Was braucht es zur Gründung einer GmbH in der Schweiz?

Die GmbH ist in der Schweiz eine der beliebtesten Rechtsformen für Unternehmen, insgesamt gibt es in der Eidgenossenschaft mehr als 197’858 GmbHs. Und das ist kein Wunder, schliesslich erlaubt einem diese Rechtsform die Nutzung vieler Vorteile einer Kapitalgesellschaft. Deshalb wollen wir in diesem Ratgeber erklären, wie man eine GmbH gründet und was bei der Planung dafür alles wichtig ist.

Warum eine GmbH?

Bevor wir uns der Frage zuwenden, was man für die Gründung einer GmbH benötigt, wollen wir zunächst noch einmal kurz erklären, warum diese Rechtsform so beliebt ist. Der wichtigste Grund dafür ist sicherlich, dass man bei einer GmbH nur ein geringes Grundkapital benötigt und trotzdem die Vorzüge einer Kapitalgesellschaft geniesst. Dabei ist die Haftung gleichzeitig beschränkt auf eben dieses Grundkapital. Darüber hinaus kann man bei einer GmbH durch eine Spaltung des Gewinns Steuerprogression verhindern. Schließlich kann der Lohn der Gesellschafter und Gesellschafterinnen bei einer solchen Rechtsform als Aufwand geltend gemacht werden. Darüber hinaus kann eine GmbH jederzeit ohne Liquidation in eine AG umgewandelt werden. Die Vorteile sind also äusserst vielfältig – kein Wunder also, dass die GmbH in der Schweiz so beliebt ist.

Die richtige Planung

Die meisten Unternehmensgründungen scheitern bereits in der Planungsphase. Denn in der Realität braucht es deutlich mehr als nur eine gute Idee, um eine erfolgreiche Firma bzw. GmbH aus dem Boden zu stampfen. Außerdem wird man es in den ersten Monaten nach der Gründung schnell bereuen, wenn im Vorfeld kein umfangreicher und detaillierter Plan erstellt wurde.
Ein sorgfältig aufgebauter Geschäftsplan ist ausserdem nicht nur für das eigene Unternehmen, sondern auch für das Gewinnen von möglichen weiteren Gesellschaftern für die GmbH bzw. Kunden und Investoren wichtig. Dabei bleibt das Grundkonzept eines Businessplans immer gleich, mit ein wenig Aufwand lässt sich dieses Projekt problemlos stemmen.
Der erste Punkt eines Businessplans ist natürlich die Geschäftsidee selbst. Als Nächstes muss das Dokument eine Marktanalyse und eine Übersicht über die Konkurrenz enthalten. Dann sollte unbedingt noch eine Sales-Strategie sowie die zukünftige Aufteilung der Aufgaben in der GmbH adressiert werden. Mit am wichtigsten ist natürlich ein aufschlussreicher Finanzplan, vor allem wenn es um mögliche Investoren geht.

Was benötigt meine GmbH alles?

Bereits während der Erstellung des Businessplans sollte man sich ausführlich darüber Gedanken gemacht haben, was das eigene Unternehmen an Maschinen, Computern, Einrichtung usw. benötigt. Wenn es dann darum geht, das Budget für diese Ausgaben sinnvoll einzusetzen, ist es wichtig, Prioritäten zu setzen. Einer der wichtigsten Bereiche eines Unternehmens ist die Buchhaltung und Finanzplanung.
Schließlich kann ein Unternehmen nur mit einer akkurat geführten Buchhaltung erfolgreich operieren und strategisch planen. Deshalb sollten in diesem Bereich keine Kosten gespart werden, Software und Beratung von schlechter Qualität wird man später bitter bereuen. Allerdings können sich Neugründer einer Schweizer GmbH über die Tatsache freuen, dass die
Eidgenossenschaft die Buchhaltung für Unternehmen jetzt deutlich vereinfacht hat. Denn mit der Einführung der QR-Rechnung, die man zum Beispiel mit QRModul.ch kostenlos erstellen kann, können GmbHs jetzt von der Standardisierung und einfachen Organisation der digitalen Rechnungsform profitieren.

Start in etwas neues mit der Gründung einer GmbH ohne zu viele Kosten. QR Modul für QR Rechnungen passt und lässt die notwendige Flexibilität zu.

Nachdem man eine optimale Lösung für die Buchhaltung gefunden hat, wird es Zeit, sich mit anderen IT-Bereichen zu beschäftigen. So ist es wichtig, rechtzeitig einen gut funktionierenden Kundenservice einzurichten und darüber hinaus über ein gut funktionierendes Marketing zu verfügen. Auch für das Erfassen und Analysieren von Kunden- und Verkaufs-Daten sollten rechtzeitig Lösungen gefunden werden. Denn von den umfassenden Vorteilen von Big Data kann jede GmbH profitieren. Es müssen nicht Terrabytes an Kundendaten sein, aber zu wissen, woher Besucher und Kunden auf die eigene Webseite kommen, welche Bereiche Sie besuchen oder welche Kunden immer wieder auf die Webseite kommen, sind wichtige informationen. Darüber hinaus ist wichtig zu wissen, welche Kunden oder Branchen die besten Kunden sind, was Voraussetzung für die strategische sinnvolle Fokussierung der eigenen Aktivitäten ist, wodurch sich wiederum mehr aus dem Unternehmen herausholen lässt.
Aber natürlich müssen auch die klassischen Ausgabenpunkte und benötigten Posten berücksichtigt werden. Dazu zählt sicherlich die Hardware, um all die teure Software auch zu bedienen, also Computer und andere Geräte. Aber auch alle benötigten Möbel und sonstigen Einrichtungen für das Büro sollten rechtzeitig besorgt werden.

