Sie nutzen Zoho CRM, um Ihre Kundendaten zu verwalten, oder Zoho Books für Ihre Buchhaltung und Sie wollen QR-Rechnungen mit QR Zahlteil erstellen? Hier sind Sie richtig. Mit der Swiss QR Invoice-Applikation können Sie QR-Zahlteile mit dem Swiss QR Code generieren. QR Rechnung für Zoho bietet Ihnen mit QR Modul aber noch mehr.
Diese Vorteile bietet Ihnen QR Modul:
- Erzeugen Sie 100% korrekte QR-Zahlteile oder komplette QR-Rechnungen.
- Wählen Sie eine von 5 Sprachen: Deutsch, Französisch, Italienisch, Englisch und – exklusiv bei uns: Rätoromanisch.
- Gestalten Sie Ihre Rechnungsvorlage im eigenen Layout und mit eigenen Textelementen.
- Profitieren Sie von Swiss Hosting mit ausschliesslicher Datenspeicherung auf sicheren Servern in der Schweiz.
- Alle verschickten Rechnungen finden Sie jederzeit im Archiv oder in Ihrem Zoho-Profil
Sie finden das QR Modul-Plugin für QR-Rechnungen für Zoho auf dem Zoho Marketplace.
Installation QR Modul für Zoho Books
Mit der Zoho Applikation von QR Modul können Sie QR Zahlteile als Anhang zu Ihrer Zoho-Rechnung erstellen und erhalten so eine komplette QR Rechnung. Diese können Sie per E-Mail an Ihre Kunden schicken, wobei die Rechnung aus Zoho und der dazu passende QR-Zahlteil (mit Swiss QR Code) als pdf mitgeschickt werden. Ausserdem bieten wir Ihnen die Option an, QR-Rechnungen per Post durch unsere Partnerdruckerei verschicken zu lassen.
Um Ihr Profil bei Zoho mit QR Modul zu verbinden, verwenden Sie unsere REST API-Schnittstelle. Hierfür erzeugen Sie einen REST API-key den Sie in Ihrem Profil bei QR Modul ganz einfach selber erzeugen, nachdem Sie sich registriert haben. Die detaillierte Anleitung zur Installation/Deinstallation finden Sie links im Tutorial-Video oder hier als pdf-Anleitung:
QR Rechnungen mit QR Modul für Zoho Books (Partner: KMU Digitalisierung GmbH)
Beachten Sie auch die Angaben unten unter „Anleitung für die Installation des QR-Rechnungs-Plugins für Zoho Books“
Anleitung für die Installation des QR-Rechnungs-Plugins für Zoho Books
Sie können die Erweiterung entweder über den Zoho Marketplace oder über das Zoho Books installieren. So installieren Sie die Erweiterung:
- Navigieren Sie zu Setup > Marketplace > Alle.
- Klicken Sie auf Alle Erweiterungen, suchen Sie dann nach QR Invoice und klicken Sie darauf.
- Klicken Sie auf Jetzt installieren.
- Stimmen Sie den Nutzungsbedingungen zu und aktivieren Sie das Kontrollkästchen „Ich ermächtige Swiss QR Invoice, auf meine Daten zuzugreifen und sie wie erforderlich zu verarbeiten. Klicken Sie auf Weiter.
- Kopieren Sie Ihren API key und die Secret ID aus QR Modul in das entsprechende Feld und verknüpfen Sie so die API von QR Modul mit Zoho Books.
- Klicken Sie auf Weiter.
Anmerkung:
- Um die QR Rechnung Applikation für Zoho Books zu nutzen, benötigen Sie ein aktives Konto bei QR Modul. Sie können sich hier registrieren.
