auch in externen Quellen suchen und dann den eigenen Datenbanken hinzufügen. Dadurch können die eigenen Mitarbeiter viel Zeit und Aufwand sparen.

Darüber hinaus können diese Anwendungen aber auch für das Veröffentlichen von Stellenanzeigen in Portalen und Unternehmenswebseiten verwendet werden. Darüber hinaus sorgen diese Tools für eine, mit den gültigen Datenschutzgesetzen im Einklang stehende Verarbeitung der Bewerberunterlagen. Auch für das Kommunizieren von Recruiting-Teams oder für die Kontaktaufnahmen mit möglichen Bewerbern können die modernen Anwendungen genutzt werden.

Das richtige Tool für die Mitarbeiterkommunikation

Spätestens im letzten Jahr, als die Covid-19 Pandemie tausende Mitarbeiter ins Home-Office zwang, stellte sich die E-Mail als eher suboptimales Kommunikationsmittel heraus. Zu unpersönlich, zu unübersichtlich und zu zeitaufwändig. Daran, dass viele Mitarbeiter weiterhin von Zuhause arbeiten, wird sich wohl so schnell nichts mehr ändern. Deshalb werden moderne Tools für die Kommunikation im Team jetzt immer wichtiger.

Dabei werden verschiedene Tools für verschiedene Anwendungsbereiche eingesetzt. Einmal bleiben Unterhaltungen von Angesicht zu Angesicht, auch in Zeiten von Home-Office, extrem wichtig. Deshalb sollte man sich frühzeitig über passende Lösungen für Videokonferenzen im Unternehmen informieren. Besonders wichtig sind dabei Faktoren wie Datensicherheit, Zuverlässigkeit und natürlich die entstehenden Kosten.

Die meisten Programme für Videokonferenzen, so wie Skype oder Zoom, verfügen auch über Chat-Funktionen. Das ist allemal besser als endlose Email Ketten, aber dennoch nicht optimal. Denn es gibt inzwischen einige Tools, die die Kommunikation und Organisation im Team noch viel einfacher und effektiver gestalten können. Denn die modernen Programme kommen gleich mit einer Vielzahl an Anwendungen, die das tägliche Leben und Miteinander im Unternehmen erleichtern.

So können mit diesen Tools nicht nur Chat-Räume für einzelne Personen oder Gruppen eingerichtet werden. Nein, dort können auch direkt Projekte mit allen nötigen Details erstellt und verwaltet werden. Einzelne Aufgaben können einzelnen Teammitgliedern zugewiesen werden und mit Deadlines versehen werden. Darüber hinaus schaffen diese Anwendungen dank Funktionen wie dem Projekt-Kalender oder einer Deadline-Auflistung eine deutlich effektivere Übersicht.

Kundendaten

Immer wieder ist zu lesen das “Daten Gold wert” sind. In der Tat sind Kundendaten ein viel unterschätztes Gut in den meisten Firmen. Hinter den Daten stehen Kundenbeziehungen, potentielle Zusatzverkäufe und vieles mehr. Umso wichtiger ist es, diese Daten strukturiert zu sammeln, denn nur dann lassen sich diese Daten auch nutzen. Sei es für das Marketing, für die Kommunikation und für das unterbreiten von neuen Angeboten. Welches Produkt eignet sich für welchen Kunden? Wer A gekauft hat, könnte auch Interesse an B haben usw. Je besser Ihre Kundendaten sind, je mehr können Sie herausholen aus diesen.

Ein modernes, idealerweise Cloud basiertes CRM (Customer Relationship Management) Tool wird Ihnen helfen. Der Cloudansatz, analog von unserem QR Modul, bietet Ihnen bei der Gründung einer AG den Vorteil das Sie immer auf der aktuellen und neusten Version arbeiten. Die monatlichen Kosten sind fix und überschaubar und um Server und deren Wartung müssen Sie sich nicht kümmern. Hier finden Sie eine Übersicht zu verscheiden CRM Arten.

Das wichtigste Tool in jeder AG

Damit sind wir am Ende unseres Ratgebers für die wichtigsten Tools für eine AG angelangt. All die hier vorgestellten Anwendungen sind unglaublich hilfreich und sollten in ihrer Effektivität und Wirksamkeit nicht unterschätzt werden. Allerdings bleibt dabei ein Fakt unverändert: Alle diese Tools sind nur in den richtigen Händen effektiv.

Deshalb ist es so wichtig, für ein noch junges Team die richtigen Mitarbeiter zu haben. Und auch als Mitbegründer oder Geschäftsführer muss man der richtige Leader sein. Denn nur dann können hervorragende Tools und wertvolle Mitarbeiter ihre ganze Wirkung entfalten. Vor allem anderen ist also die Arbeit, Ethik und Ausstrahlung der Anführer und Mitarbeiter wichtig.

Tipps:

Achten Sie bei der Wahl der richtigen Tools für nach der Gründung einer AG und deren Betrieb, dass Sie soviel haben wie Sie benötigen, aber nicht zu viel. Das Sie flexibel bleiben und sich die Software und Tools Ihren Bedürfnissen anpasst und nicht Sie sich anpassen müssen. Sowie, dass Sie auf Cloud/Browser basierte Lösungen setzten, damit Sie sich um die Nutzung und nicht Wartung der Server kümmern müssen.