Vieles, ausser die Kundenrechnung mit dem korrekten QR Code auf der QR Rechnung, kann mittels Excel gemacht werden. Gerade so lang man am Start ist, braucht es noch nicht ein Tool, wo man sich dann gleich für die nächsten 10 Jahre verpflichtet. Starten Sie mit den Basics und entwickeln Sie sich laufend weiter. Und dann kommt natürlich noch der wichtigste Bereich: All das, was man für die Ausführung des eigenen Geschäfts benötigt. Bei einem Handwerksbetrieb sind das zum Beispiel Werkzeuge und Fahrzeuge, im Handel Inventar und Ausstellungsflächen. Eine umfassende und genaue Planung im Voraus ist extrem wichtig, um beim Einkauf nicht das Budget des Business Plans zu sprengen.

Die ersten rechtlichen Schritte

Wenn die Businessplanung vollständig abgeschlossen, der Kapitalbedarf transparent und die Finanzierung geregelt sind, kann man mit der Gründung der eigenen GmbH beginnen. Der erste Schritt dafür ist die Eintragung ins Handelsregister, denn genauso wie bei anderen Rechtsformen muss die Gründung einer GmbH öffentlich beurkundet werden. Dafür müssen die Gründer gemeinsam einen Notar aufsuchen und dort die Erklärung zur Gründung abgeben. Bei einer GmbH werden alle Gründer als Gesellschafter geführt. Um Gesellschafter zu werden, muss jede Person mit mindestens einem Stammanteil für CHF 100 am Grundkapital der GmbH beteiligt sein. Sollen im Nachhinein Anteile übertragen werden, dann ist dafür allerdings nur noch eine schriftliche Vereinbarung möglich. Neuerdings kann eine GmbH, genauso wie eine AG, auch nur von einer einzigen Person gegründet werden.

Der Name des neuen Unternehmens kann frei gewählt werden, hier gibt es keine besonderen Regeln, wie zum Beispiel bei der Einzelfirma, wo der Name des Inhabers im Namen der Firma sein muss. Allerdings muss der Zusatz «GmbH» im Namen untergebracht werden. Natürlich darf der Firmenname auch nicht die Nähe zu einer bereits existierenden Firma suggerieren.
Auch bei der GmbH muss eine staatlich zugelassene Revisionsstelle bestimmt werden, wenn bestimmte Voraussetzungen erfüllt sind. Gemäss des Schweizerischen Revisionsrechts gelten folgende Bestimmungen:

«Die Jahresrechnung der Unternehmen muss einer ordentlichen Revision unterzogen werden, wenn in zwei aufeinanderfolgenden Geschäftsjahren die Schwellenwerte bei zwei der drei Referenzgrössen überschritten werden.

Das seit Anfang 2012 geltende neue Revisionsrecht setzt die Schwellenwerte wie folgt fest:

• CHF 20 Millionen für die Bilanzsumme (bisher CHF 10 Millionen)
• CHF 40 Millionen für den Umsatzerlös (bisher CHF 20 Millionen)
• 250 Vollzeitstellen (bisher 50)»

Quelle: Schweizerische Eidgenossenschaft, KMU-Portal für kleinere und mittlere Unternehmen

Die Revisionsstelle muss jedes Jahr die Richtigkeit der Buchführung bestätigen und anschließend einen Bericht für die Gesellschafterversammlung erstellen. Schließlich ist die Rechtsform einer GmbH zur Buchhaltung nach dem Obligationsrecht verpflichtet.

Das Kapital

Der wichtigste Schritt bei der Eröffnung ist sicherlich die Hinterlegung des Kapitals, auf das sich anschließend die Haftung des Unternehmens überträgt. Um in der Schweiz eine GmbH zu gründen, müssen mindestens CHF 20.000 hinterlegt werden. Diese Summe kann entweder in Bar- oder Sacheinlagen geleistet werden. Wie bereits erwähnt, beträgt der Mindestanteil jedes Gesellschafters 100 CHF. Durch die Erneuerung des Schweizer Unternehmensrechts gibt es jetzt keine Obergrenze mehr für das Stammkapital einer GmbH. Übrigens: Sollte sich das Unternehmen als sehr erfolgreich erweisen und verkauft werden, entfallen auf den Kapitalgewinn der Gesellschafter keinerlei Steuern.
Sobald diese rechtlichen Schritte abgehakt sind, ist die Gründungsphase der GmbH abgeschlossen, der Geschäftsbetrieb kann jetzt aufgenommen werden. In den ersten Monaten ist es wichtig, Ruhe und Gelassenheit zu bewahren und sich anzupassen, falls einmal etwas nicht nach Plan läuft. Hierbei hilft sicherlich auch ein regelmässiger Austausch mit anderen Unternehmensgründern, sei es mit persönlichen Bekannten oder in entsprechenden Netzwerken. Die Erfahrung und Problemlösungsansätze, die man aus diesen Gesprächen mitnehmen kann, helfen über manche Stolperfalle hinweg. Dann steht dem eigenen Erfolg in der Schweiz auch nichts mehr im Weg!