- Um die Client-ID und den geheimen Client-Schlüssel zu erhalten, loggen Sie sich in Ihrem QR Modul-Profil ein oder klicken Sie auf > Mein Profil > Einstellungen > API Key erzeugen
Senden einer Rechnung per E-Mail
Sie können eine Rechnung per E-Mail an Ihren Kontakt senden, wenn er mit einer gültigen E-Mail Adresse verbunden ist. Gehen Sie zum Rechnungsmodul in Zoho Books, erstellen Sie eine Rechnung, klicken auf „Draft“ und erstellen mit dem Button „Attach QR Modul“ einen QR-Zahlteil. Klicken Sie anschliessend auf Senden um ganz normal die Rechnung zu versenden. Der QR Zahlteil wird automatisch hinzugefügt, sobald er erstellt wurde.
- Klicken Sie auf das Modul Rechnungen
- Erstellen Sie die Rechnung
- Wählen Sie einen Kunden
- Klicken Sie auf Speichern
Anmerkung:
Wenn keine QR-Sprache ausgewählt ist, wird standardmäßig die in den Einstellungen ausgewählte Sprache verwendet.
Die Rechnung wird nun zusammen mit dem QR-Zahlteil an die E-Mail des Kontakts gesendet. Die PDF-Rechnung wird dann der Rechnung im Rechnungsmodul als Anhang hinzugefügt, wo sie jederzeit eingesehen oder ausgedruckt werden kann. Der Rechnungsempfänger kann den Swiss QR Code mit seiner Mobile Banking App oder der Webcam am PC scannen und die Zahlung anschliessend freigeben. Das Bezahlen der Rechnung mittels Bankauftrag oder am Postschalter ist mit den neuen QR-Rechnungen weiterhin problemlos möglich.
Deinstallation
So deinstallieren Sie die QR Modul aus Ihrem Zoho Books:
- Gehen Sie zu Setup > Marketplace > Alle
- Unter „Installiert“ können Sie alle installierten Erweiterungen einsehen
- Suchen Sie nach Swiss QR Invoice ZBooks und klicken Sie auf den entsprechenden Deinstallations-Link.
- Klicken Sie auf Ok, um zu bestätigen und die Erweiterung zu deinstallieren.
Installation QR Modul für Zoho CRM
Mit der Zoho-Applikation von QR Modul können Sie komplette QR-Rechnungen für Verkäufe erzeugen, die Sie im Zoho CRM verwalten. Diese schicken Sie per E-Mail an Ihre Kunden, wobei die Rechnung aus Zoho und die dazu passende QR-Rechnung aus QR Modul (mit dem Swiss QR Code) als Beilagen im pdf-Format mitgeschickt werden. Ausserdem bieten wir Ihnen die Option an, QR-Rechnungen per Post durch unsere Partnerdruckerei verschicken zu lassen.
Um Ihr Profil bei Zoho mit QR Modul zu verbinden, verwenden Sie unsere REST API-Schnittstelle. Hierfür erzeugen Sie einen REST API-key den Sie in Ihrem Profil bei QR Modul ganz einfach selber erzeugen, nachdem Sie sich registriert haben. Die detaillierte Anleitung zur Installation/Deinstallation finden Sie rechts im Tutorial-Video. Die Angaben dazu, wie Sie das Plugion konfigurieren, finden Sie unten.
Anleitung für die Konfiguration des QR-Rechnungs-Plugins für Zoho CRM
Sie können die Erweiterung entweder über den Zoho Marketplace oder über das Zoho CRM installieren.
So installieren Sie die Erweiterung:
- Navigieren Sie zu Setup > Marketplace > Alle.
- Klicken Sie auf Alle Erweiterungen, suchen Sie dann nach „QR-Rechnung oder QR Invoice“ und klicken Sie darauf.
- Klicken Sie auf Jetzt installieren.
- Stimmen Sie den Nutzungsbedingungen zu und aktivieren Sie das Kontrollkästchen „Ich ermächtige Swiss QR Invoice, auf meine Daten zuzugreifen und sie wie erforderlich zu verarbeiten. “ Klicken Sie auf Weiter.
- Wählen Sie unter „Benutzer/Profile auswählen“ eine der folgenden Optionen:
- Installation nur für Administratoren
- Installation für alle Benutzer
- Profile auswählen
- Wenn Sie die Option Profile auswählen wählen, markieren Sie alle Profile, für die Sie die Erweiterung installieren möchten, und klicken Sie auf Bestätigen.
