Einen eingespielten Prozess zu ändern, ist selten ein Vergnügen. Die Ablösung der Einzahlungsscheine durch die QR-Rechnung lässt Ihnen aber keine andere Wahl: Ab dem 30. September 2020 wird die Post am Schalter nur noch QR-Zahlteile akzeptieren. Was ändert mit der QR-Rechnung? Wir sagen Ihnen, was sich für Sie ändert und wie Sie die Umstellung meistern.

Was ändert mit der QR-Rechnung? Wenn Sie eine Software im Einsatz haben, die Ihre Rechnungen erstellt (ERP-Software), wird ihr Softwareanbieter die Umstellung für Sie vornehmen, indem er ein entsprechendes Update einspielt oder Ihnen eine neue Produktversion anbietet. Falls er Sie noch nicht darüber informiert hat, wann und wie er das tun wird, sollten Sie gelegentlich nachfragen. Wenn Sie keine ERP-Software nutzen oder Ihr Softwareanbieter die QR-Rechnung nicht in sein Produkt einführt, sollten Sie sich rechtzeitig nach Alternativen umsehen. Derzeit entstehen neue Angebote im Web, die es Ihnen ermöglichen, QR-Rechnungen mit Swiss QR Code online zu erzeugen. Möglicherweise sparen Sie mit einer neuen Lösung sogar Zeit, Geld und Nerven.

Voraussetzungen für die automatisierte Fakturierung

Sofern Sie nur wenige Rechnungen im Monat verschicken, dann verwenden Sie vermutlich die roten Einzahlungsscheine und erstellen die entsprechenden Rechnungsbriefe manuell. Bei grösseren Volumen aber muss der Prozess automatisiert sein, da Sie sonst zu viel Zeit aufwenden müssen. Für die automatisierte Erstellung von QR-Rechnung müssen einige Voraussetzungen gegeben sein:

• Erzeugung QR-Zahlteil: Der Zahlteil ist das eigentliche Herzstück der QR-Rechnung und der Beleg, der den Einzahlungsschein ersetzt. Er enthält den Swiss QR Code. Um ihn automatisiert zu erstellen, müssen Ihre Kontoangaben als Rechnungssteller, die Adressangaben des Zahlungspflichtigen, Rechnungsbetrag sowie allfällige weitere Angaben wie Referenznummer oder Mitteilung vorhanden sein. Die Anwendung, die den QR-Zahlteil erzeugt, muss diese Informationen automatisch aus einer Datenbank lesen können, sie ins korrekte Datenschema übersetzen und daraus den Swiss QR Code erzeugen.
• Erzeugung QR-Rechnung: Zusätzlich zu den Angaben für den QR-Zahlteil benötigen Sie für die komplette QR-Rechnung eine entsprechende Vorlage mit Ihrem Firmenlogo, weiteren Angaben (z.B. UID) und eine Auflistung der Leistungen, die Sie Ihrem Kunden in Rechnung stellen. Auch diese Daten sollten in einer zentralen Datenbank vorhanden sein, um sie automatisch zusammenfügen zu können.
• Rechnungsversand: Nachdem Sie die QR-Rechnungen erstellt haben, müssen Sie sie logischerweise versenden. Um nicht eigens perforiertes Kopierpier beschaffen zu müssen oder Ihren Drucker an seine Leistungsgrenze zu treiben, empfiehlt sich die Zusammenarbeit mit einer Druckerei. QR Modul bietet diesen Service an, wodurch für Sie nicht nur der Aufwand für den Druck entfällt, sondern auch das Verpacken, Frankieren und Verschicken der Rechnungen. Eine Alternative bietet der Versand per E-Mail. Allerdings besitzt diese Versandoption den Makel, dass die Zahlungsmoral sehr tief ist, weil E-Mails sehr schnell in der Historie des Maileingangs und damit aus dem Sichtfeld des Empfängers verschwinden oder gleich im Spam-Ordner landen. Das wiederum führt zu höherem Aufwand im Mahnwesen.
• Schliessung Debitorenpositionen: Für die end-to-end-Automatisierung Ihres Fakturierungsprozesses fehlt nun noch die Schliessung der offenen Debitorenpositionen nach Zahlungseingang. Wenn Sie diesen Prozessschritt automatisiert haben, verwenden Sie vermutlich die orangen Einzahlungsscheine mit Referenznummer. Dies können Sie mit der QR-Rechnung weiterhin tun. Ein effizientes Debitorenmanagement erleichtert Ihnen ausserdem den Start von Mahnprozessen.

All diese Funktionen bietet Ihnen eine ausgereifte ERP-Lösung an. Der Krux bei der Sache ist, dass ERP-Softwarelösungen einige Nachteile besitzen, die Ihnen das Leben unnötig schwer machen:

• Lokale Installation auf einem Computer, was sie an ein bestimmtes Gerät oder sogar einen bestimmten Ort bindet.
• Eigene Bedienlogik, die Sie und Ihre Mitarbeiter mühsam erlernen müssen.
• Eine ganze Bandbreite an Funktionen wie z.B. Kunden- und Kontaktverwaltung usw., die Sie eventuell gar nicht brauchen, aber bezahlen.

