Sparen Sie sich Zeit und Geld beim jährlichen Versand von QR-Rechnungen für Ihre Vereinsmitglieder

Die Mitgliederdatenbank aktualisieren, Rechnungen schreiben, drucken, verpacken, frankieren und dazu noch die Spendenbestätigung aus dem letzten Jahr hinzusortieren: Der jährliche Versand von QR-Rechnungen an Vereinsmitglieder, um die Mitgliederbeiträge einzukassieren, kann sehr aufwändig sein. Schon ab ca. 100 Mitgliedern erreicht der zeitliche Aufwand schnell einmal 4 und mehr Stunden. Mit QR Modul erledigen Sie dasselbe in 30 Minuten. Ihr(e) KassierIn wird es Ihnen danken.

Auf den ersten Blick scheint es übertrieben zu sein, einen Zeitaufwand von 4 oder mehr Stunden für 100 Mitgliederrechnungen zu veranschlagen. Wer diesen Aufwand schon mal gestemmt hat, weiss aber, dass der Wert durchaus realistisch ist. Schaut man sich die einzelnen Arbeitsschritte näher an, wie zum Beispiel die Erstellung eines Serienbriefes, inklusive Hineinkopieren individueller Adressen, oder das Falten und Verpacken in ein Couvert, dauert die Arbeit selbst im optimalen Fall 1,5 – 2,5 Minuten pro Brief. Wenn dann auch noch der Drucker streikt, die Briefmarken ausgehen oder zusätzliche Dokument mitgeschickt werden sollen, wird die Arbeit richtig anstrengend. Deshalb hat QR Modul ein Angebot entwickelt, das es Vereinen erlaubt, den jährlichen Mitgliederversand innert 30 Minuten oder kürzer zu erledigen. Die spezifischen Bedürfnisse der Vereine sind dabei explizit abgedeckt. Wir empfehlen Ihnen: Leisten Sie sich eine professionelle, benutzerfreundliche Lösung! Ihr(e) KassierIn hat es verdient und wird Ihnen dafür (hoffentlich) umso länger die Treue halten.

Bei QR Modul können Sie eine oder mehrere Rechnungsvorlagen mit Ihrem Logo und ihren individuellen Texten anlegen. Wenn Sie zum Beispiel verschiedene Mitgliederkategorien führen, kann es Sinn machen, für jede Kategorie einen eigenen Brief vorzubereiten. Ebenso, wenn Sie beispielsweise Mitglieder aus verschiedenen Sprachregionen betreuen. Die Rechnungsvorlage wird von QR Modul automatisch mit den Adress- und Betragsangaben für jedes Mitglied angereichert. Für die Erfassung der Angaben zu Ihren Mitgliedern laden Sie einfach eine Excel-Liste hoch. Passend zu jedem Brief erstellt QR Modul dann automatisch auch den QR-Zahlteil mit dem Swiss QR Code.

Selbstverständlich können Sie die erzeugten QR-Rechnungen inklusive Zahlteil im pdf-Format herunterladen und selber weiterverarbeiten. Viel einfacher ist es jedoch, wenn Sie unseren Versandservice nutzen. Damit entfällt für Sie der Aufwand für das Drucken, Verpacken, Frankieren und Versenden. Unsere Partnerdruckerei, die Schneider Druck AG in Zürich, stellt einen professionellen Service sicher. Ausserdem können Sie folgende Optionen nutzen:

• Verwenden Sie ein individuell gestaltetes Couvert, auf dem Ihr Logo und Ihre Absenderadresse gedruckt sind. Auf Wunsch kann auch das MyClimate-Logo eingesetzt werden, wenn Sie die CO2-Kompensation für Ihren Auftrag aktivieren.
• Wenn Sie eine Versandbeilage mitschicken wollen, laden Sie sie einfach im pdf-Format hoch. Sie können zwischen einer unpersönlichen Beilage wählen, die für alle Empfänger identisch ist, oder einer persönlichen. Persönliche Beilagen, wie zum Beispiel Spendenbestätigungen, können Sie bei Bedarf auch als Adressträger definieren. Dokumente, die als Adressträger markiert sind, werden im Couvert als erste Seite einsortiert, sodass die Adresse im Couvertfenster sichtbar ist. Diese Option ist nützlich, wenn Sie nicht die Rechnungsvorlage von QR Modul nutzen wollen, sondern Ihre eigene. Den Beleg mit dem Swiss QR Code (QR-Zahlteil) können Sie bei uns nämlich auch separat erzeugen und auf einer separaten Seite drucken lassen.
• Entscheiden Sie, ob Sie die Briefe direkt an die Adressaten verschicken lassen wollen oder an eine von Ihnen definierte Sammeladresse. Beim Versand an eine Sammeladresse erhalten Sie die Briefe fixfertig vorbereitet per Paket, auf Wunsch auch vorfrankiert. So können Sie vor dem Versand noch eine letzte Kontrolle durchführen und gegebenenfalls weitere Beilagen hinzufügen.
• Natürlich werden alle QR-Zahlteile auf perforiertes Papier gedruckt, wie das von der Post vorgegeben ist.
• Der Preis für den Versandauftrag wird nach Aufwand berechnet und vorgängig transparent angezeigt. Nach der Erteilung des Auftrages erhalten Sie eine Bestätigung mit allen Auftragsdetails und Kosten.

Sparen Sie sich die Kosten für den Druck und das Porto und lassen Sie die Mitgliederrechnungen von QR Modul per E-Mail verschicken – zumindest denjenigen EmpfängerInnen, die diesen Kanal schätzen. Auch hier können Sie wahlweise sowohl unpersönliche wie auch persönliche Beilagen hinzufügen, die dann als pdf-Anhang mitgeschickt werden. 24 Stunden nach dem Versand erhalten Sie von uns ein Journal, das Ihnen detailliert zeigt, welche E-Mailadressen erfolgreich angeschrieben werden konnten und welche ungültig sind. Bei QR Modul ist der E-Mail-Service inbegriffen.

Verwenden Sie unterschiedliche Bankkonten? Oder besteht Ihr Verein aus verschieden Sektionen mit jeweils eigener Anschrift? Bei QR Modul können Sie verschiedene Stammdatenprofile mit unterschiedlichen Adressen und Kontoangaben anlegen. Auf diese Weise bedienen Sie alle Sektionen aus einem einzigen Profil heraus.

• Es stehen die Sprachoptionen deutsch, französisch, italienisch, englisch und – einmalig in der Schweiz – rätoromanisch zur Verfügung.
• QR Modul bietet den besten Support der Schweiz. Wir unterstützen Sie bei allen Fragen und Problemen persönlich und effizient.
• Alle Ihre QR-Rechnungen werden in Ihrem Profil archiviert und lassen sich jederzeit als pdf- oder Bilddatei herunterladen.
• Bei QR Modul finden Sie eine umfassende Infothek mit allen wichtigen Informationen rund um die QR-Rechnung.