Die Erweiterung wird für die ausgewählten Benutzer installiert. - Es erscheint ein Pop-up-Fenster mit den neuen Zoho CRM-Variablen, die durch die Erweiterung installiert werden. Klicken Sie einfach auf „Überspringen“.
- Geben Sie in den Erweiterungseinstellungen die Client-ID und den geheimen Client-Schlüssel aus Ihrem QRModul.ch-Konto ein.
- Vergessen Sie nicht, den Namen der Rechnungsvorlage einzugeben, die Sie verwenden möchten. Den Namen können Sie in Ihrem Profil bei QR Modul selber definieren.
- Wenn ein falscher Vorlagenname angegeben wird, kann die QR-Rechnung nicht erstellt werden.
- Wenn kein Name angegeben wird, verwendet die Erweiterung diejenige Rechnungsvorlage, die in ihrem QR Modul-Profil als Standard markiert ist.
- Klicken Sie auf Speichern.
Anmerkung:
- Um die QR Modul-Anwendung zu nutzen, benötigen Sie ein aktives Konto bei QR Modul. Sie können sich hier registrieren.
- Um die Client-ID und den geheimen Client-Schlüssel zu erhalten, loggen Sie sich in Ihrem QR Modul-Profil ein oder klicken Sie auf > Mein Profil > Einstellungen > API Key erzeugen
Einstellungen einrichten
Mit QR Modul erzeugen Sie wahlweise Belege (QR-Zahlteile) oder komplette Rechnungen. Für den zweiten Fall stellen wir die Option zur Verfügung Rechnungsvorlagen in Ihrem eigenen Design zu gestalten. Darüber hinaus übernimmt unsere Partnerdruckerei, die Schneider Druck AG in Zürich, Druck und Versand per Post gerne für Sie. Um diese Services zu nutzen, richten Sie Ihre Einstellungen entsprechend ein.
Auswahl Rechnungsvorlage
- Name der Vorlage: Erfassen Sie den Namen der Rechnungsvorlage, die sie in Ihrem QR Modul-Profil unter „Mein Profil > Rechnungsvorlagen“ erstellt haben. Sie können auch verschiedene Rechnungsvorlagen für unterschiedliche Zwecke oder für Kunden mit unterschiedlichen Muttersprachen einrichten.
Auswahl Stammdatenprofil
- Profil ID: Legen Sie fest, welches Stammdatenprofil Sie verwenden wollen (ihre Adresse & IBAN). Sie können auch mehrere verschiedene Stammdatenprofile anlegen und nutzen – z.B. um verschiedene Sprachoptionen abzudecken.
Einstellungen für den Briefversand mit der Post
- Priorität: Hier liegen Sie fest, wie schnell Ihr Auftrag verarbeitet wird, sofern Sie unseren Briefversandservice nutzen wollen. Die möglichen Werte sind: ‚Standard‘ oder ‚Express‘. Wir schicken den Druckauftrag jeweils Montags und Donnerstags gestaffelt an die Druckerei. Mit der Einstellung ‚Express‘ erfolgt die anschliessende Auftragsverarbeitung durch die Druckerei innert 24h (werktags); bei ‚Standard‘ innert 4 Werktagen.
- Klima: Mit dieser Option können Sie den CO2-Austoss für den physischen Briefversand mit MyClimate kompensieren.
- Farbe: Mit dieser Option wird festgelegt, ob die Rechnung in Farbe oder schwarz/weiss gedruckt werden soll. Die zulässigen Werte sind: ‚Farbe‘ oder ‚Schwarz-Weiß‘.