Bei QR Modul stehen alle Funktionen online zur Verfügung, können also von jedem Ort, mit jedem Gerät und von mehreren verschiedenen Nutzern bedient werden. Die intuitiv gestalteten Prozesse machen interne Schulungen überflüssig. Das Angebot fokussiert vollkommen auf Fakturierung inklusive Debitorenmanagement, wodurch unnötige Kosten vermieden werden. Dieser Service wird Ihnen ab dem 2. Semester 2021 zur Verfügung stehen, sodass Ihnen genügend Zeit für die Umstellung bleibt. Einzelne QR-Zahlteile können Sie bereits heute erzeugen – völlig kostenlos.

Was geschieht mit der VESR-Referenz?

Die QR-Rechnung bietet weiterhin die Möglichkeit, Referenznummern zu verwenden. Sie können sogar bestehende VESR-Referenzen 1:1 weiterverwenden, da die QR-Referenz, wie sie neu heisst, genau gleich zusammengesetzt ist – abgesehen von der Tatsache, dass Sie keine VESR-Teilnehmernummer mehr bei der Post brauchen. Das entsprechende Konto bei der PostFinance benötigen Sie in Zukunft auch nicht mehr. Beachten Sie aber, dass eine VESR- bzw. QRR-Referenz mit einer speziellen QR IBAN kombiniert werden muss. Die zulässigen Kombinationen zwischen IBAN und Referenz sind die folgenden:

• QRR (QR-Referenz, alt VESR) – QR IBAN (die QR IBAN für Ihr Konto erfahren Sie von Ihrer Bank)
• NON (keine Referenz) – „normale“ IBAN
• SCOR (Creditor Reference) – „normale“ IBAN

Neu besteht die Möglichkeit, eine Referenznummer mit einer Mitteilung zu kombinieren. Die QR-Rechnung vereinigt also nicht nur die Vorteile beider Einzahlungsscheine, der roten und orangen, in einer einzigen Lösung, sondern macht Sie auch unabhängig von der PostFinance. Zusätzlich steht die Option zur Verfügung, Rechnungsinformationen zu ergänzen (vgl. unten).

Was Sie bei der Erstellung einer QR-Rechnung beachten müssen

Um eine korrekte QR-Rechnung nach den Vorgaben des Owners SIX Group AG zu erstellen, müssen Sie die folgenden Aspekte beachten:

• Papier:
  Für den Druck von QR-Rechnungen muss perforiertes Papier verwendet werden.
• Elektronische Rechnung:
  Wenn Sie die Rechnung als pdf-Datei verschicken, müssen die Linien um den QR-Zahlteil herum ein Scherensymbol zeigen.
• QR-Zahlteil einfügen:
  Nachdem Sie einen QR-Zahlteil erzeugt haben, können Sie diesen als Bilddatei herunterladen und in Ihre Rechnungsvorlage kopieren. Beachten Sie dabei den Hinweis zur Positionierung. Wenn Sie mit MS Word arbeiten, sollten sie das Bild des QR-Zahlteils so formatieren, dass es stets vor dem Text steht. Damit verhindern Sie, dass der Zahlteil verrutscht, wenn Sie den Text oberhalb bearbeiten.
• Positionierung:
  Der QR-Zahlteil muss am unteren Rand der Rechnung positioniert werden. Nötigenfalls wird er auf eine separate Seite gedruckt.

Rechnungsinformationen

Diese Funktion bezeichnet die Weitergabe einer Mitteilung vom Rechnungssteller an den Rechnungsempfänger. Im Gegensatz zur unstrukturierten Mitteilung liegen die Informationen hier aber strukturiert vor, sodass sie im Kreditorenmanagement des Empfängers automatisch verarbeitet werden können. Welche Inhalte die Rechnungsinformationen beinhalten sollen, können Rechnungsempfänger und –steller individuell vereinbaren. Es empfiehlt sich aber, eine Syntax einzuhalten, die branchenweit gilt. In der Regel beinhaltet sie das Rechnungsdatum, die UID des Rechnungsstellers, MwSt.-Informationen sowie Zahlungskonditionen (z.B. Skonto). Darüber hinaus können spezifische Informationen für bestimmte Branchen definiert werden, z.B. Patientennummern in der Gesundheitsbranche oder Versichertennummern in der Versicherungsbranche. Bisher existiert nur eine einzige Syntax, namentlich diejenige der Swico, dem Wirtschaftsverband der ICT- und Online-Branche. Sollten Sie das Bedürfnis haben, für sich oder für die Branche, die Sie vertreten, ebenfalls eine Syntax zu definieren, unterstützt Sie QR Modul gerne dabei.

Technische Spezifikationen

Weiterführende technische Spezifikationen finden Sie auf der Website www.paymentstandards.ch, die vom Owner der QR-Rechnung, der SIX Group AG, betrieben wird.

Jetzt haben Sie gelernt „Was ändert mit der QR-Rechnung?“ bei Fragen helfen wir gerne weiter und am besten erstellen Sie hier auf QR Modul nun eine erste QR Rechnung zum Testen. Viel Erfolg.