- Frankierumschläge: Betrifft die Frankatur des Briefes (A- oder B-Post bzw. gar keine Frankatur, wenn die QR-Rechnungen/QR-Zahlteile per Paketpost an eine Sammeladresse geschickt werden sollen). Für komplette QR-Rechnungen sind folgende Werte zulässig: ‚A‘, ‚B‘ oder ’none‘. Handelt es sich bei der erzeugten Datei nur um den QR-Zahlteil, ist ’none‘ die einzig gültige Option. Legen Sie fest, ob eine Rechnung per A- oder B-Post versendet werden soll.
- Gemeinsame Adresse: Sammeladresse, an die die QR-Rechnungen/QR-Zahlteile geschickt werden sollen, wenn Sie sich nicht direkt an die Zahlungspflichtigen verschicken lassen wollen. In diesem Fall stellen Sie die weitere Verwendung der QR-Rechnungen/QR-Zahlteile selber sicher. Die Adresse darf nicht mehr als 4 Zeilen mit maximal 35 Zeichen pro Zeile enthalten.
- Bemerkungen an die Druckerei: Das Feld bietet die Möglichkeit, einen freien Kommentar an die Druckerei zu formulieren, z.B. «Couvertvorlage verwenden», falls Sie individuelle Couverts mit Ihrem Logo einsetzen wollen, welche die Druckerei auf Wunsch für Sie vorrätig hält. Oder «Couverts nicht verschliessen», wenn Sie sie als Paket an eine Sammeladresse schicken, um noch weitere Inhalte hinzuzufügen. Der Kommentar kann nicht mehr als 2 Zeilen mit maximal 45 Zeichen pro Zeile umfassen.
Anmerkung:
- Der Rechnungsversand über die Schweizer Post wird nach Aufwand verrechnet. Auf www.qrmodul.ch finden Sie die aktuellen Preise. Ausserdem erhalten Sie für jeden Auftrag eine Bestätigung, die die Kosten detailliert aufzeigt und die Sie In Ihrem Profil bei QR Modul finden.
Senden einer Rechnung per E-Mail
Sie können eine Rechnung per E-Mail an Ihren Kontakt senden, wenn er mit einer gültigen E-Mail Adresse verbunden ist. Gehen Sie zum Rechnungsmodul in Zoho CRM, erstellen Sie Ihren Auftrag und füllen Sie die Felder aus, die mit der Buchstabenkombination „QR“ beginnen.
- Klicken Sie auf das Modul Rechnungen
- Erstellen Sie die Rechnung
- Füllen Sie die Felder „QR Währung“, „QR Strasse“, „QR Sprache“, „QR Hausnummer“, „QR Postleitzahl“ und „QR Ort“ aus
- Optional: Für den Rechnungsversand mit der Schweizerischen Post markieren Sie das Feld „QR Briefversand“
- Fügen Sie Ihre Nachricht, die Sie Ihrem Kunden in der E-Mail mitgeben wollen, in das „Feld QR Email Content“ ein
- Klicken Sie auf Speichern
Anmerkung:
Wenn keine QR-Sprache ausgewählt ist, wird standardmäßig die in den Einstellungen ausgewählte Sprache verwendet.
Die Rechnung wird nun zusammen mit dem QR-Zahlteil an die E-Mail des Kontakts gesendet. Die PDF-Rechnung wird dann der Rechnung im Rechnungsmodul als Anhang hinzugefügt, wo sie jederzeit eingesehen oder ausgedruckt werden kann. Der Rechnungsempfänger kann den Swiss QR Code mit seiner Mobile Banking App oder der Webcam am PC scannen und die Zahlung anschliessend freigeben. Das Bezahlen der Rechnung mittels Bankauftrag oder am Postschalter ist mit den neuen QR-Rechnungen weiterhin problemlos möglich.
Deinstallation
So deinstallieren Sie die QR Modul aus Ihrem Zoho CRM:
- Gehen Sie zu Setup > Marketplace > Alle
- Unter „Installiert“ können Sie alle installierten Erweiterungen einsehen
- Suchen Sie nach Swiss QR Invoice und klicken Sie auf den entsprechenden Deinstallations-Link.
- Klicken Sie auf Ok, um zu bestätigen und die Erweiterung zu deinstallieren.
